Reservations Supervisor (H/F)

Als Reservations Supervisor verstehe ich die Vision von Six Senses, Menschen dabei zu helfen, sich mit sich selbst, anderen und der Welt um sie herum zu verbinden, sowie unsere Werte der lokalen Sensibilität und globalen Sensibilität, gestaltete Erlebnisse, emotionale Gastfreundschaft, verantwortungsbewusstes Handeln, Spaß und Eigenart sowie Pionierarbeit im Bereich Wellness. Durch die Annahme der Vision und Werte von Six Senses werde ich ein außergewöhnliches Erlebnis für die Gäste bieten und Gastgeber entwickeln, damit sie ihr Bestes geben können.

In dieser Rolle werde ich die effiziente Operation der Reservierungsabteilung unterstützen und die Verantwortung dafür übernehmen, außergewöhnliche Produkte und Dienstleistungen innerhalb der betrieblichen Standards der Marke bereitzustellen. Ich werde sicherstellen, dass alle festgelegten Richtlinien, Verfahren und Best Practices vorhanden sind und streng durchgesetzt werden. Ich unterstütze den Reservations- und Revenue-Manager und arbeite in Partnerschaft mit anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Gäste erkannt und erfüllt werden, und überwache den reibungslosen Betrieb der Reservierungsabteilung.

Ich werde über umfassende Kenntnisse aller Einrichtungen und Dienstleistungen des Resorts verfügen, einschließlich der verfügbaren Zimmertypen sowie deren Lage und Layout, Verkaufsstatus, Preise und Vorteile aller Paketpläne, der Kreditrichtlinien des Hotels und der Reservierungscodierung. Ich verstehe die Hotelrichtlinien zu garantierten Reservierungen und No-Shows. Ich werde die Gästegeschichte und das Profilsystem bei Bedarf aktualisieren. Ein hoher Standard in Bezug auf persönliches Erscheinungsbild, Pflege und Hygiene sowie umfassende Kenntnisse der Sicherheits-, Schutz- und Notfallverfahren werden von mir und allen Gastgebern in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Marke und den gesetzlichen Vorgaben aufrechterhalten.

Ein wichtiger Teil der Rolle besteht darin, mit Gästen und Gastgebern professionell, höflich und positiv zu interagieren und proaktiv Feedback einzuholen. Ich bin verantwortlich für ein außergewöhnliches Gästeerlebnis vom Ankunft bis zur Abreise. Im Falle von Beschwerden werde ich effektiv Maßnahmen zur Servicewiederherstellung durchführen oder unsere Gastgeber dazu anweisen, dies zur Zufriedenheit der Gäste zu tun.

Ich werde die folgenden relevanten Aufgaben für diese Rolle ausführen:

