Procure-to-Pay Specialist (m/f/d)

SoSafe hat die Ambition, der führende Anbieter für das Management menschlicher Risiken in Europa zu werden. Unsere preisgekrönte Awareness-Plattform fördert Verhaltensänderungen durch effektives und ansprechendes Training sowie Simulationen zu Cybersicherheit und Datenschutz. Cyberkriminalität kostet die Welt jährlich über 10 Billionen Dollar und wächst um 15 % pro Jahr - wir laden Sie ein, Teil der Lösung zu sein!

Der Procure-to-Pay Specialist (m/w/d) ist eine kritische operative Rolle innerhalb des Beschaffungsteams bei SoSafe, verantwortlich dafür, dass jeder Schritt des Beschaffungszyklus, von der Einkaufsanforderung bis zur Zahlung, effizient, konform und pünktlich abläuft. In dieser Rolle sind Sie ein wichtiger Enabler unserer täglichen Beschaffungsoperationen, verwalten die PR- bis PO-Ausstellung, die Lieferantenanmeldung, die Vertragsverwaltung sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Stakeholdern und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Beschaffungsprozesse und -systeme bei.

Hier ist, wie Sie einen Unterschied machen können:

• Eigenverantwortliche Verwaltung des gesamten PR- bis PO-Prozesses, einschließlich der Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Einkaufsanforderungen und Bestellungen, um Genauigkeit, Einhaltung der Richtlinien und zeitgerechte Ausführung in allen Geschäftsbereichen sicherzustellen.
• Leitung der Lieferantenanmeldung als zentrale tägliche Verantwortung, Koordination mit Recht, Sicherheit und IT im Rahmen des Due-Diligence-Prozesses und Sicherstellung der fortlaufenden Einhaltung der Beschaffungsabläufe.
• Unterstützung bei der Verhandlung von Lieferantenverträgen nach Bedarf.
• Verwaltung des Vertragsunterzeichnungsprozesses, einschließlich der Finalisierung und Verteilung von Verträgen, wo erforderlich.
• Pflege aller Verträge, Lieferantenunterlagen, Stammdaten und Systemkonfigurationen in Spendesk Procurement, um die Datenbank genau und aktuell zu halten.
• Überprüfung und Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen in enger Zusammenarbeit mit dem Team für Kreditorenbuchhaltung.
• Bereitstellung von Unterstützung für Stakeholder während des PR- bis PO-Workflows, um eine zeitgerechte und genaue Bearbeitung von Einkaufsanforderungen, Bestellungen und Wareneingängen sicherzustellen.
• Unterstützung interner Stakeholder beim Platzieren von Gerätebestellungen bei bevorzugten Kataloglieferanten, um eine rechtzeitige Lieferung gemäß den Geschäftsbedürfnissen sicherzustellen.
• Erstellung von Ausgabenanalysen und Überwachung der Lieferantenleistung zur Unterstützung strategischer Beschaffungsentscheidungen.

Was Sie zu einem großartigen Fit macht:

• 3+ Jahre Erfahrung in der indirekten Beschaffung, mit starkem Fokus auf den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus – von der Einkaufsanforderung bis zur Bestellung und Zahlung. Mehr Erfahrung ist von Vorteil.
• Nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung dieses End-to-End-Prozesses in einem wachsenden oder schnell wachsenden Technologieumfeld.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein: Sie sind in der Lage, den Prozess unabhängig zu steuern und Probleme bis zur Lösung zu verfolgen, anstatt sie nur zu kennzeichnen.
• Praktisches Profil: Sie sind sowohl mit der Übernahme täglicher operativer Beschaffungsaufgaben als auch mit der Mitwirkung an strategischen Themen in einem schlanken Teamsetup vertraut.
• Praktische Erfahrung mit einer Beschaffungsplattform oder ERP-System. Erfahrung mit Spendesk ist von Vorteil.
• Erfahrung mit der Lieferantenanmeldung ist ein Muss. Erfahrung mit Lieferantenverhandlungen ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Arbeit mit Jira oder einem ähnlichen Ticketsystem zur Verwaltung und Nachverfolgung funktionsübergreifender Anfragen.
• Erfahrung in der Arbeit über alle Beschaffungskategorien hinweg, mit gutem Verständnis für Hardware, Software, Marketing und professionelle Dienstleistungen.
• Starke Detailgenauigkeit und Komfort im Umgang mit Daten und Dokumentation.
• Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit Finanz-, Rechts-, Sicherheits- und IT-Teams.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Strukturierte, prozessorientierte Denkweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit.
• Starkes Interesse an und idealerweise praktische Erfahrung mit KI-gesteuerten Tools zur Optimierung von Beschaffungsabläufen, Automatisierung repetitiver Aufgaben und Förderung operativer Exzellenz.

Was wir bieten:

• Work/Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, 33 Urlaubstage und Unterstützung bei der Elternzeit.
• Wohlbefinden und finanzielle Unterstützung: Zugang zu Open Up, Unternehmensrabatten, Wohlfühl- und Fitnessvorteilen.
• Verbindung & Gemeinschaft: Virtuelle Veranstaltungen, kollaborative Teamevents und Möglichkeiten für lokale Treffen.
• Und die Liste geht weiter: Technische Ausstattung, Empfehlungsboni, ein individuelles Entwicklungsbudget, hundefreundliches HQ.

Über uns: Bei SoSafe haben wir die Mission, die digitale Welt sicherer zu machen, indem wir den menschlichen Faktor in der Cybersicherheit angehen. Als eines der am schnellsten wachsenden Scale-ups im Bereich Sicherheitsbewusstsein weltweit nutzen wir Verhaltenswissenschaft und datengestütztes Lernen, um Menschen gegen Cyberbedrohungen zu stärken. Unser Ansatz zum Management menschlicher Risiken hilft Organisationen, ihre Mitarbeiter zu ihrer stärksten Verteidigungslinie zu machen.

Wenn Sie in einem lebhaften, zielorientierten Umfeld gedeihen, das Innovation, Vielfalt und Zusammenarbeit schätzt, dann sind Sie hier genau richtig!