Shipping Coordinator

Rollenübersicht

Bereitstellung integrierter Expertise und außergewöhnlichem Service für sowohl Kunden als auch Mitarbeiter in allen logistikbezogenen Aktivitäten, um die rechtzeitige und kosteneffektive Lieferung von Eigentum in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Zusammenarbeit mit Anbietern zur Beschaffung und Koordination von Logistikdiensten, um den Transport von Kunstwerken und Raritäten zu und von Sotheby’s, sowohl national als auch international, zu ermöglichen. Die Rolle umfasst die Schweiz und Deutschland.

Verantwortlichkeiten

• Organisation des Versands und der damit verbundenen logistischen Anforderungen für alle Eigentümer.
• Enger Kontakt mit den Kollegen aus dem Vorverkauf und Nachverkauf, um ein integriertes, konsistentes und außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten.
• Überwachung und Ausführung von Angebotsanfragen zeitgerecht gemäß den festgelegten Servicelevels.
• Beantwortung und Lösung von Versand- und Logistikfragen und -problemen.
• Einholung von Angeboten von Spediteuren und anderen Dienstleistern für Sendungen und Auswahl der geeignetsten Option für unsere internen und externen Kunden.
• Bewertung und Überprüfung der Anforderungen einer vorgeschlagenen Sendung, einschließlich Transportmethode, Verpackung usw., und Eingabe oder Validierung dieser Informationen im System.
• Beantragung von CITES-Lizenzanträgen oder anderen anwendbaren Lizenzen, falls erforderlich.
• Für alle akzeptierten Kundenangebote, bei denen der Versand von Sotheby’s organisiert wird, Kontaktaufnahme mit Anbietern und Erteilung von Anweisungen für Verpackung, lokale Transporte, Versand und Sicherheit.
• Zuweisung von Tarifen für international importierte oder exportierte Waren.
• Überwachung des Fortschritts von Sendungen, Abstimmung mit Anbietern zur Problemlösung und rechtzeitigen Behebung von Problemen sowie Sicherstellung, dass interessierte Parteien über den Status der Sendung informiert sind.
• Zusammenarbeit mit dem Manager zur Bereitstellung von Rückmeldungen zur Leistung der Spediteure und zur Einhaltung der Servicelevelanforderungen und KPIs.
• Versand in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften.
• Bestimmung, wo eine Konsolidierung von Eigentum erfolgen kann, und Organisation konsolidierter Sendungen zur Maximierung der Effizienz und Minimierung der Kosten.
• Aufbewahrung und Scannen aller erforderlichen Dokumente im Zusammenhang mit Sendungen gemäß den Abteilungsverfahren.
• Vorbereitung von Zollunterlagen und Einreichung bei den entsprechenden Regulierungsbehörden oder Spediteuren, wobei die Genauigkeit der Informationen und deren rechtzeitige Einreichung sichergestellt werden.
• Koordination und Durchführung von internen Transfers zu internationalen Büros und Erstellung von Vorabbenachrichtigungen an die Versandkoordinatoren in diesen Büros, um eine effiziente Lieferung von Eigentum sicherzustellen.

Ideale Erfahrung & Kompetenzen

• Abschluss eines Bachelor-Studiums mit 2-3 Jahren Erfahrung in Versandrollen.
• Fließende Sprachkenntnisse in Englisch, Französisch und Deutsch sind zwingend erforderlich, Italienisch wäre von großem Vorteil.
• Starkes Wissen über Logistik, einschließlich aktueller Verpackungsmethoden, Transportmethoden und regulatorischer Compliance.
• Handlungsorientiert mit Fähigkeiten und Eignung, in einem schnelllebigen, kundenorientierten und fristgerechten Umfeld erfolgreich zu sein.
• Proaktive Kommunikation und lösungsorientiert.
• Komfortabel im Gespräch mit Kunden und kundenorientierten Teams.
• Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten; Fähigkeit, in Drucksituationen ruhig zu bleiben.
• Fähigkeit, schnell zu lernen und Wissen anzuwenden.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; nachgewiesene Fähigkeit, mit allen Organisationsebenen zu kommunizieren.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten, um die anstehende Aufgabe zu erledigen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten zur Priorisierung, Multitasking und Einhaltung von Fristen.
• Vorerfahrung im Versand von Kunstwerken ist wünschenswert, ebenso wie Fremdsprachenkenntnisse.
• Vorerfahrung mit SAP ist von Vorteil.
• Flexibilität, Überstunden und Wochenendarbeit bei Bedarf zu leisten, ist erforderlich.