Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere spannende Projekte und sorge dafür, dass alles reibungslos läuft.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team und flexiblen Arbeitsmodellen.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Gesundheitsleistungen und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem schnelllebigen und unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Gestalte den Erfolg von Projekten und arbeite in einem abwechslungsreichen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Projektkoordination und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Standort: Eastern Time Zone (Remote/Hybrid)
Abteilung: Operations
Berichtet an: Relationship Manager
Anstellungsart: Vollzeit
Überblick
Ein hochorganisierter, proaktiver und detailorientierter Projektkoordinator wird benötigt, um die täglichen Logistik von Kundenprojekten von der Planung bis zum Abschluss zu verwalten. Dies ist eine kundenorientierte Rolle, die entscheidend dafür ist, Projekte auf Kurs zu halten, indem Anbieter koordiniert, Lieferbestellungen verwaltet, mit dem Gebäudemanagement kommuniziert und die Bedürfnisse der Kunden unterstützt werden. Der ideale Kandidat ist ein ausgezeichneter Kommunikator, ein Problemlöser und gedeiht in einem schnelllebigen Umfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht.
Hauptverantwortlichkeiten
- Projektvorbereitung
- Überprüfung bevorstehender Projekte und Sicherstellung, dass alle Anbieter- und Lieferbedürfnisse identifiziert sind
- Anforderung von Anforderungen des Gebäudemanagements und COI-Mustern für jedes neue Projekt
- Einreichung von Anfragen für Versicherungszertifikate (COI) bei Anbietern oder internen Versicherungsvertretern
- Einreichung von COIs beim Gebäudemanagement und Verfolgung von Genehmigungen
- Reservierung von Aufzügen für Projektdaten über das Gebäudemanagement, Hausmeister oder Empfang
- Anbieterkoordination
- Beschaffung qualifizierter lokaler Anbieter in neuen Märkten basierend auf festgelegten Standards
- Anforderung von Angeboten und Bestätigung von Dienstleistungen mit einer Vielzahl von Anbietern
- Aufrechterhaltung der Kommunikation mit allen Anbietern während der gesamten Projektdauer
- Verfolgung der Zeitpläne der Anbieter und Sicherstellung, dass die Dienstleistungszeiträume mit dem Projektplan übereinstimmen
- Liefermanagement
- Bestellung aller notwendigen Verpackungsmaterialien, Schutzausrüstungen und Spezialartikel
- Koordination von Abholungen im Geschäft oder Sendungen direkt an Kundenstandorte
- Überwachung der Lieferbestände und Anpassung der Bestellungen basierend auf den Projektbedürfnissen
- Verfolgung und Berichterstattung aller Lieferkäufe auf dem Ausgabenverfolgungsblatt jedes Projekts
- Dokumentation & interne Kommunikation
- Pflege genauer und aktueller Projektunterlagen in Zoho CRM und/oder Zoho Projects
- Hochladen von COIs und Gebäudedokumentationen in Projektdateien
- Kommunikation aller Projektupdates, Anbieterbestätigungen und Anforderungen des Gebäudemanagements an das interne Team
- Protokollierung aller relevanten Kommunikationen und Statusupdates
- Spendenquittungen & Kundenkommunikation
- Nachverfolgung von Anbietern zur Beschaffung von Spendenquittungen nach Abgaben
- Hochladen von Spendenquittungen in die Kundendatei und E-Mail an den Hauptansprechpartner des Kunden
- Verfolgung von Verzögerungen oder fehlenden Dokumentationen und regelmäßige Nachverfolgung
- Tägliche & wöchentliche Aufgaben
- Überprüfung aller aktiven Projekte, um sicherzustellen, dass Anbieter bestätigt und Lieferungen bereit sind
- Nachverfolgung ausstehender COIs, Angebote und Spendenquittungen
- Bestellung von Lieferungen oder Planung von Abholungen mehrmals täglich
- Aktualisierung von Zoho CRM und Benachrichtigung interner Teammitglieder über Fortschritte oder Probleme
- Teilnahme an Teambesprechungen und Bereitstellung von Updates zum Projektstatus
Was Erfolg aussieht
- Interne Teams und Anbieter werden während der gesamten Dauer jedes Kundenprojekts unterstützt
- Alle Anbieter sind vor Beginn jedes Projekts bestätigt und geplant
- COIs und Anforderungen des Gebäudemanagements sind ohne Verzögerung abgeschlossen und abgelegt
- Lieferungen werden rechtzeitig für jedes Projekt geliefert oder abgeholt
- Spendenquittungen und Dankeschön-Geschenke werden umgehend geliefert
Anforderungen
- 3+ Jahre Erfahrung in der Projektkoordination, Büromanagement oder Betriebsabläufen
- Starke organisatorische und kommunikative Fähigkeiten (sowohl telefonisch als auch per E-Mail)
- Komfort mit schnellem Multitasking und Fristenmanagement
- Vertrautheit mit Microsoft Office, CRM-Plattformen (Zoho bevorzugt) und Google Workspace
- Komfort im Umgang mit Anbietern, Gebäudemanager und kundenorientierten Vertretern
Bevorzugt, aber nicht erforderlich
- Erfahrung im Senior Move Management, Umzug oder Haussystemen
- Frühere Arbeit in einer bundesstaatlichen Logistik- oder Servicekoordination
Project Manager Arbeitgeber: Somewhere
Unser Unternehmen ist ein führendes Labor für Verpackungs- und Materialprüfungen, das Herstellern und Produktunternehmen hilft, die Qualität, Sicherheit und Konformität ihrer Produkte sicherzustellen. Wir bieten eine dynamische Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung gefördert werden. Als Sales Development Representative haben Sie die Möglichkeit, aktiv zum Wachstum des Unternehmens beizutragen und Ihre Karriere in einem leistungsorientierten Umfeld mit attraktiven Verdienstmöglichkeiten voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Project Manager erhalten könntest
✨Tip Nummer 1: Nutze lokale Jobmessen
Schau dir lokale Jobmessen an, insbesondere im Bereich Logistik. Hier kannst du direkt mit Unternehmen und Recruitern ins Gespräch kommen, die oft auf der Suche nach neuen Talenten sind. Nimm dir die Zeit, um mit verschiedenen Firmen zu plaudern – das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2: Engagiere dich in Logistik-Communities
Werde aktiv in Online-Communities und Foren, die sich mit Logistik beschäftigen. Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Logistik-Gruppen sind ideal, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Informationen zu sammeln. Vielleicht erfährst du sogar von ungeschriebenen Stellen oder internen Empfehlungen bei Unternehmen wie Somewhere!
