Office Manager:in (m/w/d) - Organisation, Administration & vorbereitende Buchhaltung

Du bist gut organisiert, denkst mit und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles läuft? Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und packst Themen gerne selbstständig an? Dann sollten wir uns kennenlernen. Wir sind Spice Event, ein Berliner Technikdienstleister für die Eventbranche. Seit 2006 sorgen wir mit technischer Kompetenz, Erfahrung und Leidenschaft dafür, dass Corporate Events, Kongresse, Messen und Konzerte erfolgreich stattfinden.

Damit bei uns nicht nur auf den Veranstaltungen alles funktioniert, sondern auch im Büro, suchen wir dich als Office Manager:in. Du bist eine wichtige Anlaufstelle für unser Team und unsere Geschäftsführung und kümmerst dich um viele der Dinge, die dafür sorgen, dass unser Arbeitsalltag organisiert, strukturiert und zuverlässig läuft. Dabei hast du einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich:

• Du hältst im Büro den Überblick.
• Du organisierst und koordinierst die täglichen Abläufe im Office.
• Du bist Ansprechpartner:in für Dienstleister, Geschäftspartner, Versicherungen und weitere externe Kontakte.
• Du kümmerst dich um Verträge, Unterlagen, Fristen und wichtige organisatorische Themen.
• Du sorgst dafür, dass Bürobedarf und Materialien vorhanden sind.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Du behältst offene Themen im Blick und sorgst dafür, dass Dinge nicht liegen bleiben.
• Du hast unsere Zahlen mit im Blick.
• Keine Sorge – du musst bei uns keine komplette Buchhaltung übernehmen.
• Prüfung, Zuordnung und Erfassung von Rechnungen und Belegen.
• Vorbereitung von Unterlagen für unser Steuerbüro.
• Überwachung und Abstimmung von Zahlungsein- und -ausgängen.
• Unterstützung bei offenen Rechnungen und dem Mahnwesen.
• Mitarbeit bei Auswertungen und Übersichten.
• Klärung von Unstimmigkeiten und Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Du unterstützt bei unseren Personalthemen.
• Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung für unser Steuerbüro.
• Pflege und Verwaltung von Personalunterlagen und -daten.
• Unterstützung beim Start neuer Kolleg:innen.
• Organisation von Schulungen und Weiterbildungen.
• Unterstützung bei weiteren administrativen Personalthemen.

Qualifikation

Das bringst du mit:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung.
• Berufserfahrung in einem Büro, im Office Management, in der Administration oder in einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig.
• Du kannst gut organisieren, Prioritäten setzen und mehrere Themen gleichzeitig im Blick behalten.
• Du arbeitest gerne mit Menschen und kommunizierst freundlich und verbindlich.
• Du bist sicher im Umgang mit Outlook, Word und Excel.
• Idealerweise hast du bereits Berührungspunkte mit Buchhaltung, Personaladministration oder DATEV Unternehmen online gesammelt.
• Du hast keine Scheu vor Zahlen, Rechnungen und administrativen Aufgaben.
• Vor allem aber: Du denkst mit und wartest nicht darauf, dass dir jemand für jeden Schritt sagt, was zu tun ist.
• Du hast keine klassische kaufmännische Ausbildung, bringst aber entsprechende Berufserfahrung und Organisationstalent mit? Kein Problem.
• Für uns zählt vor allem, dass du die nötige Erfahrung, eine strukturierte Arbeitsweise und die Bereitschaft mitbringst, Verantwortung zu übernehmen und dich in neue Themen einzuarbeiten.

Benefits

Das bieten wir dir:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position, bei der kein Tag ganz gleich ist.
• Einen Arbeitsplatz in einer spannenden Branche – wir sorgen dafür, dass Veranstaltungen technisch funktionieren.
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Dinge selbst mitzugestalten.
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unserem Team.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Einen langfristigen Arbeitsplatz in einem wertschätzenden und kollegialen Umfeld.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und unsere Abläufe aktiv weiterzuentwickeln.
• Eine Position, in der du uns im Alltag wirklich den Rücken freihältst.

Klingt nach dir? Dann möchten wir dich gerne kennenlernen. Schick uns einfach deinen Lebenslauf und deinen möglichen Eintrittstermin per E-Mail. Ein ausführliches Anschreiben brauchst du nicht. Ein paar persönliche Zeilen dazu, warum du dir die Position vorstellen kannst, reichen völlig aus. Wir freuen uns auf dich!