Customer Service Specialist – Billing, Payments & Commercial Operations (m/f/d)

Bei Smoobu bauen wir mehr als nur Software. Wir befähigen alltägliche Menschen, erfolgreiche Unternehmer zu werden, indem wir ihnen helfen, ihre Ferienunterkünfte einfach und effizient zu verwalten. Unsere Plattform unterstützt über 100.000 Immobilien in mehr als 120 Ländern und ermöglicht es Gastgebern, ihr Geschäft selbstbewusst und effizient auszubauen.

Wie Sie zu unserem Erfolg beitragen können:

• Sie haben den Raum, Initiative zu ergreifen, bedeutende Beiträge zu leisten und uns als Team voranzubringen.
• Als unser Billing & Payments Specialist sind Sie der Hüter unserer Einnahmen und die primäre Unterstützung für Gastgeber, die finanzielle Komplexitäten navigieren.
• Sie lösen komplexe Abrechnungsfälle über Telefon, Chat und E-Mail und halten eine First Response Time (FRT) von weniger als 12 Stunden für sensible umsatzbezogene Anfragen ein.
• Sie beheben transaktionale Diskrepanzen, indem Sie technische Fehler zwischen Smoobu, Zahlungsanbietern wie Stripe/PayPal und den Bankauszügen der Gäste identifizieren.
• Sie führen hochpräzise Finanzaufgaben aus, einschließlich manueller anteiliger Berechnungen für Abonnement-Upgrades und steuerkonformer Rückerstattungsverarbeitung.
• Sie arbeiten mit externen Inkassopartnern und internen Abteilungen zusammen, um Zahlungsstreitigkeiten zu lösen und Einnahmen zu schützen.
• Sie dokumentieren wiederkehrende Abrechnungsfehler und manuelle Workarounds, um die Effizienz des Teams zu verbessern und zu langfristigen Automatisierungsprojekten beizutragen.
• Sie verhindern die Abwanderung von Gastgebern, indem Sie professionelle, lösungsorientierte Unterstützung während stressiger "Guest-Night Failures" bieten.

Sie werden in dieser Rolle erfolgreich sein, wenn Sie:

• Solide Erfahrung in SaaS-Zahlungsabläufen, transaktionaler Fehlersuche und der Verwaltung von Autorisierungen oder Rückerstattungen besitzen.
• Hohe Finanzkompetenz demonstrieren, insbesondere bei der Berechnung von Mehrwertsteuer, Netto-/Bruttobeträgen und anteiligen Abonnementanpassungen.
• Fließend Englisch kommunizieren und professionelle Kenntnisse in Deutsch, Spanisch oder Italienisch nachweisen, um unsere internationale Gastgebergemeinschaft zu unterstützen. Zusätzliche europäische Sprachkenntnisse sind von großem Vorteil.
• CRM-Umgebungen (insbesondere Zendesk) mühelos navigieren und Makros, SLA-Ansichten und Nebenunterhaltungen nutzen, um Ihren Arbeitsablauf zu verwalten.
• Aufgaben effektiv in einem dynamischen Umfeld priorisieren und auch in unklaren oder stressigen Situationen gelassen und „hands-on“ bleiben.

Wie wir Ihren Erfolg messen:

• Ein CSAT-Score von über 85% und eine Team-FRT von weniger als 12 Stunden aufrechterhalten.
• Einnahmen schützen, indem Zahlungen und Schulden eingezogen werden, Stornierungsanfragen an das Winback-Team eskaliert und rechtzeitig Änderungen an Abonnements vorgenommen werden.
• Konsequent qualitativ hochwertige Arbeit liefern, die mit den Zielen des Teams und des Unternehmens übereinstimmt.
• Proaktiv zu einer unterstützenden und offenen Teamkultur beitragen und unsere Kernwerte leben.

Unsere Werte:

• Einander mit ehrlichem Feedback, Ermutigung und Vertrauen unterstützen – Erfolg ist ein Teamsport.
• Authentisch bleiben, indem wir unser wahres Ich zur Arbeit bringen und die einzigartigen Beiträge jedes Einzelnen wertschätzen.
• Zuverlässig sein, Verpflichtungen einhalten und jeden Tag füreinander da sein.
• Experimentieren, Veränderungen willkommen heißen und schnell aus neuen Ideen lernen.
• Probleme mit Fokus, Handlung und einer Neigung zur Einfachheit lösen.

Was Sie erwarten können:

• Flexibilität – Wir arbeiten bis zu 50% des Jahres remote, einschließlich bis zu 63 Arbeitstage im Ausland.
• Zeit zum Entspannen – 27 Urlaubstage, plus einen zusätzlichen Tag für jedes Jahr der Betriebszugehörigkeit (bis zu 32).
• Feiern Sie Ihr 5-jähriges Jubiläum mit fünf zusätzlichen bezahlten Tagen und einem €500 HomeToGo Buchungsguthaben.
• Lernen & Wachstum – Mentorenprogramm, Deutschkurse, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und klare Wachstumswege basierend auf Ihrer Leistung.
• Wohlbefinden & Spaß – Teamevents, ein hundefreundliches Büro, soziale Clubs, Mittagessen mit neuen Kollegen, Unterstützung für psychische Gesundheit und einen Wellhub (Gympass) Beitrag.
• Vorteile & Rabatte – Genießen Sie Unternehmensrabatte und exklusive Angebote über FutureBens und Corporate Benefits.
• Nachhaltigkeitsengagement – Wir arbeiten mit Plan A zusammen, um unseren ökologischen Fußabdruck durch messbare Klimaschutzmaßnahmen zu reduzieren.
• Diversität – Unsere Unternehmenssprache ist Englisch, und unser Team repräsentiert über 28 Nationalitäten.

Rekrutierungsprozess:

• 30-minütiges Gespräch mit einem Recruiter
• 45-60-minütiges Gespräch mit Ihrem zukünftigen Manager
• 45–60-minütige technische Bewertung mit einem Kollegen oder Stakeholder. Dieser Schritt kann eine Diskussion über eine Hausaufgabe umfassen.
• 30-minütiges Gespräch mit Ihren zukünftigen Teammitgliedern
• Referenzprüfung & Angebot

Bitte beachten Sie, dass dies ein allgemeiner Rekrutierungsprozess ist und je nach Rolle und Erfahrungsgrad variieren kann.

Über uns:

Smoobu (www.smoobu.com), eine Tochtergesellschaft der HomeToGo Group, ist ein schnell wachsendes Startup in der Ferienvermietungsbranche. Die SaaS-Lösung von Smoobu befähigt derzeit private Gastgeber, über 100.000 Immobilien in mehr als 110 Ländern zu verwalten. Smoobu agiert als unabhängiges Unternehmen innerhalb der HomeToGo Group, um sicherzustellen, dass der Startup-Geist und das Wachstumspotenzial im Vordergrund stehen. Unsere oberste Priorität ist es, Gastgebern zu helfen, ihre Geschäfte effizient zu verwalten und gleichzeitig auszubauen.

Der Erfolg von Smoobu ist unserem dynamischen, ehrgeizigen und internationalen Team zu verdanken, das sich dafür einsetzt, die Erwartungen unserer Kunden durch fachkundige Beratung und Handeln zu übertreffen. Wir feiern Vielfalt und arbeiten in einem wirklich globalen Umfeld, das die Herausforderungen und Chancen, die damit verbunden sind, annimmt. Begleiten Sie uns auf dieser spannenden Reise, um die Ferienvermietungsbranche zu transformieren!