Reservations Supervisor (H/F)

Einführung

Als Reservations Supervisor verstehe ich die Vision von Six Senses, Menschen dabei zu helfen, sich selbst, anderen und der Welt um sie herum wieder zu verbinden, sowie unsere Werte der lokalen Sensibilität und globalen Sensibilität, gestalteten Erfahrungen, emotionaler Gastfreundschaft, verantwortungsbewusstem und fürsorglichem Handeln, Spaß und Eigenart sowie bahnbrechendem Wohlbefinden. Durch die Annahme der Vision und Werte von Six Senses werde ich ein außergewöhnliches Erlebnis für die Gäste bieten und Gastgeber entwickeln, damit sie ihr Bestes geben können.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

In dieser Rolle werde ich die effiziente Operation der Reservierungsabteilung unterstützen und die Verantwortung dafür übernehmen, außergewöhnliche Produkte und Dienstleistungen innerhalb der betrieblichen Standards der Marke bereitzustellen. Ich werde sicherstellen, dass alle festgelegten Richtlinien, Verfahren und Best Practices vorhanden sind und rigoros durchgesetzt werden. Ich werde den Reservations- und Revenue-Manager unterstützen und in Partnerschaft mit anderen Abteilungen arbeiten, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Gäste ermittelt und erfüllt werden, und die reibungslose Operation der Reservierungsabteilung überwachen.

Ich werde über umfassende Kenntnisse aller Einrichtungen und Dienstleistungen des Resorts verfügen, einschließlich der verfügbaren Zimmertypen sowie deren Lage und Layout, Verkaufsstatus, Preise und Vorteile aller Paketpläne, der Kreditrichtlinien des Hotels und der Reservierungscodierung. Ich verstehe die Hotelrichtlinien zu garantierten Reservierungen und No-Shows. Ich werde bei Bedarf das Gästegeschichtssystem und das Profil aktualisieren. Ein hoher Standard an persönlichem Erscheinungsbild, Pflege und Hygiene sowie umfassende Kenntnisse der Sicherheits-, Schutz- und Notfallverfahren werden von mir und allen Gastgebern in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Marke und den gesetzlichen Vorgaben aufrechterhalten.

Ein wichtiger Teil der Rolle besteht darin, mit Gästen und Gastgebern professionell, höflich und positiv zu interagieren und proaktiv Feedback einzuholen. Ich bin verantwortlich für ein außergewöhnliches Gästeerlebnis vom Ankunft bis zur Abreise. Im Falle von Beschwerden werde ich effektiv Maßnahmen zur Servicewiederherstellung durchführen oder unsere Gastgeber dazu anweisen, dies zur Zufriedenheit der Gäste zu tun.

Ich werde die folgenden relevanten Aufgaben für diese Rolle ausführen:

