Finance and Administration Manager

Über Sotheby's

Sotheby's fördert den Zugang zu und den Besitz von außergewöhnlicher Kunst und Luxusobjekten durch Auktionen, Privatverkäufe und Einzelhandel. Unsere umfassende Expertise in 70 Verkaufsbereichen wird durch eine führende Technologieplattform und ein globales Netzwerk von Spezialisten in 40 Ländern unterstützt. Zu den Verkaufsbereichen gehören zeitgenössische Kunst, moderne und impressionistische Kunst, alte Meister, chinesische Kunstwerke, Schmuck, Uhren, Wein und Spirituosen sowie Design, Sammlerstücke und Immobilien über RM Sotheby's und Concierge.

Die Finanzdienstleistungen von Sotheby's sind ein führender Kunstkreditgeber und bieten Kapitallösungen für Sammler weltweit, mit mehr als 12 Milliarden US-Dollar an Krediten seit der Gründung.

Standort: München – Reisen nach Köln vierteljährlich

Direkter Vorgesetzter: Geschäftsführer Deutschland

Teilzeitstelle: 50 bis 60%

Überblick über die Rolle

Der Finance & Administration Manager ist verantwortlich für die finanzielle und operationale Effizienz, die Einhaltung der deutschen Rechnungslegungsstandards, Steuergesetze und Vorschriften. Diese Rolle umfasst die Überwachung finanzieller Transaktionen, genaue Berichterstattung, Verwaltung von Steuererklärungen, Lohnabrechnung, Lieferantenrechnungen und die Aufrechterhaltung der Einhaltung lokaler Vorschriften und interner Richtlinien. Dies ist eine Teilzeitstelle, drei Tage die Woche im Büro, auf einem 12-Monats-Vertrag.

Verantwortlichkeiten

• Administration & Operations
  • Beschaffung – Sicherstellen, dass alle Lieferantenrechnungen über Concur/SAP verarbeitet werden, unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und Mehrwertsteuervorschriften.
  • Zahlungen – Überprüfung und Genehmigung von Lieferantenzahlungen (Koordination mit dem AP-Team), um rechtzeitige Zahlungen und die Freigabe von Zahlungen bei der Bank sicherzustellen.
  • Lohnabrechnung – Zusammenarbeit mit dem HR-Team in London und dem Lohnteam, um die rechtzeitige Ausführung der Lohnabrechnung und die Einhaltung der lokalen Lohnberichterstattung sicherzustellen, Freigabe der Lohnzahlungen bei der Bank.
• Finanzmanagement
  • Buchhaltung – Zusammenarbeit mit dem europäischen Finanzteam, um sicherzustellen, dass Dokumente zu monatlichen Bilanzen und GuV, einschließlich Rückstellungen, Vorauszahlungen und Steuern, erfasst werden und dass alle Bilanzkonten bis zum Quartals- und Jahresende korrekt aktualisiert werden.
  • Buchhaltung – Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltungsfirma, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Finanzberichte rechtzeitig erstellt und eingereicht werden.
  • Budgetierung – Vorbereitung und Einreichung des Budgets und der Prognose in Pigment, mit Unterstützung des europäischen Finanzteams.
  • Cashflow-Management – Tägliche Überprüfung der Bargeldbestände und Verwaltung der Mittel zum/vom Cashpool.
  • Interne Prozesse – Optimierung interner Prozesse.
• Steuerverwaltung & Fiskalische Compliance
  • Mehrwertsteuer – Zusammenarbeit mit dem Londoner Steuerteam, um eine rechtzeitige und genaue Mehrwertsteuerberichterstattung sicherzustellen, einschließlich der jährlichen und monatlichen Einreichung von Mehrwertsteuererklärungen.
  • Körperschaftsteuer – Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltungsfirma für die rechtzeitige Einreichung der jährlichen Steuererklärung und zur Überprüfung der Korrespondenz mit den Steuerbehörden.
  • Körperschaftsteuer – Vorbereitung und Einreichung eines vierteljährlichen Steuerpakets an die Körperschaftsteuergruppe.
• Governance & Compliance
  • Sicherstellung der rechtlichen und steuerlichen Compliance, Risikomanagement und als Hauptansprechpartner für Prüfer und Banken fungieren.
  • Zusammenarbeit mit Steuerberatern für die laufende steuerliche Compliance und Unterstützung bei der Dokumentation zur Verrechnungspreisgestaltung.
  • Meldung von Compliance- oder rechtlichen Angelegenheiten an das interne Compliance- und Rechtsteam.

Profil

• Schlüsselqualifikationen
  • 3–5 Jahre Erfahrung in Buchhaltungs- oder Finanzrollen mit einem breiten Spektrum an Verantwortlichkeiten.
  • Erfahrung in einer lokalen Einheit einer größeren internationalen Gruppe, die in einer praktischen und autonomen Funktion arbeitet.
  • Nachweisliche Erfolge im Management der deutschen Steuer- und Regulierungs-Compliance, einschließlich Mehrwertsteuer und fiskalischer Erklärungen.
  • Vertrautheit mit der Koordination der lokalen Lohnabrechnung und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnberatern.
  • Nachgewiesene Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und mehrere Finanzfunktionen von Anfang bis Ende zu verwalten.
  • Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit globalen Finanz-, Steuer- und Compliance-Teams.
• Wissen & Fachkenntnisse
  • Starkes Verständnis der deutschen GAAP und Steuergesetze, einschließlich der lohnbezogenen Verpflichtungen und lokalen Einreichungen.
  • Praktische Kenntnisse der fiskalischen Prozesse und Plattformen, einschließlich elektronischer Rechnungsstellung und lokaler Steuerportale.
  • Solide Kenntnisse von SAP oder ähnlichen ERP-Systemen und starke Excel-Kenntnisse.
  • Vertrautheit mit internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS/GAAP) und deren Anwendung im lokalen Kontext.
  • Verständnis der internen Kontrollverfahren und Compliance-Anforderungen gemäß deutschen Vorschriften.
• Fähigkeiten & Kompetenzen
  • Praktisch, selbstständig und proaktiv, in der Lage, sowohl wiederkehrende Operationen als auch ad-hoc Bedürfnisse zu managen.
  • Starke Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit und Compliance.
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, in der Lage, lokale Angelegenheiten klar an nicht-lokale Teams zu erklären.
  • Fließend in Deutsch, mit professionellen Englischkenntnissen.
  • In der Lage, Prioritäten zu setzen und in einem termingetriebenen Umfeld multitaskingfähig zu sein.
• Wünschenswert
  • Erfahrung in den Bereichen Auktion, Kunst oder Luxus ist von Vorteil.
  • Buchhaltungszertifizierung (z.B. CPA, ACCA oder lokale deutsche Entsprechung) wird geschätzt.

Gleichberechtigter Arbeitgeber

Das Unternehmen ist ein gleichberechtigter Arbeitgeber und berücksichtigt alle Bewerber für eine Anstellung ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Glauben, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Familienstand, nationale Herkunft, Alter, Behinderung, Schwangerschaft, genetische Veranlagung, genetische Informationen, Entscheidungen zur reproduktiven Gesundheit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Staatsangehörigkeit, Status als Opfer häuslicher Gewalt, Militär- oder Veteranenstatus oder jede andere durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützte Eigenschaft. Das Unternehmen hält sich an die geltenden staatlichen und lokalen Gesetze, die Diskriminierung bei der Beschäftigung in jeder Gerichtsbarkeit, in der es tätig ist, verbieten.