Sachbearbeiter:in (m/w/d) für unser Förderzentrum

Du möchtest Verwaltung nicht nur als Aufgabe, sondern als Teil eines größeren Ganzen sehen - eines Ganzen, das Kindern und Familien hilft, Herausforderungen zu meistern und neue Chancen zu ergreifen? Dann werde Teil unseres Teams im Förderzentrum Frühförderung des Fachbereichs Kinder, Jugend & Familie gGmbH in Dortmund!

In Teilzeit (30 Std./Woche) unterstützt du unser engagiertes Team dabei, heilpädagogische und interdisziplinäre Frühförderung für Kinder zu organisieren, die besondere Unterstützung brauchen. Ob zu früh geboren, in ihrer Entwicklung verzögert oder mit einer Behinderung - hier gestaltest du mit deiner Arbeit den Rahmen, der Familien entlastet und Kindern Teilhabe, Förderung und ein gutes Aufwachsen ermöglicht.

Dein Organisationstalent und deine strukturierte Arbeitsweise machen den Unterschied - für die Kinder, die Familien und unser Team! Neugierig & engagiert? Dann werde Teil unseres Teams und bringe deine Ideen ein!

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Anlaufstelle für Eltern und Erziehungsberechtigte - freundlich, geduldig und organisiert. Du unterstützt sie dabei, Anträge korrekt und vollständig auszufüllen, kopierst alle notwendigen Unterlagen und erklärst Schritt für Schritt, worauf es beim Grundantrag ankommt. Dabei behältst du den Überblick, damit nichts verloren geht und alle Fristen eingehalten werden.
• Sachbearbeitung der Frühförderung: Du koordinierst heilpädagogische und interdisziplinäre Maßnahmen, pflegst Akten und sorgst für eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
• Planung und Organisation: Du bereitest Fallbesprechungen vor, terminierst Eltern-Erstgespräche und Folgetermine und stellst sicher, dass alle Prozesse effizient und kindgerecht ablaufen.
• Zusammenarbeit mit Kostenträgern und Sozialpartnern: Du vertrittst unser Förderzentrum souverän und lösungsorientiert in der Korrespondenz mit externen Partnern.
• Stammdatenpflege: Du arbeitest mit unserem Datenbankmanagementsystem (Sofia) und trägst dazu bei, dass alle Informationen aktuell, sicher und gut strukturiert sind.
• Unterstützung bei Digitalisierungsprozessen: Du bringst dich ein, um unsere Abläufe noch effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten - für ein Förderzentrum, das mit der Zeit geht.
• Aktenmanagement: Du legst Akten an, archivierst Unterlagen und sorgst dafür, dass alle Dokumente jederzeit griffbereit und datenschutzkonform verwaltet werden.

Dein Profil

• Zwingend erforderlich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbare Qualifikation).
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder Verwaltung ist notwendig - aber noch wichtiger sind dir Engagement, Lösungsorientierung und Freude an strukturierter Arbeit.
• Sichere EDV-Kenntnisse: Du beherrschst Windows und MS-Office (insbesondere Excel) und bringst idealerweise erste Erfahrungen mit Datenbanken (z. B. Sofia) mit.
• Affinität zu Digitalisierung: Du siehst in digitalen Tools Chancen, um Abläufe zu verbessern - und setzt dich gerne für moderne, nutzerfreundliche Lösungen ein.
• Organisationstalent und Flexibilität: Du arbeitest selbstständig, strukturiert und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Kommunikationsstärke: Du drückst dich klar und wertschätzend aus - ob schriftlich oder mündlich - und vertrittst unser Förderzentrum souverän gegenüber Kostenträgern und Partnern.
• Teamgeist: Du arbeitest gerne im Team, unterstützt Kolleg:innen und trägst dazu bei, dass unser Förderzentrum ein Ort der Zusammenarbeit und des Respekts bleibt.

Unser Angebot

• Sinnstiftende Arbeit: Deine Organisation ermöglicht es Kindern, besser gefördert zu werden - und Familien, Entlastung und Unterstützung zu erfahren.
• Ein kollegiales, motiviertes Team, das Zusammenhalt, Wertschätzung und Fachlichkeit großschreibt.
• Flexible Arbeitszeiten und eine angenehme Arbeitsatmosphäre, die dir Raum für eigenverantwortliches Arbeiten gibt.
• Vergütung nach TVöD sowie attraktive Sozialleistungen.
• 30 Tage Urlaub + Sonderurlaub bei besonderen Anlässen.
• Arbeitgeberzulage zur Altersvorsorge.
• Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten bis zum Schuleintritt.
• Die Chance, Digitalisierungsprozesse aktiv mitzugestalten und unsere Abläufe zukunftsfähig zu machen.
• Ein Arbeitsplatz mit Perspektive: Auch wenn die Stelle zunächst befristet ist, setzen wir auf langfristige Zusammenarbeit und bieten dir die Möglichkeit, dich weiterzuentwickeln.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Gestalte gemeinsam mit uns den Alltag der Kinder mit Herz und Fachkompetenz - werde Teil eines Teams, das Zusammenhalt, Wertschätzung und Sinnhaftigkeit großschreibt.