Life Unlimited. Smith+Nap ist ein führendes Medizintechnikunternehmen, das Technologien für ein Leben ohne Einschränkungen entwickelt und produziert.
Als Medical Education Meeting Planner (m/w/x) sind Sie für die Veranstaltungsplanung und Durchführung von medizinischen Fortbildungsprogrammen für Smith+Nap in der Region „International Europe“ verantwortlich. In dieser Funktion arbeiten Sie mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern zusammen, darunter Kolleg*innen aus Medical Education, Programm Manager, medizinische Fachkräfte (HCP) und externe Dienstleister. Ziel ist es, die Durchführung hochwertiger Medical Education Events sicherzustellen und gleichzeitig ein durchweg hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten.
Bevorzugte Standorte für diese Position sind München (Deutschland) oder Watford (UK), wo sich unsere Smith+Nap Academies befinden.
Responsibilities
- Verantwortung für die logistische Planung von Fortbildungskursen im medizinischen Bereich, die in der Regel 2 bis 100 Teilnehmende umfassen, sowie für einige größere Symposien und virtuelle Veranstaltungen (inkl. Planung von Veranstaltungsorten, AV-Ausstattung, Transport vor Ort, Verpflegung sowie die Reisekosten für medizinisches Fachpersonal)
- Sicherstellung einer sehr guten „Customer Experience“ von der Veranstaltungsplanung bis zur Nachbereitung; Leitung der Vorbereitungen vor Ort und Sicherstellung eines einheitlichen, hochwertigen Service in allen Phasen.
- Verantwortung des Budgets und der Ausgaben für jede Veranstaltung (inkl. Sicherstellung der fristgerechten Bezahlung der Lieferanten und der Abrechnung der Veranstaltung).
- Zusammenarbeit mit definierten Veranstaltungsstandorten, darunter die Smith+Nap Academies und Schulungsorte für medizinisches Fachpersonal. Teilweise auch Auswahl neuer Standorte und Beteiligung an Vertragsverhandlungen für alternative Veranstaltungsorte.
- Leitung von Planungsgesprächen im Vorfeld der Veranstaltung.
- Gewährleistung der Einhaltung aller Compliance‑Vorgaben, des Code of Conduct und der lokalen Gesetze hinsichtlich der Interaktion mit Fachkräften im Gesundheitswesen (HCP).
- Nutzung von Software für das Veranstaltungsmanagement (Teilnehmerverwaltung und Kommunikation).
- Behebung und Bearbeitung von Problemen, die am Veranstaltungstag auftreten.
- Nachverfolgung und Bearbeitung von Änderungen seitens der HCP / der Teilnehmenden, einschließlich Reise (Flug/Bahn), Bodentransport, Hotelbestätigungen und Stornierungen.
- Erstellung von Reportings, z. B. zur Zimmervergabe, Teilnehmerliste, Bodentransport, Gruppenflügen, Ankunft und Abreise, Verpflegung oder Übersetzungen.
- Kenntnis und Einhaltung der Richtlinien, Prozessschritte, Compliance‑Vorgaben und Best Practices von S+N zur Veranstaltungsplanung.
Qualifications
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder universitärer Abschluss (Bachelor oder Master) in einem relevanten Bereich (z. B. Marketing, Betriebswirtschaftslehre, Hospitality‑ und Eventmanagement).
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung, idealerweise in der Medizintechnikbranche.
- Hohe Serviceorientierung, betriebswirtschaftliches Denken und sehr gute Organisationsfähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit Eventsoftware (z. B. Cvent) und weiteren IT-Anwendungen, insbesondere MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Sehr gutes Zeitmanagement, hohe Detailgenauigkeit, professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (Wort und Schrift).
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und die Bedürfnisse der Kunden immer im Blick zu behalten.
- Sehr gute Englisch‑ und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift, C1); weitere europäische Sprachen (z. B. Niederländisch, Französisch, Spanisch, Italienisch) sind von Vorteil.
- Flexibilität, bei Bedarf außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten (Abende, Wochenenden).
- Reisebereitschaft: 15–25 %.
Additional Qualifications
- Erfahrung in der effektiven Kommunikation mit medizinischen Fachkräften (HCPs).
- Kenntnisse der Compliance‑Anforderungen im Gesundheitswesen.
- Erfahrung in der Arbeit in einem internationalen Konzern bzw. in einer Matrixorganisation.
Benefits
- Inklusion & Gleichberechtigung: Wir streben nach einer Unternehmenskultur, die sich durch gegenseitigen Respekt, Unterstützung und Wertschätzung auszeichnet.
- Attraktive Vergütung: Neben einem attraktiven Gehaltspaket erhalten Sie auch Zugang zu unserem Pensionsplan sowie Smith+Nap Aktien.
- Work/Life Balance: 30 Tage Urlaub, Programm für mentale Gesundheit und jährlich ein zusätzlicher Urlaubstag für ehrenamtliches Engagement (Volunteer Day).
- Entwicklung: Kontinuierliche Weiterbildung in unserer SN Sales Academy „Selling Unlimited“ und durch begleitendes Coaching im Tagesgeschäft.
- Firmenwagen: Ein hochwertiges Auto, auch zur privaten Nutzung.
- Weitere Benefits: Vergünstigungen für Sportangebote (Egym Wellpass), Fahrrad‑Leasing (JobRad) sowie berufliche & private Unfallversicherung.
Das voraussichtliche Grundgehalt für diese Position liegt zwischen 52.500 € und 78.000 € pro Jahr.
Das tatsächliche Grundgehalt, das erfolgreichen Bewerber*innen angeboten wird, basiert auf objektiven, tätigkeitsbezogenen Faktoren, darunter (unter anderem) relevante Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrung, Umfang und Verantwortlichkeiten der Position, Standort sowie interne Gleichstellungsaspekte. Vergütungsentscheidungen werden anhand einheitlicher und geschlechtsneutraler Kriterien getroffen, im Einklang mit den geltenden Gesetzen zur Lohn‑transparenz.
Diese Position wurde im Rahmen unserer internen Stellenarchitektur bewertet und einer definierten Gehaltsstufe zugeordnet, um Einheitlichkeit und Fairness zu gewährleisten.
Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbung von schwerbehinderten Menschen.
