Head of Reception

Ein guter Tag im Studio fühlt sich einfach an: Patienten werden namentlich begrüßt, der Zeitplan hält, niemand wartet unnötig, das Team arbeitet ruhig und fokussiert. Diese Leichtigkeit ist kein Zufall – es ist Ihre Arbeit. Sie halten den operativen Motor des Studios am Laufen: Empfang, Terminplanung, Patientenfluss, Abrechnung, Technik und Systeme. Wenn alles reibungslos läuft, bemerkt es niemand. Genau darin liegt das Handwerk – und der Standard.

Ihr wichtigstes Werkzeug ist nicht ein Stück Software, sondern Ihr Team. Sie helfen dabei zu entscheiden, wer hierher passt, machen neue Kollegen in ihrer Rolle sicher, entwickeln sie weiter und halten die Crew zusammen – auch an Tagen, an denen es hektisch wird. Und weil eine Praxis nur gute Arbeit leisten kann, wenn sie finanziell gesund ist, gehört das auch zu Ihrem Aufgabenbereich: Als Teil des Führungsteams steuern Sie die Auslastung, Abrechnung und Fristen.

Die Rolle ist absichtlich in zwei Hälften geteilt, und das macht sie interessant. In der einen Hälfte Ihrer Zeit sind Sie selbst am Empfang: Sie sehen die Engpässe, bevor sie in einer Statistik auftauchen, und Ihr Team sieht in Ihnen, was der Standard ist. Die andere Hälfte gehört den Dingen, für die im Tagesgeschäft nie Zeit bleibt – Prozesse schärfen, die Zahlen verstehen, Ihr Team entwickeln, Ideen in die Praxis umsetzen, die morgen den Unterschied machen.

Was Sie besitzen:

• Die Erfahrung: Wie sich ein Besuch bei Somana anfühlt – vom ersten Telefonat bis zum Abschied an der Tür. Sie setzen den Standard und leben ihn.
• Das Team: Auswahl, Einarbeitung, Entwicklung, Schichten, Urlaub und Vertretung. Sie führen die Gespräche mit den Mitarbeitern; die formelle Entscheidung wird gemeinsam mit dem Head of Studio getroffen.
• Der Alltag: Termine, Warteliste, wiederkehrende Buchungen, Lücken und No-Shows. Sie sorgen dafür, dass unsere Kapazität die Menschen erreicht, die sie benötigen.
• Das Geld: Rezepte und Fristen, gesetzliche Krankenversicherung (GKV) Kollektivabrechnung, Rückforderungen (Retaxationen), Selbstzahler, ausstehende Forderungen, Bargeldverwaltung.
• Das Studio: Prozesse in Theorg und Doctolib, die Technik und Systemadministration des Studios, Bestellungen, Datenqualität. Bei Beschwerden und Eskalationen sind Sie der erste Ansprechpartner.

Wie Erfolg aussieht: Nach 6 Monaten kommen die Patienten zurück, empfehlen uns weiter und die Auslastung ist gestiegen. Ihr Team meistert den Tag, auch wenn Sie nicht da sind. Das Therapie-Team konzentriert sich auf die Therapie, nicht auf die Organisation.

Für wen dieser Job geeignet ist: Sie kümmern sich tatsächlich darum, wie es den Menschen geht, die zu uns kommen. Sie merken sich Namen, Geschichten und wer nach einer Operation wieder Treppen steigen wollte. Sie möchten ein Team aufbauen und leiten, nicht verwalten. Menschen besser zu machen, bereitet Ihnen mehr Freude, als alles selbst zu erledigen. Sie denken kommerziell, ohne dazu aufgefordert zu werden: Sie behalten die Auslastung, Einnahmen und Kosten im Auge, denn das bestimmt, wie vielen Menschen wir helfen können und wie weit dieses Team wachsen kann. Sie sind bereit, die GKV-Abrechnung im Bereich Physiotherapie/Rehabilitation von Grund auf zu lernen: Rezepte, Fristen, Rückforderungen. Wenn Sie es bereits wissen, umso besser. Sie bleiben freundlich und ruhig, auch am dritten vollen Tag hintereinander, und bringen Kritik direkt zur Person, anstatt eine Stimmung im Team zu verbreiten. Sie möchten führen und dennoch selbst am Empfang stehen. Beides – nicht eines als Preis für das andere.

Dieser Job ist nicht für Sie, wenn: Sie suchen eine reine Führungsrolle ohne Schichtarbeit. Abrechnung, Fristen und Zahlen sind für Sie ein lästiges Nebenproblem. Sie möchten Entscheidungen lieber nach oben schieben, als sie selbst zu treffen. Sie möchten aus Prinzip keine Spätschichten vermeiden. Sie benötigen klare Anweisungen, um zu ändern, wie die Dinge laufen. Hier bauen Sie sie selbst.

Was Sie bei uns finden:

• Eine Rolle mit echtem Gewicht: Der operative Kern des Studios liegt bei Ihnen. Prozesse, Standards und Arbeitsabläufe gehören Ihnen, solange die Ergebnisse stimmen.
• Aufbau statt Verwaltung: Wir sind ein junges Studio. Sie erben keine etablierten Strukturen – Sie bauen sie auf, einschließlich Ihres Teams.
• Ein Weg nach vorne: Wir wachsen und fördern von innen. Wer diese Rolle ausfüllt, ist die offensichtliche Person für mehr Verantwortung.
• Unterstützung: Ein Führungsteam mit klaren Linien, kurzen Wegen zur Geschäftsführung und Unterstützung von HQ bei Rekrutierung, Verträgen und IT.
• Eine Umgebung, die Sie gesund hält: Ein neu gebautes Gesundheitsstudio, hochwertige Ausstattung, Getränke, und Sie sind herzlich eingeladen, unser Trainings- und Wellnessangebot selbst zu nutzen.

Vorteile mit echtem Wert: Sie erhalten ein Vorteilsbudget von bis zu 160 € pro Monat, das Sie steuerfrei nach Ihren Wünschen ausgeben können. Optionen umfassen: Essenszulage (110 €): Bis zu 6,90 € pro Tag für Ihre Mahlzeiten. Urban Sports Club (49 €): Zugang zu Training in ganz Deutschland – Yoga, Fitness, Schwimmen, Tanz und mehr.