Office Manager

Bei Sobi bringt jede Person ihre einzigartigen Talente ein, um im Team einen Unterschied zu machen. Wir sind bestrebt, innovative Therapien zu entwickeln und bereitzustellen, um das Leben von Menschen mit einer seltenen Krankheit zu verbessern.

Hier sind einige Gründe, unserem Team beizutreten:

• Wettbewerbsfähige Vergütung für Ihre Arbeit
• Betonung der Work-Life-Balance
• Kollaborative und teamorientierte Umgebung
• Chancen für berufliches Wachstum
• Diversität und Inklusion
• Positiver Einfluss zur Unterstützung von Patienten mit ultrararen Krankheiten, die lebensrettende Behandlungen benötigen

Verantwortlichkeiten:

• Verantwortlich für das Management von Besprechungen und Einrichtungen, einschließlich der Einrichtung und Koordination von Besprechungsräumen.
• Verantwortlich für die Ausstattung der Mitarbeiter und die Arbeitsplatzgestaltung, einschließlich Hardwareinstallation und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Unterstützung des Flottenmanagements in enger Zusammenarbeit mit HR und dem Flottenmanager.
• Bestellung und Verwaltung des Inventars von Hardware, Computern, Mobiltelefonen und Büromaterial.
• Koordination aller technischen Anforderungen für reibungslose Büro- und Besprechungsabläufe, einschließlich Internet, Strom und verwandter Infrastruktur.
• Erster Ansprechpartner für externe Dienstleister und Anbieter, wie Telekommunikationsanbieter, Büromateriallieferanten, Reinigungsdienste und Immobilienverwaltung.
• Proaktive Unterstützung und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für das obere Management und Mitarbeiter in allen büro- und betriebsbezogenen Angelegenheiten.
• Verwaltung eingehender Anrufe und erster telefonischer Kontakt.
• Begrüßung und Unterstützung von Besuchern als erster Ansprechpartner am Empfang, um hervorragende Gastfreundschaft zu gewährleisten.
• Sicherstellung einer nahtlosen telefonischen Erreichbarkeit für Kunden und andere Anrufer.
• Bearbeitung eingehender und ausgehender Post, Verwaltung von Dokumenten und Pflege von Kassenaufzeichnungen.
• Koordination und Management von Auftragnehmern, Handwerkern und externen Dienstleistern.
• Allgemeine Büroverwaltungsaufgaben, einschließlich der Sicherstellung, dass das Büro mit Verbrauchsmaterialien (Milch, Kaffee, Tee, Büromaterial) vollständig ausgestattet ist und eine professionelle und einladende Büroumgebung aufrechterhalten wird.
• Beschaffung von Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien, einschließlich Einholung von Angeboten, Kostenberechnungen, Bestellungen und Rechnungsprüfung.
• Management von Sonderprojekten, wie die Organisation und Ausstattung neuer Arbeitsplätze, Büro- und Gebäudebeschilderung sowie Gestaltung und Layout des Büro-/Empfangsbereichs.
• Organisation interner Veranstaltungen, wie der jährlichen Sommerparty und anderer Unternehmensfunktionen.
• Unterstützung von Initiativen zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz in enger Zusammenarbeit mit HR.
• Leitung und Unterstützung von Ad-hoc-Projekten innerhalb des Office- und Operations-Managements.

Sprachen: Deutsch auf Muttersprachenniveau und geschäftsfließendes Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Qualifikationen:

• Mehrere Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder im operativen Bereich.
• Starke organisatorische und multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer serviceorientierten Denkweise.
• Nachgewiesene Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv über Teams hinweg zu kollaborieren.
• Starke Projektkoordination und Eventmanagementfähigkeiten.
• Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Erfahrung mit Bürotechnologie, Hardwarebeschaffung und IT-Einarbeitungsprozessen.
• Kenntnisse im Facility Management und in den Betriebsabläufen.

Alle Sobi-Mitarbeiter müssen Verhaltensweisen zeigen, die mit den Kernwerten von Sobi übereinstimmen: Fürsorge, Ehrgeiz, Dringlichkeit, Eigenverantwortung und Partnerschaft.