• Die Gastgeber im Bereich Reservierungen in ihren täglichen Aufgaben beaufsichtigen und anleiten.
• Sicherstellen, dass die Checkliste der Reservierungsmitarbeiter täglich ausgefüllt wird und andere zugewiesene Aufgaben erledigt werden.
• Reservierungsmitarbeiter zuweisen, um umgehend auf eingehende Korrespondenz zu reagieren.
• Leistungsbeurteilungen durchführen, Coaching anbieten und disziplinarische Maßnahmen ergreifen, wenn erforderlich.
• Alle Schulungen im Zusammenhang mit Reservierungen unterstützen und durchführen.
• Die Kontrolle über das Kontingent der Reisebüros behalten.
• Bei der Zuteilung von Zimmern unterstützen und beaufsichtigen.
• Sicherstellen, dass die Reservierungsmitarbeiter mit allen Gästezimmern, Spa, Gastronomie und Verkaufstechniken, den Einrichtungen des Resorts, den angebotenen Dienstleistungen, den Betriebszeiten, dem Schlüsselpersonal, besonderen Aktivitäten und Veranstaltungen im Hotel vertraut sind und eine ordnungsgemäße Nachverfolgung aller speziellen Gästewünsche gewährleisten.
• Sicherstellen, dass die Reservierungsmitarbeiter tägliche Berichte für die Reservierungsabteilung, operative Abteilungen, Vertrieb und Marketing erstellen.
• Neue Reservierungen bearbeiten, Reservierungen aktualisieren und bereinigen, Vorauszahlungen verarbeiten, E-Mails im Reservierungs-Posteingang innerhalb von 24 Stunden beantworten, Berichte (No Shows, ORS Kommentare, Provisionen usw.) und andere reservierungsbezogene Aufgaben ausführen, die zugewiesen werden.
• Gäste oder Reisebüros kontaktieren, um Unstimmigkeiten bei Vorlieben oder Anfragen vor der Ankunft der Gäste zu klären.
• Die zukünftige Zimmerverfügbarkeit basierend auf Reservierungen verfolgen.
• Das Internetreservierungssystem in Abstimmung mit den zuständigen Mitarbeitern überwachen.
• Bei der Festlegung der Zimmerpreise basierend auf den Verkaufstaktiken des Resorts unterstützen.
• Die Verwaltung des Gästegeschichte- und Profilsystems beaufsichtigen und unterstützen.
• Sicherstellen, dass alle Reservierungen täglich mit allen erforderlichen Gästeinformationen, Profilinformationen und Preis-/Markt-/Quellcodes genau und effizient abgeschlossen werden.
• Sicherstellen, dass die statistischen Informationen in den Computer eingegeben und aktualisiert werden, wie z.B. Reisebüros, kommerziell usw.
• Die Zimmerinventar in Abstimmung mit dem Reservationsmanager kontrollieren.
• Umgehend auf Überbuchungssituationen reagieren, Reservierungen für kritische Tage schließen und unsere Mitarbeiter, das Internet usw. informieren.
• Gruppenumsätze sicherstellen; neue Gruppen erstellen, Gruppencodes generieren und Zimmerlisten innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt bearbeiten.
• Mit Gruppenvertretern bezüglich Zimmerlisten, Abholung und/oder Abwanderung kommunizieren.
• Bei der Überprüfung von Arbeitsmethoden und -verfahren in der Reservierung helfen und unterstützen.
• Den Reservationsmanager unterstützen, um die maximal mögliche Belegung und den durchschnittlichen Zimmerpreis zu erreichen, um die prognostizierten und budgetierten Zahlen zu erfüllen.
• Feedback von Kunden zu Reservierungen lösen und sofortige Abhilfemaßnahmen ergreifen.
• Tägliche, wöchentliche und monatliche Reservierungsberichte und Statistiken erstellen und sicherstellen, dass sie an die jeweiligen Abteilungen verteilt werden.
• Sicherstellen, dass alle Korrespondenz im Zusammenhang mit Reservierungen entsprechend abgelegt wird.
• Sicherstellen, dass alle Reservierungsmitarbeiter alle Systeme und Verfahren gemäß dem Standardbetriebsmanual befolgen.
• Alle Einrichtungen des Resorts, Spa, Erlebnisse und Restaurantangebote verkaufen.
• An Besprechungen und Schulungen teilnehmen, wie erforderlich.
• Die Richtlinien und Standards von Six Senses für Service und Betrieb aufrechterhalten.
• Meine Leistungsbenchmarks werden eingehalten und übertroffen.
• Streng die LQA-Standards und Gästekommentare einhalten.
• Alle zusätzlichen Aufgaben ausführen, die mir vom Reservations- und Revenue-Manager übertragen werden.

Die administrativen Berichtspflichten für die Rolle werden genau, pünktlich und zur Referenz aufbewahrt. Sofortige Korrekturmaßnahmen werden ergriffen, wenn Probleme identifiziert werden, insbesondere bei Qualitätsbewertungen. Die erforderlichen Besprechungen und Briefings sind zu besuchen oder durchzuführen, wie vom Revenue-Direktor angewiesen. Sicherstellen, dass Preis- und Inventarparität auf allen direkten Kanälen gewährleistet ist und die Parität über alle Verkaufskanäle angestrebt wird. Die Qualitätsrichtlinien und -standards von Six Senses werden von allen Reservierungsmitarbeitern übernommen und befolgt, sodass unsere Leistungsbenchmarks eingehalten und übertroffen werden. Ich werde sicherstellen, dass alle Reservierungsmitarbeiter mit den Einrichtungen, Preisen, Paketen, Aktionen und Verfügbarkeitsstatus der Immobilie gemäß den IHQ- und LQA-Qualitätssicherungsstandards vertraut sind. Alle Aktivitäten innerhalb der Abteilung werden ethisch, ehrlich und im Rahmen der lokalen Gesetze durchgeführt. Dies umfasst die Aufrechterhaltung der Genauigkeit und Vertraulichkeit der Daten oder Berichte, die innerhalb der Reservierungsabteilung verfügbar sind.

In dieser Rolle werde ich über alle Resort-Promotionen und Preise informiert sein, um den Gästen auf Anfrage Informationen bereitzustellen und eine umsatzorientierte Philosophie durch Schulung und Bildung zu fördern, damit alle Gastgeber vollständig in die Schaffung von Umsatzmöglichkeiten eingebunden sind. Ich werde sicherstellen, dass alle Reservierungsunterlagen und -bestände rechtzeitig verfügbar sind und nachbestellt werden.

Allgemein werde ich mich in dieser Rolle professionell verhalten und ein Beispiel für alle setzen. Ich werde die Prinzipien, Kernwerte, Best Practices, Richtlinien und Ziele von Six Senses einhalten, während ich andere Kulturen und Nationalitäten respektiere und eine positive und proaktive Haltung projiziere, um ein starkes, loyales Team aufzubauen und zu erhalten.