Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Anlaufstelle im Büro und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Sicherheitsdienstleistungsunternehmen in Wien mit modernem Büro.
- Vorteile: Fixe Arbeitszeiten, Essensgutscheine, Teamevents und kostenlose Snacks.
- Weitere Informationen: Gute öffentliche Anbindung und Möglichkeit zur internen Abstimmung.
- Warum dieser Job: Gestalte den Empfang und die Organisation in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office-Management und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 3000 € pro Monat.
Für ein Sicherheitsdienstleistungsunternehmen am Standort Wien-Donaustadt wird eine Office-Management-Kraft mit Empfangsverantwortung gesucht. In dieser Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle im Büro für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen und sorgst dafür, dass im Office alles reibungslos läuft.
Deine Aufgaben:
- Professioneller und herzlicher Empfang von Gästen, Kund:innen und Partner:innen
- Betreuung der Telefonzentrale und Steuerung der Besucherverwaltung über ein digitales Zugangssystem
- Koordination der Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten
- Steuerung und Koordination des Dokumentenflusses zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
- Fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung vertragsrelevanter Dokumente
- Prüfung eingehender Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
- Unterstützung bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
- Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe
- Koordination interner und externer Meetings inklusive Raumbuchung, Technik und Einladungsmanagement
- Unterstützung bei der Kalenderkoordination
- Buchung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Organisation von Firmenevents, Catering und Bewirtungen
- Unterstützung bei der Dokumentation CO₂-relevanter Reisedaten
- Administrative Unterstützung der Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
- Koordination von Bestellungen, Reparaturen und technischen Services
- Unterstützung im Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen
- Pflege und Koordination der Office-Begrünung
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Matura
- Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Professionelles und freundliches Auftreten
- Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Von Vorteil: Erfahrung mit digitalen Besucher:innen- oder Dokumentenmanagementsystemen
- Von Vorteil: Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
- Von Vorteil: Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld
Das bietet die Position:
- Modernes Büro im Herzen von Wien mit guter öffentlicher Anbindung
- Fixe Arbeitszeiten mit Möglichkeit zur internen Abstimmung bei persönlichen Bedürfnissen
- Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
- Essensgutscheine in Höhe von 8 Euro pro Arbeitstag
- Regelmäßige Teamevents
- Gratis Parkplatz am Office-Standort
- Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office
Arbeitszeit & Arbeitsort:
- Vollzeit, 40 Stunden pro Woche
- Arbeitsort: 1220 Wien
- Arbeitsbeginn: ab sofort
Gehalt:
Das Mindestentgelt beträgt 3.000,00 Euro brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.
Office Manager:in mit Empfangsverantwortung Vollzeit in Wien Arbeitgeber: siwacht Bewachungsdienst GmbH
Als Arbeitgeber bietet unser Sicherheitsdienstleistungsunternehmen in Wien-Donaustadt ein modernes und einladendes Arbeitsumfeld, das durch eine hervorragende öffentliche Anbindung und ein engagiertes Team geprägt ist. Wir legen großen Wert auf die persönliche Entwicklung unserer Mitarbeiter:innen und fördern eine offene Kommunikation sowie regelmäßige Teamevents, um den Zusammenhalt zu stärken. Zudem profitieren unsere Angestellten von attraktiven Zusatzleistungen wie Essensgutscheinen, einem Zuschuss zur Jahreskarte der Wiener Linien und kostenlosen Snacks im Büro.
Kontaktdaten:
siwacht Bewachungsdienst GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in mit Empfangsverantwortung Vollzeit in Wien erhalten könntest
✨Sei präsent in der richtigen Community
Im Kundenservice gibt's viele lokale Netzwerke und Gruppen, die genau auf den Austausch und gemeinsame Veranstaltungen ausgerichtet sind. Besuche Meetups oder Veranstaltungen in deiner Nähe, um direkte Kontakte zu knüpfen und vielleicht sogar das ein oder andere Jobangebot zu hören.
