Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Office Management und manage den Büroalltag in Berlin.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit internationalem Team und freundlicher Atmosphäre.
- Vorteile: Karriereentwicklung, hybrides Arbeiten, Gesundheitsleistungen und bezahlte Urlaubstage.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Ausland zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und gestalte ein positives Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 19800 - 24200 € pro Jahr.
Um unser Office Management Team zu unterstützen, suchen wir einen zuverlässigen, serviceorientierten Office Administrator, der die täglichen Abläufe unseres Büros in Berlin eigenständig verwalten kann und als primärer Ansprechpartner vor Ort für Mitarbeiter, Besucher und Dienstleister fungiert.
Da unser Büro in Berlin sowohl lokale als auch internationale Teams unterstützt, muss der erfolgreiche Kandidat in der Lage sein, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch zu arbeiten. Während Englisch die Hauptsprache der Kommunikation im Büro ist, erfordert die Rolle fließende Deutschkenntnisse, um mit lokalen Anbietern, Gebäudeverwaltung, Dienstleistern, Besuchern und Behörden zu kommunizieren.
- Verwaltung der täglichen Büroabläufe, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsplatz sicherzustellen
- Wartung von Büromaterialien, Inventar und Geräten sowie Koordination von Bestellungen und Lieferungen
- Management von Anbieterbeziehungen, einschließlich Lebensmittel- und Getränkeservices
- Überwachung der Büro- und Lagerbestände und Sicherstellung einer zeitgerechten Auffüllung
- Kommunikation mit externen Anbietern, Dienstleistern und der Gebäudeverwaltung
- Erfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Mitarbeiter- und Kundenveranstaltungen
- Unterstützung des Büro-Budgets und Nachverfolgung der Betriebskosten
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und Anbieter, um eine einladende und professionelle Büroumgebung zu schaffen
- Begrüßung und Unterstützung von Gästen, um ein positives Besuchererlebnis zu gewährleisten
- Verwaltung und Pflege des Büro-Schlüsselbestands und der Zugangsprotokolle
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post sowie Koordination von Lieferungen
- Unterstützung interner Meetings und des täglichen Betriebs des Büros
- Organisation interner Mitarbeiterveranstaltungen (ca. zwei pro Jahr)
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Kundenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Workplace-Team
- Verteilung von Laptops und Mobiltelefonen an neue Mitarbeiter
- Unterstützung bei Geräteersatz und -rückgaben
- Enge Zusammenarbeit mit dem IT-Team zur Pflege eines genauen physischen und digitalen Geräteinventars
30 Stunden pro Woche
Vorteile:
- Karriereentwicklungsmöglichkeiten, Bonusprogramme und jährliche Leistungsbeurteilungen
- Hybrides Arbeitsmodell mit der Option, bis zu 30 Tage im Ausland zu arbeiten
- Aktienoptionsprogramm
- Bezahlte Feiertage, OOO-Zeit und Familienurlaub
- Großzügige Gesundheitsleistungen und psychische Gesundheitsdienste
Erforderliche Qualifikationen:
- Erfahrung in der Überwachung von Budgets und der Nachverfolgung von Betriebskosten
- Abgeschlossene kaufmännische/geschäftliche Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise 2–3 Jahre Erfahrung im Büromanagement, Empfang oder einer ähnlichen administrativen Rolle
- Kenntnisse im Management von Büromaterialien, Einkauf und Bestandskontrolle
- Erfahrung in der Begrüßung und Unterstützung von Gästen in einem professionellen Umfeld, einschließlich internationaler Besucher
- Fließendes Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Erfahrung im Management von Anbietern und externen Dienstleistern
- Kenntnisse in Microsoft Office oder Google Workspace; Erfahrung mit Slack ist von Vorteil
- Erfahrung in der Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Lieferungen und allgemeiner Büroverwaltung
- Zuverlässig, proaktiv und übernimmt Verantwortung
- Arbeitet gerne in einem kollaborativen und internationalen Umfeld
- Hochgradig organisiert mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
- Praktische Einstellung mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
- Starker Kundenservice-Gedanke mit einem natürlichen Gastfreundschaftsansatz
- Freundliches, selbstbewusstes und professionelles Auftreten
Office Administrator (Part Time, Fixed Term Contract 6 months,) Arbeitgeber: Smartly.io
Smartly ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inklusive Kultur fördert und über 750 Mitarbeiter aus mehr als 60 Nationalitäten an 24 Standorten in 13 Ländern vereint. Mit einem starken Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter bietet das Unternehmen großzügige Gesundheitsleistungen, eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Die hybride Arbeitsweise ermöglicht es den Mitarbeitern, flexibel zwischen Büro- und Remote-Arbeit zu wechseln, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben weiter unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Administrator (Part Time, Fixed Term Contract 6 months,) erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie Smartly.io sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie Smartly.io direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Administrator (Part Time, Fixed Term Contract 6 months,) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über Smartly.io zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Smartly.io vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei Smartly.io. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
