Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Back-Office-Operationen und unterstütze das Führungsteam als persönliche Assistenz.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem Portfolio in Immobilien und strategischen Investitionen.
- Vorteile: Marktgerechtes Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hybrid- oder Remote-Arbeitsoptionen je nach Übereinstimmung.
- Warum dieser Job: Sei der Schlüssel zur Effizienz in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld.
- Qualifikationen: 5-7 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und Kenntnisse im Immobilienbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Position: Senior Director of Operations (Back Office) & Personal Assistant
Location: LATAM
Work Schedule: 9am-6pm-EST
Salary: Marktbezogen
Über das Unternehmen
Wir sind eine leistungsstarke, multifunktionale Organisation, die ein Elite-Portfolio von Immobilienunternehmen, strategischen Vermögensinvestitionen und unternehmerischen Unternehmungen überwacht. Angetrieben von Effizienz, moderner Infrastruktur und hohen operativen Standards verwalten wir Wohn- und Gewerbeimmobilien und verfolgen kontinuierlich neue Akquisitionsmöglichkeiten. Wir arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld, in dem Ausführung, extreme Organisation und nahtloses Logistikmanagement von größter Bedeutung sind.
Wir suchen einen hochgradig anspruchsvollen, außergewöhnlich kompetenten und proaktiven Senior Director of Operations (Back Office) & Personal Assistant, der als organisatorischer Anker für unser Führungsteam fungiert.
Rollenübersicht
Dies ist eine duale, hochwirksame Führungs- und Unterstützungsposition. Sie werden als strategischer Partner, Torwächter und operativer Motor für den Geschäftsinhaber fungieren. Auf der Operations-Seite werden Sie das Back-Office-Ökosystem vollständig besitzen – Arbeitsabläufe entwerfen, das Asset-Management-Tracking optimieren und sicherstellen, dass unsere Immobilienportfolios und Geschäftseinheiten mit absoluter Präzision laufen. Auf der Seite des persönlichen Assistenten werden Sie die exekutiven Logistik, das Lifestyle-Management und die kritische Kommunikation mit totaler Diskretion und Geschwindigkeit verwalten.
Rollenart: Vollzeit (Hybrid / Remote-Optionen je nach Abstimmung)
Hauptziel: Vollständige administrative Kontrolle über das Back Office etablieren, den Zeitplan des Eigentümers optimieren und operationale Reibungen beseitigen, bevor sie die Aufmerksamkeit der Führungsebene erreichen.
Wesentliche Verantwortlichkeiten
- Back-Office-Betriebsführung
- Prozess- & Workflow-Architektur: Überprüfen, Erstellen und Pflegen von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für unsere Immobilienunternehmen zur Optimierung der Asset-Onboarding, Transaktionskoordination und des Vendor-Managements.
- Portfolio- & Asset-Tracking: Überwachung der Datenintegrität unserer Immobilienportfolios, Sicherstellung, dass Mietverträge, Dokumentationen, Versicherungsrichtlinien und Unternehmensunterlagen sorgfältig organisiert und aktuell sind.
- Finanzverwaltung: Koordination mit Buchhaltern, Steuerberatern und Rechtsteams zur Optimierung von Forderungen und Verbindlichkeiten, Verfolgung von Projektbudgets und Erstellung operativer Finanzberichte zur Überprüfung durch die Geschäftsführung.
- Lieferanten- & Auftragnehmermanagement: Als primärer Eskalationspunkt für externe Immobilienverwalter, Auftragnehmer, Makler und Rechtsberater fungieren, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und Servicestandards aufrechterhalten werden.
- Exekutive & persönliche Assistenz
- Torwächter- & Kalenderbeherrschung: Verwaltung komplexer, dynamischer beruflicher und persönlicher Kalender. Proaktive Schutz der Zeit des Eigentümers, Priorisierung von wertvollen Meetings und Beseitigung von Terminüberschneidungen.
- Kommunikationsmanagement: Filtern, Priorisieren und Entwerfen von exekutiver Korrespondenz. Reagieren auf kritische E-Mails, Anfragen und eingehende Immobilienangebote mit professioneller Klarheit und Geschwindigkeit.
- Lifestyle- & Logistikkoordination: Überwachung persönlicher Logistik, einschließlich Planung von hochwertigen Reisen, Verwaltung persönlicher Immobilien, Verfolgung der Fahrzeugwartung und spezialisierte administrative Aufgaben im Lifestyle-Bereich.
- Sonderprojekte: Unabhängige Recherche, Analyse und Durchführung strategischer Ad-hoc-Aufgaben, von der Analyse potenzieller Immobilienakquisitionen bis zur Organisation privater Veranstaltungen.
Erforderliche Qualifikationen & Eigenschaften
- Erfahrung: 5–7+ Jahre Erfahrung in der Exekutivbetriebsführung, Projektmanagement oder als leitender Assistent, insbesondere in der Unterstützung von vermögenden Privatpersonen, Führungskräften oder Multi-Entity-Immobilienunternehmen.
- Immobilienkenntnisse: Starke Grundkenntnisse der Betriebsabläufe im Immobilienbereich, Transaktionslebenszyklen und Vermögensdokumentation.
- Technische Beherrschung: Hohe Vertrautheit mit modernen Projektmanagement- und Arbeitsplatztools (z.B. Asana, Notion, ClickUp, Google Workspace, fortgeschrittene CRM-Plattformen und Immobilienverwaltungssoftware).
- Kommunikationsverhalten: Außergewöhnliche mündliche und schriftliche Kommunikation. Sie besitzen einen ruhigen, bestimmenden, aber hochgradig kooperativen Ton und können selbstbewusst mit Premium-Kunden, Partnern und Lieferanten kommunizieren.
- Denkweise & Eigenverantwortung: Tiefgehend einfallsreich, detailverliebt und völlig selbstgesteuert. Sie arbeiten mit einem hohen Maß an emotionaler Intelligenz, Diskretion und einem natürlichen Instinkt, Bedürfnisse vorherzusehen, bevor sie auftreten.
Senior Director of Operations (Back Office) & Personal Assistant | 59120426634 Arbeitgeber: Somewhere
Unser Unternehmen ist ein führendes Labor für Verpackungs- und Materialprüfungen, das Herstellern und Produktunternehmen hilft, die Qualität, Sicherheit und Konformität ihrer Produkte sicherzustellen. Wir bieten eine dynamische Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung gefördert werden. Als Sales Development Representative haben Sie die Möglichkeit, aktiv zum Wachstum des Unternehmens beizutragen und Ihre Karriere in einem leistungsorientierten Umfeld mit attraktiven Verdienstmöglichkeiten voranzutreiben.
