Academic Events Coordinator

Glion Institute of Higher Education, eine Marke der Sommet Education Group, ist eine private Schweizer Institution, die die Zukunft der Ausbildung im Bereich Gastgewerbe und Luxusmanagement an drei Standorten in Glion und Bulle (Schweiz) sowie London (Vereinigtes Königreich) gestaltet.

Werte: Entwicklung, Unterscheidungsmerkmal, gemeinsames Engagement, Offenheit und Dienstleistungsbewusstsein treiben unser Handeln an. Wir bieten ein innovatives, kollaboratives und florierendes Umfeld.

Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung bei der Koordination und Umsetzung akademischer Veranstaltungen und erfahrungsorientierter Aktivitäten (z.B. Masterclasses, Exkursionen, Immersionen) im Einklang mit den institutionellen Prioritäten und Programmneeds.
• Überwachung von Zeitplänen für die Veranstaltungsplanung, Standardarbeitsverfahren und Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit dem Academic Events Officer zur Koordination der Planung und Durchführung von Masterclasses und Branchensitzungen.
• Sicherstellung einer reibungslosen Integration in den akademischen Kalender und Verwaltung logistischer Details.
• Unterstützung bei der logistischen Organisation aller akademischen Reisen, einschließlich Reise, Unterkunft, Verpflegung, Zeitplanung, Risikodokumentation und Kommunikation mit den Teilnehmern.
• Unterstützung der akademischen Teams bei der Gewährleistung der pädagogischen Relevanz und optimalen Studentenerfahrung.
• Aufrechterhaltung klarer Kommunikationskanäle für alle beteiligten Interessengruppen.
• Teilnahme an allen akademischen Veranstaltungen, Exkursionen und Masterclasses, sowie vor Ort bei branchenspezifischen akademischen Veranstaltungen, wenn erforderlich.
• Management der Studierenden während akademischer Exkursionen.
• Organisation und Koordination aller logistischen Aspekte: Veranstaltungsorte, Transport, Unterkunft, Catering, AV/IT-Anforderungen, Sicherheitsmaßnahmen und Aufsicht über die Studierenden.
• Bereitstellung operativer Unterstützung vor Ort während wichtiger Veranstaltungen oder Reisen.
• Bewältigung von Echtzeitanpassungen und Troubleshooting logistischer Probleme nach Bedarf.
• Pflege gemeinsamer Kalender, Veranstaltungs-Tracker und Planungstools.
• Sicherstellung, dass erfahrungsorientierte Aktivitäten positiv zur Gesamtstudentenerfahrung beitragen und akademische Qualitätsstandards erfüllen.
• Unterstützung der Kommunikation mit Studierenden bezüglich Veranstaltungsdetails und Erwartungen.
• Erfassung von Studentenfeedback und Unterstützung bei der Nachbereitung und Berichterstattung nach Veranstaltungen.

Profil und Erfahrungen:

• Bachelor oder CFC ist je nach vorheriger Erfahrung und anderen Qualifikationen akzeptabel.
• Erfahrung im Gastgewerbe, in der Bildung, in der Veranstaltungsorganisation oder in dienstleistungsorientierten Umgebungen bevorzugt.
• Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten.
• Problemlösungsfähigkeiten.
• Projektmanagementfähigkeiten.
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Fähigkeit, mehrere Aktivitäten gleichzeitig zu verwalten und festgelegte Prozesse zu befolgen.
• Fähigkeit, mehrere Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten.
• Fähigkeit, Stress zu bewältigen und angemessene Entscheidungen zu treffen, wenn nötig.

Weitere Informationen:

• Standort: GIHE Sàrl, Route de Glion 111, 1823 Glion.
• Vertragsart: befristeter Vertrag.
• Aktivitätsrate: 100%.
• Beschäftigungsdaten: von bis.