Shipping Coordinator New Genève, Geneva, Switzerland

Die Rolle bietet integrierte Expertise und außergewöhnlichen Service für sowohl Kunden als auch Mitarbeiter in allen logistikbezogenen Aktivitäten, um die rechtzeitige und kosteneffiziente Lieferung von Eigentum in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Es wird mit Anbietern zusammengearbeitet, um Logistikdienstleistungen zu beschaffen und zu koordinieren, um den Transport von Kunstwerken und Raritäten zu und von Sotheby’s, sowohl national als auch international, zu ermöglichen. Die Rolle umfasst die Schweiz und Deutschland.

Verantwortlichkeiten

• Versand und damit verbundene logistische Anforderungen für alle Eigentümer arrangieren.
• Eng mit den Kollegen aus dem Vorverkauf und Nachverkauf zusammenarbeiten, um ein integriertes, konsistentes und außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten.
• Anfragen für Angebote zeitnah gemäß den festgelegten Serviceniveaus überwachen und ausführen.
• Auf Versand- und Logistikanfragen reagieren und diese erfolgreich lösen.
• Preise von Spediteuren und anderen Dienstleistern für Sendungen einholen und die geeignetste Option für unsere internen und externen Kunden auswählen.
• Die Anforderungen einer vorgeschlagenen Sendung bewerten und überprüfen, einschließlich Transportmethode, Verpackung usw., und diese Informationen im System eingeben oder validieren.
• Genehmigungen für CITES-Lizenzen oder andere anwendbare Lizenzen beantragen, falls erforderlich.
• Für alle akzeptierten Kundenangebote, bei denen der Versand von Sotheby’s arrangiert wird, die Anbieter kontaktieren und Anweisungen für Verpackung, lokale Transporte, Versand und Sicherheit erteilen.
• Zölle für international importierte oder exportierte Waren zuweisen.
• Den Fortschritt der Sendungen überwachen und mit Anbietern kommunizieren, um Probleme zeitnah zu beheben und sicherzustellen, dass interessierte Parteien über den Status der Sendung informiert sind.
• Mit dem Manager zusammenarbeiten, um Rückmeldungen zur Leistung der Spediteure und zur Einhaltung der Serviceniveaus und KPIs zu geben.
• Versand in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften durchführen.
• Bestimmen, wo eine Konsolidierung von Eigentum erfolgen kann, und konsolidierte Sendungen arrangieren, um Effizienz zu maximieren und Kosten zu minimieren.
• Alle erforderlichen Dokumente im Zusammenhang mit Sendungen gemäß den Abteilungsverfahren vorbereiten und scannen.
• Zollunterlagen vorbereiten und an die entsprechenden Regulierungsbehörden oder Spediteure übermitteln, wobei die Genauigkeit der Informationen und deren fristgerechte Einreichung sichergestellt werden.
• Interne Transfers zu internationalen Büros koordinieren und Pre-Alerts an die Versandkoordinatoren in diesen Büros generieren, um eine effiziente Lieferung des Eigentums sicherzustellen.

Ideale Erfahrung & Kompetenzen

• Abschluss eines Bachelor-Studiums mit 2-3 Jahren Erfahrung in Versandrollen.
• Fließend in Englisch, Französisch und Deutsch ist zwingend erforderlich, Italienisch wäre ein großer Vorteil.
• Starkes Wissen über Logistik, einschließlich aktueller Verpackungsmethoden, Transportmethoden und regulatorischer Compliance.
• Handlungsorientiert mit Fähigkeiten und Eignung, in einem schnelllebigen, kundenorientierten und fristgebundenen Umfeld zu glänzen.
• Proaktive Kommunikation und lösungsorientiert.
• Komfortabel im Gespräch mit Kunden und kundenorientierten Teams.
• Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten; Fähigkeit, in Drucksituationen ruhig zu bleiben.
• Fähigkeit, schnell zu lernen und Wissen anzuwenden.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; nachgewiesene Fähigkeit, mit allen Organisationsebenen zu kommunizieren.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten, um die anstehende Aufgabe zu erledigen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, um Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben zu erledigen und Fristen einzuhalten.
• Vorherige Erfahrung im Versand von Kunstwerken ist wünschenswert, ebenso wie Fremdsprachenkenntnisse.
• Vorherige Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
• Flexibilität, Überstunden und Wochenendarbeit zu leisten, wenn nötig.

Das Unternehmen ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und alle Bewerber ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Glauben, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Familienstand, nationale Herkunft, Alter, Behinderung, Schwangerschaft, genetische Veranlagung, genetische Informationen, Entscheidungen zur reproduktiven Gesundheit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Staatsangehörigkeit, Status als Opfer häuslicher Gewalt, Militär- oder Veteranenstatus oder jede andere durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützte Eigenschaft berücksichtigt. Das Unternehmen hält sich an die geltenden staatlichen und lokalen Gesetze, die Diskriminierung bei der Beschäftigung in jeder Gerichtsbarkeit, in der es tätig ist, verbieten.