Finance and Administration Manager

Über Sotheby’s: Gegründet im Jahr 1744, fördert Sotheby’s den Zugang zu und den Besitz von außergewöhnlicher Kunst und Luxusobjekten durch Auktionen, Privatverkäufe und Einzelhandel. Unsere umfassende Expertise in 70 Verkaufsbereichen wird durch eine führende Technologieplattform und ein globales Netzwerk von Spezialisten in 40 Ländern unterstützt.

Standort: München – Reisen nach Köln vierteljährlich

Direkter Vorgesetzter: Geschäftsführer Deutschland

Teilzeitstelle: 50 bis 60%

Überblick über die Rolle: Der Finance & Administration Manager ist verantwortlich für die finanzielle und operationale Effizienz, die Einhaltung der deutschen Rechnungslegungsstandards, Steuergesetze und Vorschriften. Diese Rolle umfasst die Überwachung finanzieller Transaktionen, genaue Berichterstattung, Verwaltung von Steuererklärungen, Lohnabrechnung, Lieferantenrechnungen und die Aufrechterhaltung der Einhaltung lokaler Vorschriften und interner Richtlinien. Dies ist eine Teilzeitstelle, drei Tage die Woche im Büro, auf einem 12-Monats-Vertrag.

Verantwortlichkeiten umfassen:

• Administration & Operations: Beschaffung - Sicherstellen, dass alle Lieferantenrechnungen über Concur / SAP verarbeitet werden, unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und Mehrwertsteuervorschriften.
• Zahlungen - Überprüfung der Anfragen und Genehmigung von Lieferantenzahlungen (Koordination mit dem AP-Team), Sicherstellung der pünktlichen Zahlungen an Lieferanten, Freigabe von Lieferantenzahlungen bei der Bank.
• Lohnabrechnung - Zusammenarbeit mit dem HR-Team in London und dem Lohnteam, um die rechtzeitige Ausführung der Lohnabrechnung und die Einhaltung der lokalen Lohnberichterstattung sicherzustellen, Freigabe der Lohnzahlungen bei der Bank.

Finanzmanagement:

• Buchhaltung - Zusammenarbeit mit dem europäischen Finanzteam, um sicherzustellen, dass Dokumente zu monatlichen Bilanzen und GuV, einschließlich Rückstellungen, Vorauszahlungen und Steuern, erfasst werden - Sicherstellung, dass alle Bilanzkonten zum Quartals- und Jahresende korrekt aktualisiert sind.
• Buchhaltung - Zusammenarbeit mit einer externen Buchhaltungsfirma, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Finanzberichte rechtzeitig erstellt und eingereicht werden.
• Budgetierung - Vorbereitung und Einreichung des Budgets und der Prognose in Pigment (mit Unterstützung des europäischen Finanzteams).
• Cashflow-Management - Tägliche Überprüfung des Bargeldniveaus und Verwaltung von Mitteln aus / in den Cash-Pool.
• Interne Prozesse - Optimierung interner Prozesse.

Steuerverwaltung & Fiskalische Compliance:

• USt - Zusammenarbeit mit dem Londoner Steuerteam, um eine rechtzeitige und genaue USt-Berichterstattung sicherzustellen, einschließlich der jährlichen und monatlichen Einreichung von USt-Erklärungen.
• Körperschaftsteuer - Zusammenarbeit mit einer externen Buchhaltungsfirma für die rechtzeitige Einreichung der jährlichen Steuererklärung und für die Überprüfung der Korrespondenz mit den Steuerbehörden.
• Körperschaftsteuer - Vorbereitung und Einreichung des vierteljährlichen Steuerpakets an die Körperschaftsteuergruppe.

Governance & Compliance:

• Sicherstellung der rechtlichen und steuerlichen Compliance, Risikomanagement und als Hauptansprechpartner für Prüfer und Banken fungieren.
• Zusammenarbeit mit Steuerberatern für die laufende steuerliche Compliance und Unterstützung bei der Dokumentation zur Verrechnungspreisgestaltung.
• Meldung von Compliance- oder rechtlichen Angelegenheiten an das interne Compliance- und Rechtsteam.

Profil:

• 3–5 Jahre Erfahrung in Buchhaltungs- oder Finanzrollen mit einem breiten Spektrum an Verantwortlichkeiten.
• Erfahrung in einer lokalen Einheit einer größeren internationalen Gruppe, die in einer praktischen und autonomen Funktion arbeitet.
• Nachweisliche Erfolge im Management der deutschen Steuer- und Regulierungs-Compliance, einschließlich USt und fiskalischer Erklärungen.
• Vertrautheit mit der Koordination der lokalen Lohnabrechnung und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnberatern.
• Nachgewiesene Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und mehrere Finanzfunktionen von Anfang bis Ende zu verwalten.
• Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit globalen Finanz-, Steuer- und Compliance-Teams.

Kenntnisse & Expertise:

• Starkes Verständnis der deutschen GAAP und Steuergesetze, einschließlich der lohnbezogenen Verpflichtungen und lokalen Einreichungen.
• Praktische Kenntnisse der fiskalischen Prozesse und Plattformen, einschließlich elektronischer Rechnungsstellung und lokaler Steuerportale.
• Solide Kenntnisse von SAP oder ähnlichen ERP-Systemen sowie starke Excel-Kenntnisse.
• Vertrautheit mit internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS/GAAP) und deren Anwendung im lokalen Kontext.
• Verständnis der internen Kontrollverfahren und Compliance-Anforderungen gemäß deutschen Vorschriften.

Fähigkeiten & Kompetenzen:

• Praktisch, selbstständig und proaktiv, in der Lage, sowohl wiederkehrende Operationen als auch ad-hoc Bedürfnisse zu managen.
• Starke Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit und Compliance.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, in der Lage, lokale Angelegenheiten klar an nicht-lokale Teams zu erklären.
• Fließend in Deutsch, mit professionellen Englischkenntnissen.
• In der Lage, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben in einem termingetriebenen Umfeld zu bewältigen.

Wünschenswert:

• Erfahrung in den Bereichen Auktion, Kunst oder Luxus ist von Vorteil.
• Buchhaltungszertifizierung (z.B. CPA, ACCA oder lokale deutsche Entsprechung) wird geschätzt.