• Die Reservierungsmitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben beaufsichtigen und anleiten.
• Sicherstellen, dass die Checkliste der Reservierungsmitarbeiter täglich abgeschlossen wird und andere zugewiesene Aufgaben erledigt werden.
• Reservierungsmitarbeiter zuweisen, um umgehend auf eingehende Korrespondenz zu reagieren.
• Leistungsbeurteilungen durchführen, Coaching anbieten und disziplinarische Maßnahmen ergreifen, wenn erforderlich.
• Alle Schulungen im Zusammenhang mit Reservierungen unterstützen und durchführen.
• Die Kontrolle über das Kontingent der Reisebüros behalten.
• Bei der Zuteilung von Zimmern unterstützen und beaufsichtigen.
• Sicherstellen, dass die Reservierungsmitarbeiter mit allen Gästezimmern, Spa, Gastronomie und Verkaufstechniken, Resorteinrichtungen, Dienstleistungen, Betriebszeiten, Schlüsselpersonal, besonderen Aktivitäten und Funktionen im Hotel vertraut sind und eine ordnungsgemäße Nachverfolgung aller speziellen Gästewünsche gewährleisten.
• Sicherstellen, dass die Reservierungsmitarbeiter tägliche Berichte für die Reservierungsabteilung und die operativen Abteilungen erstellen.
• Neue Reservierungen bearbeiten, Reservierungen aktualisieren und bereinigen, Vorauszahlungen verarbeiten, E-Mails im Reservierungs-Posteingang innerhalb von 24 Stunden beantworten, Berichte (No Shows, ORS Kommentare, Provisionen usw.) und andere reservierungsbezogene Aufgaben ausführen.
• Gäste oder Reisebüros kontaktieren, um Unstimmigkeiten bei Vorlieben oder Anfragen vor der Ankunft der Gäste zu klären.
• Die zukünftige Zimmerverfügbarkeit basierend auf Reservierungen verfolgen.
• Das Internetreservierungssystem in Abstimmung mit den zuständigen Mitarbeitern überwachen.
• Bei der Festlegung der Zimmerpreise basierend auf den Verkaufstaktiken des Resorts unterstützen.
• Die Verwaltung des Gästegeschichts- und Profilsystems beaufsichtigen und unterstützen.
• Sicherstellen, dass alle Reservierungen täglich mit allen erforderlichen Gästeinformationen, Profilinformationen und Preis-/Markt-/Quellcodes genau und effizient abgeschlossen werden.
• Sicherstellen, dass die statistischen Informationen im Computer eingegeben und aktualisiert werden, wie z.B. Reisebüros, kommerziell usw.
• Die Zimmerinventar in Abstimmung mit dem Reservationsmanager kontrollieren.
• Umgehend auf Überbuchungssituationen reagieren, Reservierungen für kritische Tage schließen und unsere Mitarbeiter, Internet usw. informieren.
• Gruppenumsätze sicherstellen; neue Gruppen erstellen, Gruppencodes erstellen und Zimmerlisten innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt bearbeiten.
• Mit Gruppenvertretern bezüglich Zimmerlisten, Abholung und/oder Abwanderung kommunizieren.
• Bei der Überprüfung von Arbeitsmethoden und Verfahren in der Reservierung helfen.
• Den Reservationsmanager unterstützen, um die maximal mögliche Belegung und den durchschnittlichen Zimmerpreis zu erreichen, um die prognostizierten und budgetierten Zahlen zu erfüllen.
• Feedback von Kunden zu Reservierungen lösen und sofortige Abhilfemaßnahmen ergreifen.
• Tägliche, wöchentliche und monatliche Reservierungsberichte und Statistiken erstellen und sicherstellen, dass sie an die jeweiligen Abteilungen verteilt werden.
• Sicherstellen, dass alle Korrespondenz im Zusammenhang mit Reservierungen entsprechend abgelegt wird.
• Sicherstellen, dass alle Reservierungsmitarbeiter alle Systeme und Verfahren gemäß dem Standardbetriebsmanual befolgen.
• Alle Resort-, Spa-, Erlebnis- und Restaurantangebote upsellen.
• An Besprechungen und Schulungen teilnehmen, wie erforderlich.
• Die Richtlinien und Standards von Six Senses für Service und Betrieb aufrechterhalten.
• Meine Leistungsbenchmarks werden eingehalten und übertroffen.
• Streng die LQA-Standards und Gästekommentare einhalten.
• Alle zusätzlichen Aufgaben ausführen, die mir vom Reservations- und Revenue-Manager übertragen werden.

Verwaltung

Die Berichtspflichten für die Rolle werden genau, pünktlich und zur Referenz aufbewahrt. Sofortige Korrekturmaßnahmen werden ergriffen, wenn Probleme identifiziert werden, insbesondere bei Qualitätsbewertungen. Die erforderlichen Besprechungen und Briefings sind zu besuchen oder durchzuführen, wie vom Revenue-Direktor angewiesen. Sicherstellen, dass Preis- und Inventarparität auf allen direkten Kanälen gewährleistet ist und die Parität über alle Vertriebskanäle angestrebt wird.