✨Nutze Social Media gezielt
Plattformen wie Facebook oder Instagram sind im Kundenservice super für Jobangebote. Viele Unternehmen posten offene Stellen dort. Tritt Gruppen bei, die sich auf Jobangebote im Kundenservice konzentrieren und bleib aktiv dran!
✨Zeige deine Skills direkt
Wenn du die Möglichkeit hast, in einem Kundenservice-Chat oder bei einer telefonischen Anfrage deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen, dann nutze die Chance! Oft können solche direkten Interaktionen zu einem Vorstellungsgespräch führen, weil die Arbeitgeber sehen, wie du mit Kunden umgehst.
✨Bewirb dich direkt bei uns!
Bei siwacht Bewachungsdienst GmbH suchen wir immer nach motivierten Talenten im Kundenservice. Schau auf unserer Website vorbei, um dich direkt auf unsere offenen Stellen zu bewerben – wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in mit Empfangsverantwortung Vollzeit in Wien mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Betonung deiner Kommunikationsfähigkeit:Im Kundenservice ist Kommunikation das A und O! Hebe in deinem Lebenslauf hervor, wie du erfolgreich mit Kunden kommuniziert hast, sei es durch frühere Jobs oder relevante Praktika. Denk daran, deine Fähigkeit zur Problemlösung und Empathie ebenfalls zu erwähnen – das sind Skills, die bei uns besonders wichtig sind!
Zeige deine Erfahrung im Kundenkontakt:Vollzeitstellen im Kundenservice verlangen oft nach grundlegenden Erfahrungen. Wenn du bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hast, beschreibe konkret deine täglichen Aufgaben und Erfolge. Hast du Kundenfeedback gesammelt oder Prozesse verbessert? Das zeigt, dass du wirklich Ahnung von der Materie hast!
Motivation und Einsatzbereitschaft betonen:In deinem Anschreiben solltest du klar darstellen, warum du unbedingt bei siwacht Bewachungsdienst GmbH im Kundenservice arbeiten möchtest. Zeige deine Begeisterung für den direkten Kundenkontakt und wie du zur positiven Stimmung im Team beitragen kannst. Das motiviert uns, dein Engagement ernst zu nehmen!
Verwendung von Softskills und zertifikatsbezogenen Inhalten:Hebe spezifische Softskills hervor, die im Kundenservice unerlässlich sind, wie Geduld, Teamfähigkeit und Stressresistenz. Wenn du dazu noch relevante Zertifikate, wie im Umgang mit speziellen Kundenmanagement-Tools, vorweisen kannst, ist das Gold wert! Verlinke auf deinem Lebenslauf auch eure Erfahrungen in der Kundenbetreuung.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei siwacht Bewachungsdienst GmbH vorbereitet
✨Kundenservice Skills zeigen
Im Interview für eine Vollzeitstelle im Kundenservice solltest du darauf achten, deine Kommunikationsfähigkeiten und die Problemlösungskompetenz zu betonen. Denk daran, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu nennen, wie du erfolgreich Kundenanfragen gelöst hast – das hilft, deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
✨Das richtige Mindset mitbringen
Zeig, dass du ein positives und hilfsbereites Mindset hast. Überlege dir, wie du in stressigen Situationen ruhig bleibst und Kunden dennoch freundlich behandelst. Teile eine kurze Geschichte, in der du genau das gemacht hast, um deine Belastbarkeit und Kundenorientierung zu demonstrieren.
✨Rollenspiele vorbereiten
In vielen Kundenservice-Interviews gibt es Rollenspiele oder Szenarien, die du durchspielen musst. Übe solche Situationen im Vorfeld mit Freunden oder in einem Kurzworkshop, um selbstsicherer aufzutreten. So zeigst du, dass du nicht nur in der Theorie, sondern auch praktisch im Umgang mit Kunden gut bist.
✨Unternehmenskenntnis ausspielen
Informiere dich über siwacht Bewachungsdienst GmbH und deren Dienstleistungen. Zeige im Interview, dass du ihr Produktportfolio und die typischen Kundenanliegen verstehen kannst. Wenn du konkret auf Beispiele aus dem Unternehmen eingehst, machst du einen bleibenden Eindruck und signalisiert, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
