Executive Assistant to Managing Director

Wir suchen eine erfahrene Executive Personal Assistant auf Geschäftsführungsebene, die den nächsten Schritt mit echter Wirkung sucht. Diese Position bietet Ihnen die seltene Möglichkeit, mit einem der deutschen Managing Directors einer der weltweit führenden privaten Unternehmensgruppen zusammenzuarbeiten - von A bis Z und im direkten Eins-zu-eins Setup.

Vertrauliche Position: Executive Personal Assistant eines Managing Directors | Deutsch-niederländische Grenzregion (gut erreichbar aus Nordrhein-Westfalen, m/w/d)

Die Unternehmensgruppe: Unser Auftraggeber ist eine der weltweit führenden privaten Unternehmensgruppen in den Bereichen Umwelt, Ressourcenmanagement und industrielle Dienstleistungen. Das Unternehmen hat seinen Ursprung in Deutschland und ist Teil einer international tätigen, familiengeführten Gruppe. Mit einem Jahresumsatz im zweistelligen Milliardenbereich zählt diese Unternehmensgruppe zu den bedeutendsten Akteuren ihrer Branche.

Kultur und Arbeitsweise: Die Werte, die das Handeln dieses Unternehmens prägen, sind: unternehmerisches Denken, gesellschaftliche Verantwortung, ein klarer Fokus auf Menschen sowie nachhaltiges Handeln. Die interne Unternehmenskultur ist geprägt von Dynamik, Transparenz, Verlässlichkeit, Pragmatismus, Loyalität und Engagement.

Das Angebot: Neben der Möglichkeit, einem der deutschen Managing Directors eines der weltweit führenden privaten Dienstleistungsunternehmen bei der Umsetzung seiner Ziele zu unterstützen – und die Zukunft zentraler Themen wie Umwelt, Ressourcenmanagement und industrielle Dienstleistungen nachhaltig mitgestalten zu können – bietet die Organisation ein attraktives Vergütungspaket bis € 10.000,00 brutto pro Monat (Vollzeitbasis) – abhängig von Erfahrung und Hintergrund. Darüber hinaus umfasst das Angebot unter anderem:

• eine ausgezeichnete betriebliche Altersvorsorge;
• moderne Arbeitsmittel, darunter Laptop und Mobiltelefon;
• vielfältige Möglichkeiten zur weiteren professionellen Entwicklung;
• unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Die Rolle: In dieser Position unterstützen Sie den Managing Director von A bis Z und im direkten Eins-zu-eins-Setup! Der Fokus liegt auf proaktivem Handeln, konsequenter Fortschrittsverfolgung sowie strategischem Mitdenken. Sie erkennen relevante Themen frühzeitig, initiieren eigenständig Maßnahmen und stellen deren Umsetzung sicher. Sie begleiten den Managing Director bei Terminen auf höchstem Niveau – national wie international – und schaffen Klarheit, Struktur und Effizienz in einem dynamischen Umfeld.

Ihre wesentlichen Verantwortlichkeiten:

• Vertrauensvoller Business- und Sparringspartner auf Augenhöhe sein;
• Erste Anlaufstelle – intern wie extern;
• Steuerung komplexer Agenda-, E-Mail- und Zeitmanagementprozesse;
• Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Geschäftsleitungsmeetings;
• Organisation und Begleitung hochrangiger Meetings, Veranstaltungen und Calls;
• Sicherstellung der konsequenten Umsetzung von Maßnahmen und Beschlüssen;
• Koordination und Strukturierung von Informationsflüssen;
• Effiziente Organisation des operativen Tagesgeschäfts;
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen;
• Pflege von Kontakten und Stakeholder-Übersichten auf Geschäftsleitungsebene;
• Unterstützung in allen weiteren Management- und Business-Themen.

Die Ideale Executive Personal Assistant: Sie fühlen sich im Zentrum einer Organisation wohl und agieren mit Durchsetzungskraft, Engagement und einem klaren Blick für das Wesentliche. Ihre Arbeitsweise ist strukturiert, vorausschauend und lösungsorientiert; auch unter Druck behalten Sie den Überblick und bleiben jederzeit souverän und effektiv. Als Teamplayer benötigen Sie nur wenig Anleitung, ordnen Themen sicher ein und begleiten diese mit strategischem Weitblick. Sie verfügen über ein ausgeprägtes Gespür für organisatorische Zusammenhänge, diplomatische Feinheiten und interne Dynamiken sowie über nachweisliche Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen. Eine positive Grundhaltung und ein natürliches Interesse an Organisationsstrukturen und deren Weiterentwicklung runden Ihr Profil ab.

Kriterien:

• Ausgeprägte Affinität zu internationalen Unternehmensstrukturen und globalen Geschäftsumfeldern;
• Abgeschlossenes Hochschulstudium (z. B. Betriebswirtschaft, Hospitality Management, Executive Support oder vergleichbar);
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung in einem professionellen Umfeld;
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch, Niederländisch und Englisch in Wort und Schrift;
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie hohe digitale Affinität (tech-savvy);
• Klare Motivation für die Rolle als Executive Business Partner auf höchstem Niveau;
• Verfügbarkeit für 40 Stunden pro Woche.

Kompetenzen:

• Unternehmerisches Denken und hohe Eigenverantwortung;
• Ausgeprägte Organisationssensibilität;
• Proaktive, strukturierte Arbeitsweise;
• Souveränität auch in anspruchsvollen Situationen;
• Klare Kommunikation und angenehme Durchsetzungsstärke.

Der Prozess: Die Suche für diese Position ist exklusiv an SMEENK’S Executive Partners – Assisting Excellent Leadership vergeben. Ablauf: Bewerbungsfrist: 25. Mai 2026, 10:00 Uhr CET; Erstgespräche mit SMEENK’S: Mai 2026; Gespräche mit dem Auftraggeber: Juni 2026; Starttermin: nach Vereinbarung, so zeitnah wie möglich, idealerweise 1. August/September 2026; Vertragsform: unbefristet, Vollzeit.