Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit

Wir sind SPCTR., eine Online-Marketing-Agentur, geführt von drei Geschäftsführern. Wir arbeiten als verlängerte Online-Marketing-Abteilung für unsere Kunden, von wachsenden Start-ups bis zu namhaften größeren Unternehmen. Damit wir uns auf Kunden, Team und Wachstum konzentrieren können, suchen wir dich als Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit mit 15 bis 20 Stunden pro Woche. Die Rolle ist eine Mischung aus Executive Assistance und Backoffice. Du arbeitest direkt mit uns drei Geschäftsführern zusammen, hältst uns den Rücken frei und sorgst dafür, dass Aufgaben, Fristen und Zusagen zuverlässig erledigt werden. Du bekommst tiefe Einblicke in alle Bereiche einer Agentur, von Finanzen über Recruiting bis New Business. Eines vorweg, weil es uns wichtiger ist als jede Anforderungsliste: Diese Rolle basiert auf Vertrauen. Du sitzt in unseren Postfächern, siehst Verträge und Zahlen. Verlässlichkeit und Vertrauenswürdigkeit stehen für uns deshalb über allem. Alles andere kann man lernen. Zugänge und Verantwortung wachsen dabei mit, wir werfen dich nicht am ersten Tag ins Allerheiligste.

Aufgaben

• Recruiting und Bewerbungen: Du führst unseren Bewerbungsprozess operativ. Bewerbungen sichten, Rückmeldung geben, Gespräche terminieren, Unterlagen für die Interviews vorbereiten. Niemand wartet bei uns länger als eine Woche auf eine Antwort, dafür sorgst du.
• Postfächer und Termine: Du sichtest unsere Mails vor, leitest weiter oder beantwortest nach Rücksprache und hältst unsere Kalender sauber. Du sorgst dafür, dass bei uns nur landet, was wirklich uns braucht.
• Meetings und Gremien: Du bereitest unsere festen Formate vor und nach: Geschäftsführer-Weekly, Quartalsziele, OKR-Termine, Einzelgespräche mit dem Team. Agenda vorher, Ergebnisse und Aufgaben hinterher. Auch die Jahresgespräche organisierst du, von den Vorbereitungsbögen bis zur Terminierung.
• Nachhalten über drei Geschäftsführer hinweg: Du weißt, was bei wem offen ist und wann es fällig wird, und du hakst nach. Alles läuft in unserem Projekttool awork, nicht per Zuruf.
• Abrechnung und Belege: Du unterstützt bei der monatlichen Rechnungsstellung, sammelst Belege für die Buchhaltung ein, ordnest Eingangsrechnungen zu und fasst offene Posten nach. Freelancer-Verträge und Unterlagen verwaltest du.
• Kunden-Backoffice: Bei unseren größten Kunden hältst du die Organisation zusammen. Informationen einsammeln, Unterlagen aufbereiten, Zugänge, Fristen und Ablage verwalten.
• Events und Team: Du organisierst unsere Auftritte auf Messen wie der DMEXCO und unsere Teamtreffen. Einladungen raus, Antworten nachhalten, Logistik, Nachbereitung.
• Sichtbarkeit und New Business: Du pflegst unsere Kontaktlisten, recherchierst Ansprechpartner und Anlässe und arbeitest bei Angeboten zu.

So sieht eine typische Woche aus: Montags sortierst du mit uns die Woche und die offenen Punkte. Laufend hältst du Postfächer, Termine und Bewerbungen im Griff. Zum Monatsanfang liegt der Fokus auf Rechnungen und Belegen. Dazwischen kommt, was gerade ansteht: ein Event, Kundenunterlagen, eine Recherche.

Qualifikation

• Du hast erste Berufserfahrung als Assistenz, im Office Management oder im Backoffice gesammelt, idealerweise im Agentur- oder Start-up-Umfeld.
• Du bist absolut verlässlich und diskret. Du gehst mit vertraulichen Informationen wie Verträgen, Zahlen und Gehältern souverän und verantwortungsbewusst um.
• Du hältst nach, ohne dass man dich zweimal fragen muss, und meldest dich proaktiv, wenn etwas hakt oder eine Frist wackelt.
• Du arbeitest strukturiert, priorisierst sicher und verlierst auch bei mehreren Themen parallel nicht den Überblick.
• Du kommunizierst klar und verbindlich auf Deutsch, im Team genauso wie gegenüber Kunden und Dienstleistern.
• KI ist bei uns Arbeitsweise, kein Extra. Du organisierst deinen eigenen Arbeitsalltag mit KI-Tools, bei uns vor allem mit Claude.
• Du findest dich schnell in fremden Systemen zurecht. Wir arbeiten mit awork, Microsoft 365, Teams und einem eigenen Portal.
• Für uns gilt: Softskills schlagen Hardskills. Verlässlichkeit, Eigeninitiative und Sorgfalt bringst du mit, alles Fachliche bringen wir dir bei.

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit den drei Geschäftsführern und Einblicke in alle Bereiche einer Agentur, von Finanzen über Recruiting bis New Business.
• Eine Vertrauensrolle mit echter Verantwortung ab dem ersten Tag, kein Kaffeekochen und kein Ablagejob.
• Flexible Arbeitszeiten mit 15 bis 20 Stunden pro Woche, vollständig remote.
• Die Option, die Stunden aufzustocken, wenn es für beide Seiten passt und das Unternehmen weiter wächst.
• Ein Umfeld, in dem KI zum Arbeitsalltag gehört.
• Ein offenes und engagiertes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.

Klingt das nach dir? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Verlässlichkeit zeigt sich selten im Anschreiben, sondern erst in der Zusammenarbeit. Deshalb halten wir den Prozess schlank und ehrlich: ein kurzes Videogespräch, danach eine kleine bezahlte Praxisaufgabe von rund zwei Stunden, dann entscheiden wir gemeinsam. Wenn es passt, merken wir das schnell. Bewirb dich jetzt und werde Teil des Teams bei SPCTR.