Ski Operations Administrator

SkiBound ist der führende Anbieter von Schneesportreisen für Schulen und Hochschulen im Vereinigten Königreich mit über 40 Jahren Erfahrung in der Durchführung von Reisen zu den besten Resorts in Europa und Nordamerika. Unser engagiertes Team bietet das höchste Maß an Planung und Beratung, mit umfassendem Resortwissen und langjährigen Partnerschaften, um die perfekte Skireise zu finden und durchzuführen.

Wir suchen einen Kandidaten, der operative Planung und administrative Unterstützung bei der Bereitstellung außergewöhnlicher Winterurlaubs- und Bildungserlebnisse für Schulskigruppen, die nach Österreich reisen, bietet. Diese abwechslungsreiche und dynamische Rolle erfordert hervorragende Aufmerksamkeit für Details, starke organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie ein umfassendes Verständnis von Logistik, Kundenservice und Lieferantenkoordination.

Der erfolgreiche Kandidat wird eine Schlüsselrolle bei der reibungslosen Planung und Durchführung außergewöhnlicher Ski-Erlebnisse für Schulgruppen in Österreich spielen.

Was Sie tun werden:

• Planung und Koordination der operativen Logistik für jede einzelne Schulgruppe vor ihrer Ankunft in Österreich.
• Zusammenarbeit mit UK-Teams zur Verwaltung von Gruppenanfragen und spezifischen Anforderungen, um eine genaue Kommunikation und Koordination mit lokalen Lieferanten sicherzustellen.
• Kontakt mit deutschsprachigen Überseelieferanten, einschließlich Hotels, Skischulen, Liftpassanbietern, Skiverleihfirmen, Veranstaltungsorten für Abendunterhaltung und Transportanbietern.
• Planung und Koordination von Abendaktivitäten in allen Resorts, einschließlich Bowling, Eislaufen und anderen Après-Ski-Erlebnissen.
• Verwaltung laufender Buchungsupdates und Lieferantenbestätigungen, Überwachung von Unterkünften, Skischulen, Skiverleih und Après-Ski-Vereinbarungen.
• Kommunikation spezieller Anfragen, diätetischer Anforderungen und anderer gruppenspezifischer Informationen an Lieferanten.
• Koordination von Gruppenallokationen und Vorbereitung detaillierter Hotelzimmerpläne.
• Unterstützung bei der Umsetzung und Koordination von Gesundheits- und Sicherheitsverfahren im Rahmen des Programms in Österreich.
• Rekrutierung von Skivertretern durch Universitätspartnerschaften und gezielte Rekrutierungskanäle.
• Unterstützung bei der Schulung und Einarbeitung von Skivertretern in der Hochsaison unter Anleitung des Operations and Contracts Managers.
• Koordination der Platzierungen von Skivertretern, enge Zusammenarbeit mit dem Operations and Contracts Manager zur effektiven Zuteilung der Vertreter in geeignete Resorts in Österreich.
• Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen für UK- und Übersee-Skivertreter.
• Koordination kosteneffizienter Transportarrangements für Vertreter in der Hochsaison innerhalb der vereinbarten Budgets.
• Verwaltung von Unterkünften und Skiverleiharrangements für Skivertreter vor deren Ankunft.
• Führung genauer Bestandsaufzeichnungen für Uniformen während der Saison.
• Regelmäßige Updates an den Operations and Contracts Manager über Fortschritte, Anforderungen und betriebliche Angelegenheiten.
• Koordination der Ausgabe, Nachverfolgung und Abstimmung von Bargeldbeständen für Skivertreter.
• Bearbeitung und Abstimmung wöchentlicher Spesenabrechnungen von Skivertretern.
• Bearbeitung und Überprüfung von Rechnungen und Anzahlungen von Überseelieferanten.
• Führung genauer Finanzunterlagen und Unterstützung bei der Abstimmung und Berichterstattung der Endjahreskonten in Zusammenarbeit mit dem UK-Finanzteam.

Was wir suchen:

• Außergewöhnliche administrative, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Kenntnisse und Erfahrungen im Resortbetrieb, insbesondere in Bezug auf Skidestinationen in Österreich.
• Interesse an Skifahren und Wintersport.
• Konversationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Eine positive, flexible und geduldige Einstellung.
• Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und unter Druck organisiert und effektiv zu bleiben.
• Hohe numerische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Hohe Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook.

Einige der Vorteile:

• Hybrides Arbeitsmuster zwischen Büro und Homeoffice.
• Großzügiger Jahresurlaub über die Sommersaison.
• Globale Anerkennungs- und Belohnungsprogramme.
• Zugang zu umfangreichen Online-Lernressourcen.
• Inhouse-Schulungsmöglichkeiten.

Diversity und Inclusion:

Wir glauben, dass Menschen glücklicher sind und besser abschneiden, wenn sie sie selbst sein können, und dass vielfältige Teams bessere Ergebnisse liefern. Wir setzen uns dafür ein, eine inklusive Kultur aufzubauen und Vielfalt in all ihren Dimensionen zu fördern.