Office & Finance Manager (m/f/d)

Teilzeit, 20 Std./Woche: das organisatorische und finanzielle Rückgrat eines wachsenden Soil-Intelligence-Startups in Hamburg.

Standort: Hamburg (vor Ort) · Umfang: 20 Std./Woche, unbefristet · Beginn: nach Vereinbarung

Gesunder Boden ist die Grundlage für unsere Ernährung und unser Klima, und bei Soilytix machen wir aus dem, was in ihm lebt, Wissen, mit dem die Landwirtschaft handeln kann.

Für unser wachsendes Team in Hamburg suchen wir jemanden, der das Büro am Laufen hält und unsere Finanzen im Griff behält, damit die Wissenschaft schnell vorankommt.

• Deine Aufgaben Büro & Organisation
• Du hältst den täglichen Bürobetrieb am Laufen und koordinierst unsere Dienstleister
• Du organisierst das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen von A bis Z
• Du koordinierst Reisen und Team-Events und empfängst unsere Gäste
• Finanzen & Buchhaltung
• Du erfasst und überwachst Eingangs- und Ausgangsrechnungen, behältst Zahlungsfristen im Blick und verfolgst offene Posten nach
• Du bearbeitest Spesen und Reisekosten
• Du bereitest Unterlagen vor und stimmst dich mit unserem externen Steuerberater ab, in Lexware
• Personal & Administration
• Du unterstützt die Personaladministration (Verträge, Unterlagen, Abstimmung mit der Lohnabrechnung)
• Du gehst vertraulich mit sensiblen geschäftlichen und personenbezogenen Informationen um
• Das bringst du mit
• Erfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren Rolle, idealerweise in einem Startup
• Sicherer Umgang mit Zahlen und praktische Erfahrung in der Erfassung von Rechnungen, Spesen oder in der vorbereitenden Buchhaltung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine eigenständige, strukturierte Arbeitsweise
• Fließendes Deutsch und gutes Englisch für unser internationales Team
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; Erfahrung mit Lexware oder einer ähnlichen Software ist ein Plus
• Das bieten wir
• Eine zentrale, sichtbare Rolle im Herzen eines wachsenden Deep-Tech-Startups
• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche und flexibler Zeiteinteilung
• Ein internationales Team, kurze Entscheidungswege und ein modernes Büro in Hamburg

Part-time, 20 hrs/week: the organisational and financial backbone of a growing soil-intelligence startup in Hamburg.

Location: Hamburg (on-site) · Scope: 20 hrs/week, permanent · Start: by arrangement

Healthy soil is the foundation of the food we grow and the climate we depend on, and at Soilytix we turn what lives in it into intelligence that agriculture can act on.

As we grow our team in Hamburg, we are looking for someone to keep the office running and our finances in order, so the science can move fast.

What you will do Office & operations

• Keep day-to-day office operations running and coordinate our service providers
• Organise onboarding for new colleagues end to end
• Coordinate travel and team events, and welcome our guests
• Finance & bookkeeping
• Track incoming and outgoing invoices, monitor payment deadlines, and follow up on overdue accounts
• Process expenses and travel costs
• Prepare documents for and liaise with our external tax accountant, working in Lexware
• People & administration
• Support HR administration (contracts, records, coordination with payroll)
• Handle sensitive commercial and personnel information with full discretion

What you bring

• Experience in office management, team assistance, or a comparable role, ideally in a startup
• Confidence with numbers and hands-on experience tracking invoices, expenses, or pre-accounting
• Strong organisational skills and an independent, structured way of working
• Fluent German and solid English for our international team
• Comfortable with Microsoft 365; experience with Lexware or a similar tool is a plus

What we offer

• A central, visible role at the heart of a growing deep-tech startup
• A permanent part-time position, 20 hours per week, with flexibility around your schedule
• An international team, short decision paths, and a modern office in Hamburg