✨Tip Nummer 3: Zeige dein Interesse durch Praktika
Falls du noch am Anfang deiner Karriere bist oder wechselst, überlege Praktika bei bekannten Unternehmen in der Logistik-Branche. Viele von ihnen suchen nach frischen Talenten, und ein Praktikum kann oft der Einstieg in eine Vollzeitstelle bei Somewhere sein. Außerdem sammelst du so praktische Erfahrungen und knüpfst erste Kontakte.
✨Tip Nummer 4: Direktbewerbungen sind der Schlüssel
Nutze die Möglichkeit, dich direkt über unsere Webseite bei Somewhere zu bewerben. Oftmals sind die Bewerbungsprozesse für Vollzeitstellen weniger formell und erfordern nicht nur einen Lebenslauf, sondern auch ein authentisches Anschreiben. Zeig, warum du perfekt ins Team passt und bring deine Begeisterung für Logistik rüber!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Project Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine logistischen Fähigkeiten hervor:Im Bereich Logistik ist es wichtig, deine spezifischen Fähigkeiten wie Planung, Organisation und analytisches Denken klar hervorzuheben. Wenn du schon Erfahrung in der Optimierung von Lieferketten oder im Bestandsmanagement hast, teile das unbedingt mit uns in deinem Lebenslauf!
Zeig deine relevanten Qualifikationen:Falls du spezielle Zertifikate oder Schulungen im Bereich Logistik hast, z.B. im Umgang mit Lagerverwaltungssystemen oder besten Praktiken in der Transportlogistik, dann sollten diese nicht nur im Lebenslauf auftauchen, sondern auch in deinem Anschreiben erwähnt werden. Das zeigt uns, dass du dich in diesem Feld weitergebildet hast!
Präsentiere deine praktische Erfahrung:In einem Vollzeitjob in der Logistik ist praktische Erfahrung oft der Schlüssel. Wenn du bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hast, sei konkret und nenne Beispiele für deine Erfolge. Hast du ein Projekt geleitet, das die Effizienz gesteigert hat? Lass uns das wissen!
Sei motiviert und lernbereit:In deinem Anschreiben solltest du deutlich machen, warum du dich für die Logistik interessierst und was du bei Somewhere lernen möchtest. Wir suchen nach Passion und dem Willen, in der Branche zu wachsen – mache das in deiner Bewerbung eindeutig!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Somewhere vorbereitet
✨Mach dich mit den Logistik-Prozessen vertraut
Es ist wichtig, dass du die spezifischen Logistikprozesse und -tools verstehst, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, über Systeme wie SAP oder spezifische Lagerverwaltungstools zu sprechen und wie du diese in deinen vorherigen Erfahrungen eingesetzt hast.
✨Bereite dich auf praktische Tests vor
In vielen Logistik-Interviews kann es praktische Tests oder Fallstudien geben, bei denen du dein Problemlösungs- und Logistikwissen unter Beweis stellen sollst. Mache dich mit typischen Szenarien vertraut, die im täglichen Betrieb auftreten können, und überlege dir, wie du damit umgehen würdest.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
In der Logistik geht es oft ums Teamwork, also sei bereit, Beispiele zu geben, die zeigen, wie gut du im Team arbeiten kannst. Sprich über deine Erfahrungen aus früheren Jobs oder Projekten und wie du Konflikte gelöst oder die Effizienz gesteigert hast.
✨Verstehe die Rolle bei Somewhere
Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen und Chancen, die die Logistik bei Somewhere bietet. Zeige in deinem Gespräch, dass du nicht nur die allgemeine Logistik ansprichst, sondern auch, wie du konkret zur Verbesserung der Prozesse und Abläufe bei Somewhere beitragen kannst.
