High Agency Executive & Personal Assistant (German) - 61114189087

Standort: Globaler Suchprozess mit B2 Deutschkenntnissen (Italienisch ist eine 2. Präferenz).

Arbeitszeiten: 9 Uhr - 15 Uhr, ungefähr 20 Stunden pro Woche (Teilzeit), mit seltenen Wochenendaufgaben von etwa 2 Stunden.

Wachstum: Die Möglichkeit, auf Vollzeit (40 Stunden pro Woche) zu skalieren, wenn der Kandidat gut zur Organisation passt und proaktiv mehr Aufgaben übernehmen kann.

Vergütung: 1.300 USD/Monat (abhängig von Erfahrung, Modellaufbau und endgültigen Stundenverpflichtungen).

Duale Rollenkompatibilität: Wenn Teilzeit eingestellt, darf der Kandidat eine weitere Teilzeitstelle innehaben, sofern dies die Reaktionsraten, Verfügbarkeit oder die Fähigkeit, dringende Anfragen zu priorisieren, nicht beeinträchtigt.

Rollenübersicht

Dies ist eine hochdynamische hybride Rolle als High Agency Executive und Personal Assistant (EA/PA), die einen unternehmerischen Vorgesetzten unterstützt, der ein vielfältiges Portfolio verwaltet, einschließlich eines Family Offices, einer gemeinnützigen Stiftung, privater Investitionen und eines privaten Weinguts in Italien. Anstatt eine Liste statischer, sich wiederholender Aufgaben auszuführen, agieren Sie als "zweites Gehirn" und proaktiver Problemlöser.

Hauptverantwortlichkeiten

• Betriebs- & Lebensstilmanagement
• Komplexe Reise- & Reiseplanung: Über Standardbuchungen hinausgehen. Wenn der Vorgesetzte in eine Stadt reist, planen Sie strategisch seinen Zeitplan, koordinieren Besprechungsorte, verwalten Restaurant-/Unterhaltungsreservierungen basierend auf seinen Vorlieben und kümmern sich um logistische Aspekte (z.B. Nähe und Timing).
• Persönlicher Concierge & lokale Kontakte: Koordinieren Sie persönliche und haushaltsbezogene Logistik, die direkte Kontakte zu Anbietern, Mechanikern oder Dienstleistern erfordert.
• Sonderprojekte: Recherchieren, beschaffen und koordinieren Sie einzigartige Aufgaben, wie das Finden und Prüfen von Oldtimern, das Recherchieren von Lifestyle-Dienstleistungen oder das Verwalten von Airbnb-/Gastgewerbebuchungen nach strengen Qualitätskriterien.

• Unterstützung für Unternehmen & Family Office
• Vielseitige Portfolio-Unterstützung: Administrative Unterstützung im Family Office des Vorgesetzten, bei der bevorstehenden gemeinnützigen Stiftung und den Projekten seiner Frau.
• Leichte Finanzverwaltung: Unterstützung bei grundlegenden Strukturen, Rechnungsstellung, Buchhaltungskoordination und grenzüberschreitenden Projektunterlagen nach Bedarf.
• Koordination des Weinguts: Unterstützung bei ad-hoc administrativen oder marketingbezogenen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Weingut des Vorgesetzten in Italien.

Wesentliche Anforderungen & Qualifikationen

• Sprachkenntnisse (kritisch)
• Deutsch (mindestens B2-Niveau): Entscheidend für die tägliche Koordination. Sie müssen bereit sein, das Telefon zu nehmen, um traditionelle, lokale Unternehmen oder Mechaniker in Deutschland anzurufen, die möglicherweise kein Englisch sprechen. (Native proficiency ist nicht erforderlich, aber konversationelle Leichtigkeit ist notwendig).
• Italienisch (sehr wünschenswert): Kenntnisse in Italienisch sind ein großes Plus, um bei der Verwaltung von Anbietern und Operationen für das Grundstück und das Weingut in Italien zu helfen.
• Englisch: Fließendes schriftliches und gesprochenes Englisch für die direkte Kommunikation mit dem Vorgesetzten.

• Kernkompetenzen & Denkweise
• Proaktive "Zweites Gehirn"-Fähigkeit: Sie warten nicht auf Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Sie können eine unstrukturierte Ideenansammlung aufnehmen, einen Rahmen darum herum aufbauen und ihn von Anfang bis Ende umsetzen.
• Hohe autonome Motivation: Sie besitzen das kritische Denken, um die nächsten Schritte im Voraus zu sehen und Empfehlungen zu geben, anstatt offene Fragen zu stellen.
• Anpassungsfähig an Geschmack: Sie haben ein gutes Auge für Qualität und sind in der Lage, schnell zu lernen, zu internalisieren und den persönlichen Stil, die Rangordnungen und ästhetischen Vorlieben des Vorgesetzten anzuwenden (z.B. Gastfreundschaft, Essen, Lebensstil).
• Einfallsreich & "Hungrig": Einstellung und kulturelle Passung sind viel wichtiger als jahrzehntelange Berufserfahrung. Wir begrüßen sehr ehrgeizige, leistungsstarke Personen, die bereit sind, innerhalb eines facettenreichen Ökosystems zu lernen und zu wachsen.