Head of Reception

Ein guter Tag im Studio fühlt sich leicht an: Patient:innen werden mit Namen begrüßt, die Termine passen, niemand wartet unnötig, das Team arbeitet ruhig und konzentriert. Dass sich das leicht anfühlt, ist kein Zufall – es ist deine Arbeit.

Du hältst den operativen Motor des Studios: Empfang, Terminplanung, Patientenfluss, Abrechnung, Technik und Systeme. Läuft es rund, merkt es niemand. Genau darin liegt die Kunst – und der Anspruch.

Dein wichtigstes Werkzeug dafür ist kein Tool, sondern dein Team. Du entscheidest mit, wer zu uns passt, machst neue Kolleg:innen sicher in ihrer Rolle, entwickelst sie weiter und hältst die Truppe zusammen – auch an den Tagen, an denen es voll wird.

Und weil eine Praxis nur dann gute Arbeit machen kann, wenn sie wirtschaftlich gesund ist, gehört auch das zu deiner Verantwortung: Als Teil des Leadership-Teams steuerst du Auslastung, Abrechnung und Fristen. Die Rolle ist bewusst zweigeteilt, und das ist das Spannende daran. Die eine Hälfte deiner Zeit stehst du selbst an der Rezeption: Du siehst die Engstellen, bevor sie in einer Statistik auftauchen, und dein Team sieht an dir, welcher Standard gilt. Die andere Hälfte gehört den Dingen, für die im Tagesbetrieb nie Zeit ist – Prozesse schärfen, Zahlen verstehen, dein Team weiterentwickeln, Ideen umsetzen, die morgen den Unterschied machen.

Deine Aufgaben

• Das Erlebnis: Wie sich ein Besuch bei Somana anfühlt – vom ersten Anruf bis zum Abschied an der Tür. Du setzt den Standard und lebst ihn vor.
• Das Team: Auswahl, Einarbeitung, Entwicklung, Schichten, Urlaub und Vertretung. Personalgespräche führst du, die formale Entscheidung fällt gemeinsam mit dem Head of Studio.
• Der Alltag: Termine, Warteliste, Serienplanung, Lücken und No-Shows. Du verantwortest, dass unsere Kapazität bei den Menschen ankommt, die sie brauchen.
• Das Geld: Verordnungen und Fristen, GKV-Sammelabrechnung, Retaxationen, Selbstzahler, offene Posten, Kasse.
• Das Studio: Prozesse in Theorg und Doctolib, Technik und Systemadministration des Studios, Bestellungen, Datenqualität. Bei Beschwerden und Eskalationen bist du die erste Instanz.

So sieht Erfolg nach 6 Monaten aus

• Patient:innen kommen wieder, empfehlen uns weiter, und die Auslastung ist gestiegen.
• Keine Verordnung läuft unbemerkt ab, keine Frist wird versäumt.
• Dein Team trägt den Tag auch dann, wenn du nicht da bist.
• Das Therapieteam beschäftigt sich mit Therapie, nicht mit Organisation.

Für wen dieser Job passt

• Dir ist es nicht gleichgültig, wie es den Menschen geht, die zu uns kommen. Du erinnerst dich an Namen, Geschichten und daran, wer nach der OP wieder Treppen steigen wollte.
• Du willst ein Team aufbauen und führen, nicht verwalten. Menschen besser zu machen, macht dir mehr Freude als alles selbst zu erledigen.
• Du denkst wirtschaftlich, ohne dass es dir jemand sagen muss: Auslastung, Umsatz und Kosten hast du im Blick, weil davon abhängt, wie vielen Menschen wir helfen und wie weit dieses Team wachsen kann.
• Du bist bereit, dich vollständig in die GKV-Abrechnung im Heilmittelbereich einzuarbeiten: Verordnungen, Fristen, Retaxationen. Wenn du das schon kannst, umso besser.
• Du bleibst auch am dritten vollen Tag in Folge freundlich und ruhig, und Kritik bringst du direkt bei der Person an, statt Stimmung im Team zu verteilen.
• Du willst führen und trotzdem selbst am Empfang stehen. Beides, nicht das eine als Preis für das andere.
• Erfahrung im Praxismanagement, an einer Rezeption oder im Front Office (Praxis, Klinik, MVZ, Hotellerie) hilft dir, ebenso Theorg oder Doctolib – Voraussetzung ist beides nicht. Zeig uns auf deine Weise, dass du diese Verantwortung tragen willst.

Diese Rolle ist nichts für dich, wenn

• du eine reine Führungsrolle ohne Schichtdienst suchst.
• Abrechnung, Fristen und Zahlen für dich lästige Nebensache sind.
• du Entscheidungen lieber nach oben gibst, als sie zu treffen.
• du Spätschichten grundsätzlich vermeiden möchtest.
• du klare Vorgaben brauchst, um Abläufe zu verändern. Hier baust du sie selbst.

Das findest du bei uns

• Eine Rolle mit echtem Gewicht: Der operative Kern des Studios liegt bei dir. Prozesse, Standards und Abläufe gehören dir, solange das Ergebnis stimmt.
• Aufbau statt Verwaltung: Wir sind ein junges Studio. Du erbst keine gewachsenen Strukturen, du baust sie – inklusive deines Teams.
• Ein Weg nach vorne: Wir wachsen und besetzen intern. Wer diese Rolle ausfüllt, ist die naheliegende Person für mehr Verantwortung.
• Rückhalt: ein Leadership-Team mit klaren Schnitten, kurze Wege zur Geschäftsführung und Unterstützung aus dem HQ bei Recruiting, Verträgen und IT.
• Ein Umfeld, das dich gesund hält: neu gebautes Gesundheitsstudio, hochwertige Geräte, Getränke, und du darfst unsere Trainings- und Wellnessangebote selbst nutzen.

Benefits mit echtem Mehrwert

Du erhältst von uns bis zu 160 € Benefits-Budget pro Monat, welches du individuell steuerfrei einsetzen kannst. Du kannst unter anderem aus folgenden Angeboten wählen:

• Deutschlandticket (59 €): Wir übernehmen dein Monatsticket für den ÖPNV.
• Essenszuschuss (110 €): Bis zu 6,90 € pro Tag für deine Mahlzeiten.
• Urban Sports Club (49 €): Zugang zu deutschlandweitem Training – Yoga, Fitness, Schwimmen, Tanz etc.
• und noch viel mehr.