Executive Assistant to the CEO (w/m/d)

Einleitung

Wir suchen ab sofort einen Executive Assistant to the CEO (w/m/d) zur unbefristeten Voll- oder Teilzeit (30-32h) Festanstellung in Ulm. Du möchtest daran teilhaben, das nächste große Ding mitzugestalten? Du möchtest Einblicke in den Alltag auf C-Level Ebene gewinnen und bei den Aufgaben tatkräftig unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Aufgaben

• CEO Coordination: Organisation und Planung des CEO-Kalenders – inklusive Besprechungen, Konferenzen und Reisen – gehören zu deinem Verantwortungsbereich und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Communication Matters: Als zentrale Kommunikationsschnittstelle sicherst du einen reibungslosen Informationsfluss zwischen CEO und internen wie externen Stakeholdern – telefonisch und über alle weiteren Kanäle.
• Meeting Excellence: Du bereitest Unterlagen für Termine vor, führst Protokoll und sorgst für eine konsequente Nachverfolgung aller besprochenen Aufgaben.
• Documentation First: Wichtige Dokumente wie Berichte, Präsentationen und interne Unterlagen werden stets aktuell, präzise und gut organisiert gehalten.
• Project Drive: Unterstützung und Steuerung spezieller Projekte, die vom CEO initiiert werden – von der Planung bis zum Reporting – sind Teil deines Aufgabenbereichs.
• Decision Support: Fundierte Analysen, hochwertige Informationen und klare Empfehlungen bilden die Grundlage für belastbare Entscheidungen.
• Strategy Alignment: In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung wird an der Strategieentwicklung gearbeitet und deren Umsetzung sichergestellt.

Qualifikation

• Organizational excellence: Du legst eindeutige Prioritäten fest und verwaltest komplexe Kalender.
• Communication skills: Du verfügst über eine hohe Kommunikationskompetenz, verbal wie schriftlich, gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Eye for detail: Du gehst mit hoher Genauigkeit bei der Dokumentenverwaltung und Protokollführung vor.
• Integrity & discretion: Du wahrst die Vertraulichkeit aller sensiblen Informationen und gehst professionell damit um.
• Analytical thinking: Du kannst komplexe Daten analysieren und aufbereiten, dass fundierte Entscheidungen möglich gemacht werden.
• Ability to adapt: Du reagierst schnell und effektiv auf Veränderungen und schaffst so Flexibilität für das Arbeiten in einem dynamischen Umfeld.
• Ready to travel: Du bist bereit im Unternehmenskontext zu reisen und mobil zu arbeiten.

Benefits

• New Work leben: Finde deinen idealen Arbeitsort- und deine bevorzugte Arbeitszeit, plane deine Workation im EU-Ausland nach Absprache und probiere neue Wege der Zusammenarbeit aus - Camping, Ferienwohnung, Café oder der heimische Balkon sind nur einige von vielen Möglichkeiten.
• Arbeiten am Puls der Zeit: Arbeit mit modernen Tools, Methoden und Equipment in einem spannenden Aufgabenfeld.
• New-Work-Budget: Dir fehlt im Homeoffice noch ein zusätzlicher Screen, höhenverstellbarer Schreibtisch oder Bürostuhl? Nutze hierfür dein individuelles smapOne-Ausstattungsbudget.
• Hybrid Work: Kicker, Tischtennis, Yoga u.v.m. Unsere modernen Offices in Dresden, Hannover, Ulm und Ravensburg bieten dir viel Abwechslung sowie smappies live und in Farbe.
• Lebenslanges Lernen: 1:1-Termine für deine persönliche Weiterentwicklung, "Masterplan" und unsere Company-Bibliothek mit Fachbüchern auf Wunsch.
• Step by step on board: Dich erwartet ein strukturiertes, herzliches Onboarding, ein persönliches Mentoring sowie ein offenes Team.
• Bleibende Momente: companyweite Offsites, regelmäßig Teamabende und Standortevents laden zum Vernetzen und Socializen ein.
• Merch: Lass dich überraschen!
• Vorteilsportal: Portal für Angestellte, um bei über 400 Partnerunternehmen bis zu 60 Prozent zu sparen.
• Beratung zur Altersvorsorge: Wir bieten dir eine kostenfreie Beratung bei unserem externen Versicherungsexperten sowie einen Zuschuss zu deiner betrieblichen Altersvorsorge an.
• Eurorad: Bleib mobil und unterstütze deine Gesundheit mit unseren Eurorad-Leasing-Angeboten.

Über smapOne

Wer sind wir? Seit 2014 hilft smapOne Menschen und Organisationen dabei, spielerisch und aus eigener Kraft Digitalisierung zu gestalten. Dabei liefern wir mit unserer Plattform nicht nur ein Tool, das es ermöglicht ganz ohne Programmierkenntnisse Apps zu erstellen, sondern begleiten unsere Kunden eng bei ihren Digitalisierungsprojekten. So versetzen wir alle in die Lage, Prozesse selbst zu digitalisieren, entlasten IT-Experts und entfesseln das digitale Potential, das in Organisationen schlummert. Unter dem Leitspruch "Digital Power to the People" arbeiten wir täglich daran, Digitalisierung für alle zugänglich zu machen – ob von einer unserer Niederlassungen in Dresden, Hannover oder Ulm oder von zahlreichen Remote-Arbeitsplätzen aus. Sei auch du Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf dich!