Client Liaison and Department Assistant Genève, Geneva, Switzerland

Established in 1744, Sotheby’s promotes access and ownership of exceptional art and luxury objects through auctions, private sales and retail. Unsere tiefgehende Expertise über 70 Verkaufsbereiche wird durch eine führende Technologieplattform und ein globales Netzwerk von Spezialisten in 40 Ländern unterstützt. Verkaufsbereiche umfassen zeitgenössische Kunst, moderne und impressionistische Kunst, alte Meister, chinesische Kunstwerke, Schmuck, Uhren, Wein und Spirituosen sowie Design, sammelbare Autos und Immobilien durch RM Sotheby’s und Concierge.

Die Rolle des Client Liaison und Department Assistant konzentriert sich auf die Kundenbetreuung, unterstützt Vor- und Nachverkaufsaktivitäten und assistiert den Fine Art Specialists. Die Position umfasst auch administrative und operative Unterstützung nach Bedarf, um konsistente Standards in den europäischen Büros von Sotheby’s aufrechtzuerhalten.

Verantwortlichkeiten:

• Organisieren von Pipeline-Management-Meetings mit dem GFA-Team zur Überprüfung von Beschaffungsinitiativen und laufenden Aktivitäten.
• Unterstützen von Kundenanfragen im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung, einschließlich Konsignationen, Vor- und Nachverkaufsadministration, Gebotsregistrierung und -ausführung, Darlehensanfragen, Transaktionshistorie, Konten und Bewertungen.
• Koordinieren und Ausführen der Vorverkaufszielstrategie für globale Auktionen.
• Verfolgen und Pflegen von Vorverkaufsziel-Listen, aktuellen und potenziellen Konsignationslisten, Käufer- und Untergebotsresultaten sowie Künstlerbeschaffungsprojekten in Zusammenarbeit mit relevanten Spezialisten.
• Für die Fine Art Abteilung in der Schweiz den Konsignationsprozess vor und nach Verkäufen überwachen, um ein nahtloses Verkaufserlebnis und hohe Verkaufsquoten sicherzustellen.
• Aufrechterhalten der Kommunikation mit Abteilungen wie Versand, Kundenkonten, Veranstaltungen, Sotheby’s Preferred, anderen Fachabteilungen sowie europäischen und globalen Auktionsräumen, um einen reibungslosen Prozess und konstant hohen Kundenservice zu gewährleisten.
• Ein umfassendes Verständnis der nationalen und internationalen Auktionsprozesse des Unternehmens sowie der Privatverkäufe demonstrieren, um effektiv mit bestehenden und potenziellen Kunden zu kommunizieren.
• Spezialisten während Kundenbesuchen, Bewertungen und Vorschlägen unterstützen.
• Genau aktualisierte Kundenlisten für Mailings, Einladungen und allgemeine Engagements pflegen.
• Das Schweizer GFA-Team bei Kunden- und Geschäftsentwicklungsinitiativen unterstützen (z.B. Aktualisierung des Kundensystems, Versenden großer Mengen von E-Mails wie Vorverkaufsziel- und Veranstaltungs-Einladungen).
• Als effektive Schnittstelle zu anderen Abteilungen und internationalen Kollegen agieren, um einen nahtlosen Service für gemeinsame Kunden sicherzustellen.
• Effektiv mit allgemeinen Anfragen umgehen, Probleme lösen und Aufgaben bis zum Abschluss verfolgen.
• Die Büros in Genf bei täglichen administrativen Aufgaben unterstützen, wie z.B. Beantwortung von Bürotelefonen, Begrüßung von Kunden und Entgegennahme von Konsignationen.
• Rechnungen mit Concur buchen und parken.
• Den Leiter der Fine Art bei allgemeinen Büroverwaltungsaufgaben unterstützen, einschließlich Vorräte, interne Koordination und ad-hoc administrative Anfragen.
• Gelegentliche Projekte oder Initiativen unterstützen, die vom Leiter der Büros angefordert werden.
• Bei Bedarf Unterstützung bei Versand und Logistik leisten.

Ideale Erfahrung:

• Französisch ist von Vorteil; jede zusätzliche Sprache ist ein Plus.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit einem starken Engagement für exzellenten Kundenservice.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team innerhalb einer abteilungsübergreifenden Organisation effektiv zu arbeiten.
• Fähigkeit, in einem anspruchsvollen, matrixartigen Umfeld zu arbeiten, mit einem flexiblen Ansatz für eine Vielzahl von Aufgaben und einer nachgewiesenen Fähigkeit, Fristen einzuhalten.

Erklärung zur Chancengleichheit:

Das Unternehmen ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und alle Bewerber ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Glauben, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Familienstand, nationale Herkunft, Alter, Behinderung, Schwangerschaft, genetische Veranlagung, genetische Informationen, Entscheidungen zur reproduktiven Gesundheit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Staatsangehörigkeit oder Bürgerstatus, Status als Opfer häuslicher Gewalt, militärischen oder Veteranenstatus oder jede andere durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützte Eigenschaft berücksichtigt. Das Unternehmen hält sich an die geltenden staatlichen und lokalen Gesetze, die Diskriminierung bei der Beschäftigung in jeder Gerichtsbarkeit, in der es tätig ist, verbieten.