Administrative Assistant

Bei Snowflake gestalten wir die Ära des agentischen Unternehmens. Um diese neue Ära einzuleiten, suchen wir AI-native Denker in allen Funktionen, die von der Möglichkeit begeistert sind, ihre Arbeitsweise neu zu erfinden. Sie nutzen nicht nur Werkzeuge; Sie besitzen eine angeborene Neugier und betrachten KI als einen vertrauenswürdigen Partner, der zentral für Ihre Problemlösung und die Beschleunigung Ihres Einflusses ist. Wir suchen nach Personen mit geringem Ego, die in dynamischen und schnelllebigen Umgebungen gedeihen und mit einer experimentellen Denkweise agieren – die schnell aufkommende Fähigkeiten testen, um einfachere, leistungsstärkere Wege zur Ergebniserzielung zu entdecken.

Snowflake sucht einen erfahrenen, strategischen Selbststarter, der unserem Executive Administration Team innerhalb der Engineering Organisation beitritt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit 2–3 Engineering Directors in Europa (Berlin, Warschau) zusammen, um alle administrativen Funktionen zu strategisieren, zu operationalisieren und auszuführen. Sie werden ein wesentlicher Bestandteil des Führungsteams sein und Ihre Expertise in einer schnelllebigen und wachsenden Umgebung nutzen, um Struktur aus Chaos zu schaffen und den Führungskräften zu helfen, das Geschäft effektiv zu skalieren.

Was Sie tun werden:

• Kalender meistern: Effektive Verwaltung und Pflege komplexer Kalender für 2–3 Senior Leader, Priorisierung eines hohen Aufkommens an Aufgaben über EMEA und US PST Zeitzonen.
• Engineering-Rhythmus vorantreiben: Koordination wiederkehrender Engineering-Zyklen, einschließlich Mitarbeiterversammlungen, technischer Überprüfungen, Updates und Kalibrierungen.
• Effizienz operationalisieren: Reaktionsfähigkeit in bestehende Abläufe einbauen und neue regionale Strategien definieren, wie z.B. Optimierung des Onboardings und der Organisation externer Veranstaltungen.
• Globale Zusammenarbeit: Enge Partnerschaft mit unserem in den USA ansässigen Admin-Team, um nahtlose bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Abstimmung bei globalen Initiativen sicherzustellen.
• Event- & Projektverantwortung: Durchführung hochsichtbarer Veranstaltungen, von einwöchigen unternehmensweiten Hackathons bis hin zu lokalen Team-Offsites (Verwaltung von Standort, Menü und Logistik). Leitung kleiner bis großangelegter Projekte, einschließlich Raumverwaltung und Nachverfolgung der Mitarbeiterzahl.
• Finanzielle Verantwortung: Verwaltung von Team-Budgets, Reisen und Ausgaben auf Führungsebene. Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und logistischen Aspekten von Konferenzen.
• Strategische Kommunikation: Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teams in Berlin/Warschau und globalen Stakeholdern. Verantwortung für Agenden für All Hands und Offsites sowie Entwurf transparenter interner Kommunikation (Newsletter, Besprechungsnotizen, Nachverfolgung von Aktionspunkten).

Was Sie benötigen:

• Erfahrung: Bachelor-Abschluss und 4+ Jahre relevante Berufserfahrung in direkter Unterstützung von Führungskräften, Programm-/Projektmanagement.
• Sprachen: Gute Englischkenntnisse sind für die globale Zusammenarbeit erforderlich. Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch sind entscheidend für die Interaktion mit lokalen Anbietern, Logistik im Büro Berlin und regionalen Stakeholdern.
• Agilität: Nachgewiesene Fähigkeit, die Zeit effizient zu verwalten und mehrere Stakeholder in einer extrem schnelllebigen Umgebung zu priorisieren.
• Problemlösung: Erfahrung in der Identifizierung betrieblicher Lücken und der Initiierung der Systeme oder Programme, die erforderlich sind, um diese zu schließen.
• Präzision: Extreme Aufmerksamkeit für Details, hochorganisiert und reaktionsschnell.
• Kommunikation: Sehr starke zwischenmenschliche, verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten; komfortabel im Umgang mit allen Managementebenen, Anbietern und Kunden.
• Technikaffinität: Hohe Kompetenz mit modernen Kollaborationstools und schnelle Auffassungsgabe neuer interner Systeme, Erfahrung mit KI-Agenten ist von Vorteil.
• Kultur: Eine Leidenschaft für die Snowflake-Kultur - jemand, der unsere Werte lebt und „den Kunden an erste Stelle setzt“, während er „integritätsbewusst handelt“.
• Flexibilität: Fähigkeit, sich schnell ändernden Prioritäten anzupassen und die Anforderungen Ihrer Führungskräfte vorherzusehen.

Snowflake wächst schnell, und wir skalieren unser Team, um unser Wachstum zu ermöglichen und zu beschleunigen. Wir suchen Menschen, die unsere Werte teilen, gewöhnliches Denken herausfordern und das Tempo der Innovation vorantreiben, während sie eine Zukunft für sich selbst und Snowflake aufbauen.