Qualität

Die Richtlinien und Standards von Six Senses für Service und Betrieb werden von allen Reservierungsmitarbeitern übernommen und befolgt, sodass unsere Leistungsbenchmarks eingehalten und übertroffen werden. Ich werde sicherstellen, dass alle Reservierungsmitarbeiter mit den Einrichtungen, Preisen, Paketen, Aktionen und Verfügbarkeitsstatus der Immobilie gemäß den IHQ- und LQA-Qualitätssicherungsstandards vertraut sind. Alle Aktivitäten innerhalb der Abteilung werden ethisch, ehrlich und im Rahmen der lokalen Gesetze durchgeführt. Dies umfasst die Aufrechterhaltung der Genauigkeit und Vertraulichkeit der Daten oder Berichte, die innerhalb der Reservierungsabteilung verfügbar sind.

Finanzielle Leistung

In dieser Rolle werde ich über alle Resortaktionen und -preise informiert sein, um den Gästen auf Anfrage Informationen bereitzustellen und eine umsatzorientierte Philosophie durch Schulung und Bildung zu fördern, damit alle Gastgeber vollständig in die Schaffung von Umsatzmöglichkeiten eingebunden sind. Ich werde sicherstellen, dass alle Reservierungsunterlagen und -bestände rechtzeitig verfügbar sind und nachbestellt werden.

Allgemein

In dieser Rolle werde ich mich professionell verhalten und ein Beispiel für alle setzen. Ich werde die Prinzipien, Kernwerte, Best Practices, Richtlinien und Ziele von Six Senses einhalten, während ich andere Kulturen und Nationalitäten respektiere und eine positive und proaktive Haltung projiziere, um ein starkes, loyales Team aufzubauen und zu erhalten.

Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen

Um die Position des Reservations Supervisors auszuführen, habe ich die erforderlichen Qualifikationen, technischen Fähigkeiten und Erfahrungen in einer ähnlichen oder höheren Rolle in Luxushotels mit nachweisbaren Ergebnissen. Ich besitze ein Mindestmaß an Hospitality-Diplom/Abschluss von einer anerkannten Hospitality-Schule und mehr als zwei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen operativen Rolle im Hotel. Ich bin persönlich engagiert, sichtbar mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, in der Lage, fokussierte Anweisungen zu geben und weiterhin die herausragende Position der Immobilie auf dem Markt zu etablieren. In Bezug auf das Reservierungsmanagement habe ich ein intuitives Gespür für Produkt- und Servicequalität, eine Leidenschaft für Exzellenz und ein Verständnis für die anspruchsvollen Bedürfnisse des Luxus-Kunden. Technische Fähigkeiten umfassen fortgeschrittene MS Office-Anwendungen – Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Ich bin auch mit verschiedenen Hotelsystemen, einschließlich PMS, GDS und CRS-Plattformen, vertraut. Ich habe Kenntnisse über Hotel-/Resort- und Richtlinien bezüglich Reservierungen, Rabatten und detaillierten Verfahren zur Bearbeitung von lokalen und internationalen Zimmerbuchungen. Ich habe ausgezeichnete Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch und einige Kenntnisse der lokalen Sprache und Bräuche. Ich werde ein gründliches Verständnis von Six Senses in Bezug auf Richtlinien, Regeln und Vorschriften, Marken- und Betriebsstandards, Einrichtungen und Dienstleistungen aufrechterhalten.

Bemerkungen

Bestimmte Tage und Zeiten basieren auf den geschäftlichen Bedürfnissen, der Saisonalität und den lokalen Arbeitsgesetzen. Die Rolle erfordert auch längeres Stehen und Gehen sowie das Heben schwerer Materialien bis zu 15 kg. Ich erkenne auch an, dass die Rolle dynamisch ist und sich ändern kann, um den betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Meine Leistung wird direkt an diesen Aufgaben gemessen.

Anerkennung

Ich erkenne an und stimme zu, dass dies keine erschöpfende Liste von Verantwortlichkeiten ist. Stellenbeschreibungen sind dynamisch und ändern sich je nach den organisatorischen Anforderungen, und ich verstehe meine Rolle, wie sie in dieser Stellenbeschreibung definiert ist, vollständig und bemühe mich, alle mir übertragenen Aufgaben zu erfüllen.