Human Resources - Administrative Assistant for the medical services (M/F)

Sofitex Talent Recruitment, fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Pour l'un de nos clients, une institution européenne située à Luxembourg Kirchberg, Sofitex Talent recherche actuellement un Assistant Administratif en Ressources Humaines pour les services médicaux (M/F).

Responsabilités :

• Vérifier les listes de voyageurs et signaler le personnel ayant voyagé sans autorisation médicale si nécessaire.
• Soutenir le bon classement des dossiers médicaux.
• Gérer l'archivage et la conservation des données OHS (et, selon la capacité, pour l'administration des avantages).
• Obtenir et stocker les dossiers pour l'évaluation pré-emploi.
• Récupérer les dossiers physiques de l'archive sur site de l'OHS.
• Effectuer des vérifications de conservation des données.
• Évaluer et nettoyer l'inventaire des dossiers physiques.
• Recevoir et diriger les visiteurs en personne vers les médecins et infirmiers de santé au travail.
• Transitionner la planification des rendez-vous vers un modèle autogéré utilisant MS Bookings.
• Surveiller la boîte aux lettres OHS et s'assurer que chaque e-mail est traité dans un délai raisonnable, généralement 24 heures.

Profil :

• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Expérience dans la santé au travail, les RH et/ou la gestion d'informations confidentielles, y compris la familiarité avec le RGPD, serait un avantage.
• Capacité à s'auto-organiser.
• Expérience dans l'optimisation des flux de processus et/ou l'IA serait un plus.
• Capacité à maintenir la confidentialité est obligatoire.
• Orienté vers les détails, garantissant l'exactitude des rapports de données.
• Familiarité avec Excel pour suivre les progrès de l'archivage.
• Excellente connaissance de l'anglais écrit et parlé, de préférence avec une bonne maîtrise du français.

Compétences :

• Assure la responsabilité : Se tient responsable, ainsi que les autres, pour respecter les engagements.
• Collabore : Établit des partenariats et travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs.
• Cultive l'innovation : Crée de nouvelles et meilleures façons pour l'organisation d'être réussie.
• Conduit les résultats : Atteint systématiquement des résultats, même dans des circonstances difficiles.
• Instille la confiance : Gagne la confiance des autres par l'honnêteté, l'intégrité et l'authenticité.

Ceci est une opportunité pour un contrat initial de 2 mois, avec des extensions possibles par la suite. Le salaire varie entre 3900 EUR et 4400 EUR brut par mois, selon l'expérience.