Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Herz & Organisationskopf in Halle

Sie sind bei uns richtig, wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen, Entscheidungen treffen und dafür sorgen, dass Dinge wirklich erledigt werden. Sie mögen klare Strukturen, denken wirtschaftlich und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Ihrem Tisch liegen. Gleichzeitig sind Sie kein Mensch, der nur Prozesse sieht. Sie ziehen Energie aus dem Kontakt mit anderen, hören aufmerksam zu und merken, wann Klarheit gefragt ist – und wann ein Gespräch etwas mehr Fingerspitzengefühl braucht. Sie können direkt sein, ohne vor den Kopf zu stoßen, verbindlich auftreten, ohne unnötig hart zu werden, und Entscheidungen treffen, ohne die Menschen dahinter aus dem Blick zu verlieren. Wir suchen keine klassische Bürohilfe, sondern das organisatorische Rückgrat unseres Betreuungsdienstes – und gleichzeitig eine Persönlichkeit, die unser Unternehmen gegenüber Kunden, Angehörigen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern souverän vertritt.

Was Ihre Arbeit bei uns auszeichnet

• Verantwortung: Sie warten nicht auf jeden einzelnen Arbeitsauftrag, sondern erkennen selbst, was getan werden muss, setzen Prioritäten und treffen im Rahmen Ihrer Verantwortung Entscheidungen.
• Verbindlichkeit: Termine, Zusagen und Absprachen haben für Sie Gewicht. Sie sorgen freundlich, aber konsequent dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben.
• Menschen im Mittelpunkt: Sie gehen selbstbewusst auf Menschen zu, führen Gespräche aktiv und bauen schnell Vertrauen auf.
• Klarheit mit Fingerspitzengefühl: Sie können Konflikte ansprechen, Grenzen setzen und gleichzeitig zuhören, unterschiedliche Perspektiven verstehen und Ihre Kommunikation Ihrem Gegenüber anpassen.
• Ergebnisorientierung: Sie fragen nicht nur „Was ist zu tun?“, sondern auch „Was ist für den Kunden und unser Unternehmen die beste Lösung?“

Das erwartet Sie bei uns

• Hard Facts
• Vollzeit: 40 Stunden pro Woche
• ca. 20 Stunden Büroorganisation und Administration
• ca. 20 Stunden direkter Kundenkontakt und Kundenberatung
• 3.500 € Monatsbrutto
• 22 Tage Urlaub
• regelmäßige Teamevents
• Arbeitsort: Halle (Saale)

Was uns wichtig ist Pünktlichkeit, Verlässlichkeit und Einsatzbereitschaft sind für uns keine Floskeln. Wir schätzen Menschen, die Verantwortung übernehmen, offen kommunizieren und Probleme nicht nur benennen, sondern Lösungen entwickeln.

Ihre Aufgaben als Schaltzentrale

• Organisation & Büromanagement: Eigenverantwortliche Vorbereitung administrativer Aufgaben und Koordination der Abläufe im Umfeld der Geschäftsführung, Pflege und Weiterentwicklung sinnvoller Bürostrukturen – Sie schaffen Systeme, statt nur Chaos zu verwalten, Pflege des Firmenkalenders sowie aktive Termin- und Fristenüberwachung, Ordnung und Pflege digitaler Kunden- und Personalakten, Rechnungsschreibung, Rechnungsprüfung, Kontrolle von Kundengeldeingängen und Mahnwesen, Vorbereitung relevanter Unterlagen für Steuerbüro, Behörden und Geschäftspartner.
• Direkt am Menschen: Durchführung von Erstgesprächen mit neuen Kunden – telefonisch und persönlich vor Ort, Bedarf erkennen, aufmerksam zuhören und unsere Leistungen überzeugend und passend zur Situation erklären, Kommunikation mit Kunden, Angehörigen, Mitarbeitern, Lieferanten und Behörden per Telefon, Mail, Post und WhatsApp, Beschwerdemanagement: Sie hören zunächst zu, verschaffen sich ein vollständiges Bild und finden anschließend eine klare und faire Lösung, Steuerung von Kundenanfragen und Koordination von Begleitungen zu Ärzten und Behörden.
• Verbesserung von innen: Sie erkennen Schwachstellen in der Büroorganisation, sprechen sie offen an und entwickeln praktikable Lösungen, Sie respektieren bewährte Abläufe, verändern sie aber, wenn eine bessere Lösung für Kunden oder Unternehmen sinnvoll ist.

Das bringen Sie mit

• Fachlich: Fundierte Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Abläufen, Erfahrung im Kundenkontakt und idealerweise im Umgang mit Steuerbüro, Behörden oder Lieferanten, Sicherer Umgang mit Apple-Produkten und MS Office, Schnelles, präzises Tippen und sehr gute Rechtschreibung.
• Persönlich: Sie übernehmen gerne Verantwortung und treffen Entscheidungen, Sie sind gesellig und ziehen Energie aus dem Austausch mit Menschen, Sie treten selbstbewusst, direkt und verbindlich auf, Sie hören trotzdem aufmerksam zu und möchten Situationen zunächst verstehen, bevor Sie urteilen, Sie können sich auf unterschiedliche Menschen einstellen – vom unsicheren Kunden bis zum verärgerten Angehörigen, Sie halten Absprachen ein und erwarten Verlässlichkeit auch von anderen, Sie mögen klare Strukturen und verbessern Abläufe, wenn es dem Unternehmen nützt, Sie können Kritik annehmen und selbst respektvoll Kritik äußern.

Wen wir nicht suchen

Diese Stelle passt wahrscheinlich nicht zu Ihnen, wenn Sie... Konflikten grundsätzlich aus dem Weg gehen, für jede kleine Entscheidung Rückversicherung benötigen, Verantwortung lieber weitergeben, hauptsächlich reden, aber wenig zuhören, Durchsetzungsstärke damit verwechseln, anderen die eigene Meinung aufzuzwingen. Wir suchen keinen dominanten Menschen. Wir suchen eine souveräne Persönlichkeit, die Klarheit und Menschenkenntnis miteinander verbindet.

So läuft Ihre Bewerbung ab

1. Bewerbung über unsere Website
2. Telefonisches Kennenlernen
3. Persönliches Gespräch in Halle
4. Praxisnahe Kennenlern-Aufgaben

Dabei geht es unter anderem um Organisation, Priorisierung, Kundenkommunikation und den Umgang mit schwierigen Situationen. Bewerbungen werden ausschließlich über unsere Website angenommen: 👉 https://betreuungsdienst-halle.de/karriere-assistenz-der-gf

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mehr Lebensfreude nach Halle zu bringen!