Medical Education Meeting Planner (f/m/x)

Life Unlimited. Bei Smith+Nephew entwerfen und produzieren wir Technologien, die die Grenzen des Lebens aufheben. Der Medical Education Meeting Planner (f/m/x) ist verantwortlich für die Planung von Meetings und die Durchführung von medizinischen Bildungsprogrammen für Smith+Nephew in Deutschland, der Schweiz und Österreich sowie möglicherweise für die internationale Region Europa. In dieser Rolle arbeiten Sie mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern zusammen, einschließlich der Teams für medizinische Bildung, Programmmanagern, Gesundheitsfachkräften (HCP) und externen Anbietern. Das Ziel ist es, die Durchführung hochwertiger medizinischer Bildungsereignisse sicherzustellen und gleichzeitig ein durchgehend hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten.

Diese Rolle umfasst die Verwaltung der Veranstaltungsplanung und Logistik, die möglicherweise den Veranstaltungsort, die audiovisuelle Produktion, den Transport, die Planung von Speisen und Getränken, die Technologie für das Eventmanagement, die Registrierung und Verwaltung der Teilnehmer sowie die Budgetverwaltung und -abstimmung umfasst. Der bevorzugte Standort für diese Position ist München, wo sich unsere Smith+Nephew Academy befindet. Die Münchener Akademie wurde 2023 eröffnet und ist Teil unseres weltweiten Netzwerks von medizinischen Bildungszentren.

Was werden Sie tun?

• Verwaltung der Logistik für medizinische Bildungskurse, die in der Regel zwischen 2 und 100 Teilnehmern liegen, sowie einige größere Symposien und virtuelle Veranstaltungen.
• Überwachung der Teilnehmererfahrungen von der Planungsphase bis zur Nachbesprechung; Management der Vorbereitungen vor Ort und Sicherstellung eines konsistenten, hochwertigen Services in allen Phasen.
• Vorbereitung des Budgets und Überwachung der Ausgaben für jedes Meeting. Sicherstellung rechtzeitiger Zahlungen an Anbieter und Abstimmung der Veranstaltungen.
• Arbeiten mit festgelegten Standorten, einschließlich der Smith+Nephew Academy und Schulungsstätten für HCPs. Gelegentlich Durchführung von Standortauswahlen und Beteiligung an Vertragsverhandlungen für alternative Veranstaltungsorte.
• Leitung von Planungsgesprächen vor der Veranstaltung.
• Sicherstellung der Einhaltung aller Compliance-Vorgaben, Verhaltenskodizes und lokalen Gesetze bezüglich der Interaktionen mit Gesundheitsfachkräften (HCP).
• Nutzung von Meeting-Management-Technologielösungen für die Teilnehmerverwaltung und Kommunikation.
• Behebung und Handhabung von Problemen, die am Veranstaltungstag auftreten.
• Verfolgung und Bearbeitung aller Änderungen von HCPs, einschließlich Reisen (Flug/Zug), Transport, Hotelbestätigungen und Stornierungen.
• Bereitstellung von Berichten, z.B. für Zimmerbelegung, Teilnehmerlisten, Transport, Gruppenflüge, Ankunft und Abfahrt, Speisen und Getränke oder Übersetzungen.
• Kenntnis und Einhaltung der S+N-Richtlinien, Verfahren, Compliance und Best Practices für die Veranstaltungsplanung.

Was benötigen Sie, um erfolgreich zu sein?

• Universitätsabschluss (Bachelor oder Master) in z.B. Marketing oder Betriebswirtschaft oder eine berufliche Ausbildung mit umfangreicher relevanter Erfahrung (z.B. im Gastgewerbe und Eventmanagement).
• Mindestens 3 Jahre progressive Erfahrung in der Veranstaltungsplanung, vorzugsweise in der Medizintechnikbranche.
• Fähigkeit, Kundenprioritäten zu verstehen und Branchenkenntnisse zu nutzen, um Ziele zu erreichen.
• Sicherer Umgang mit Veranstaltungssoftware (z.B. Cvent) und Geschäftstechnologie, insbesondere MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement, hohe Aufmerksamkeit für Details, starke Kommunikationsfähigkeiten sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und dabei einen hohen Kundenservice aufrechtzuerhalten.
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich, C1), zusätzliche Sprachen (insbesondere Niederländisch) sind von Vorteil.
• Flexibilität, wenn nötig außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten (Abende, Wochenenden).
• Reiseanforderungen: 15-25%.

Vorteilhaft:

• Erfahrung in der effektiven Kommunikation mit HCPs.
• Kenntnis der Compliance-Anforderungen im Gesundheitssektor.
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmen / Matrixorganisation.

Wir glauben daran, das größte Gute für die Gesellschaft zu schaffen. Unsere stärksten Investitionen gelten unseren Mitarbeitern und den Patienten, die wir betreuen. Wir setzen uns für Inklusion und Zugehörigkeit ein: Wir heißen alle willkommen, feiern Vielfalt und fördern das Gedeihen. Erfahren Sie mehr über unsere Kultur auf unserer Website.

Benefits: Großzügiger jährlicher Bonus und Rentenpläne, Sparmöglichkeiten durch Aktienoptionen.

Work/Life Balance: 30 Urlaubstage pro Jahr sowie ein zusätzlicher Tag pro Jahr für ehrenamtliche Tätigkeiten, damit wir unserer Gemeinschaft etwas zurückgeben können!

Ihr Wohlbefinden: Mitarbeiterunterstützungsprogramm (psychische Gesundheit), Lebens-/Unfallversicherung und vieles mehr.

Flexibilität: Anpassbare Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten.

Zusätzliche Vorteile: Wir bieten Rabatte auf Fitnessstudios und lokale öffentliche Verkehrsmittel sowie Fahrradleasing (JobRad).

Bitte bewerben Sie sich mit Ihrem Lebenslauf (PDF, Englisch) und fühlen Sie sich frei, persönliche Informationen wie z.B. Alter, Foto, Nationalität oder Familienstand nicht anzugeben. Smith+Nephew ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Bewerber werden ohne Rücksicht auf ihre persönliche Herkunft berücksichtigt.