Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Ablauf in der Verwaltung und unterstütze das Team bei spannenden Projekten.
- Unternehmen: Sogema Software, ein führender Anbieter für smarte Softwarelösungen in der Schweiz.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Arbeitsmittel und Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und einem motivierten Team.
- Warum dieser Job: Nutze deine organisatorischen Fähigkeiten und arbeite in einem abwechslungsreichen Umfeld mit direktem Einfluss.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in ähnlicher Funktion und sehr gute Sprachkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Du möchtest nicht nur dein kaufmännisches Wissen, dein Organisationstalent und Vorliebe fürs Schreiben sowie deine guten Sprachkenntnisse täglich einsetzen? Ist deine Passion der kaufmännische Bereich, du liebst ein vielseitiger Job, in einem dynamischen Team, wo du deine Kenntnisse fortlaufend erweitern und vertiefen kannst? Dann ist diese Rolle wie für dich gemacht.
Sogema Software ist ein führender Schweizer Anbieter für smarte Softwarelösungen im Enteprise Asset, Facility-, und Immobilien Management. Wir verbinden Technik, Wirtschaft und IT zu ganzheitlichen, praxisnahen Lösungen für unsere Kunden in Industrie, öffentlichen Institutionen und Dienstleistungsunternehmen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, selbständige und organisationsstarke Persönlichkeit.
Deine Aufgaben
- Verantwortung für die Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz
- Betreuung der zentralen Geschäftsmailbox
- Empfang und Betreuung von Kunden, Partnern und Gästen
- Termin- und Kalenderkoordinationen
- Organisation von Sitzungen, Workshops, Kundenbesuchen und Firmenevents
- Verwaltung von Büromaterial, Marketingmaterial und Infrastruktur
- Pflege und Organisation von Projekt- und Geschäftsdokumentationen
- Administrative und organisatorische Entlastung der Projektleiter
- Bearbeitung von Sonderaufgaben und internen Projekten
- Unterstützung bei internen Optimierungs- und Digitalisierungsinitiativen
- Unterstützung des Vertriebsteams bei Offerten und Ausschreibungen
- Pflege von CRM- und Kundendaten
- Unterstützung bei Marketingkampagnen und Events
- Mitarbeit bei der Erstellung von Social-Media-Beiträgen und Content
- Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite
- Unterstützung im Produkt- und Employer Branding
- HR-Administration entlang des gesamten Employee Life Cycles
- Unterstützung bei Rekrutierungen und Bewerbermanagement
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Bestätigungen und Zeugnissen
- Verwaltung von Ferien-, Abwesenheits- und Personaldaten
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
- Koordination von Weiterbildungen und Personalunterlagen
- Kontierung, Erfassung und Prüfung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen nach dem KMU-Kontenplan und Zahlungen erfassen (ca. ½ Tag im Monat)
- Monatliche Fakturierung von Projekten, Lizenzen und Dienstleistungen (ca. 2 Tage im Monat)
Das bringst du mit
- Kaufmännische Grundausbildung EFZ und betriebswirtschaftliche Weiterbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, in einem KMU, im IT-Bereich, Ingenieurbüro oder Beratungsunternehmen, welche im Projektbusiness tätig ist
- Versiert in der Kontierung von Lieferantenrechnungen und der HR-Administration
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, ERP und KI-Apps
- Stilsicheres Deutsch C2, Französisch C1 und Englisch C1 Kenntnisse werden täglich angewendet
- Selbständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
- Hohe Dienstleistungsorientierung und Organisationsgeschick
- Affinität für digitale Systeme und moderne Arbeitsprozesse
Das bieten wir
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Funktion
- Breites Aufgabenspektrum mit viel Eigenverantwortung
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Moderne Arbeitsmittel und flexible Arbeitszeiten
- Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
- Ein motiviertes und kollegiales Team
- Zentral gelegener Arbeitsplatz
Du willst dich im kaufmännischen Bereich in einem dynamischen KMU tagtäglich in den obengenannten Bereichen in drei Sprachen einbringen und etwas bewirken? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Wir wenden uns an alle. Wir leben Diversität, lieben international und sind gegen jegliche Diskriminierung.
Office ManagerIn Business Operations (70–100%) (a) Arbeitgeber: Sogema Software
Sogema Software ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, dein kaufmännisches Wissen und Organisationstalent in einem dynamischen Team einzubringen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, modernen Arbeitsmitteln und einem breiten Spektrum an Entwicklungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen nicht nur deine berufliche Weiterentwicklung, sondern auch eine positive und kollegiale Arbeitsatmosphäre. Zudem liegt der Arbeitsplatz zentral, was die Erreichbarkeit erleichtert und den Austausch mit Kunden und Partnern fördert.
