Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Verwaltung von Verträgen und Compliance-Prozessen.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Bereich medizinische Geräte mit einem Fokus auf Integrität.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheitsbranche und arbeite an wichtigen Compliance-Projekten.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in administrativer Unterstützung, idealerweise im Gesundheitswesen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Are you passionate about maintaining the highest standards of compliance and administrative excellence?
Do you want to join an innovative medical device company where you will play a key role in supporting regulatory processes, ensuring documentation accuracy, and upholding our commitment to integrity?
If yes, come to join our legal team!
As Compliance Administrative Assistant
You will provide administrative support to the Legal & Compliance department in all activities related to interactions with Healthcare Professionals (HCPs), including contracts, transparency reporting, and other compliance-related requirements.
Your main responsibilities will be
- Contract management
- Prepare, track, and archive contracts, including consultant agreements, Non-Disclosure Agreements (NDAs), sponsorships, hospitality agreements, grants, and other related documents.
- Review supporting documentation for completeness and accuracy prior to approval.
- Follow up on contract execution and signature processes.
- Transparency and compliance
- Prepare and submit regulatory disclosures and filings (CNOM, EPS, MDEON, Transparency reporting, etc.).
- Collect and maintain information required to meet transparency reporting obligations.
- Monitor and track compliance-related files to ensure completeness and timely processing.
- Systems Management
- Enter, update, and maintain contract and Third-Party information within the Contract Lifecycle Management (CLM) system.
- Administrative Support
- Manage the Legal & Compliance and Grants shared mailboxes.
- Organize meetings, take meeting notes, and draft meeting minutes.
- Provide general administrative support to the Compliance team.
Your profile
- 2 to 5 years of experience in an administrative support role, preferably within the medical device, pharmaceutical, healthcare, or other regulated industries.
- Advanced proficiency in Microsoft Office applications;
- Experience with a Contract Lifecycle Management (CLM) system is highly desirable.
- Fluent in French and English, with excellent written and verbal communication skills.
- Proficiency in one or more additional European languages is a plus.
- Excellent organizational and follow-up skills.
- Strong attention to detail and commitment to accuracy.
- Proactive mindset and ability to adapt to changing priorities.
- Reliable and able to manage responsibilities effectively.
- Professional discretion and strong respect for confidentiality.
- Ability to work independently as well as collaboratively within a team.
Compliance Administrative Assistant Arbeitgeber: Spineart
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf exzellenten Kundenservice ausgerichtet ist. Unsere Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und individuelle Entwicklung, während wir gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität und Work-Life-Balance bieten. Darüber hinaus profitieren Sie von umfangreichen Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre Karriere im Bereich Kundenservice in der Medizintechnik oder Pharmaindustrie voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Compliance Administrative Assistant erhalten könntest
✨Mit Compliance-Events in Kontakt treten
Besuche branchenspezifische Events und Konferenzen im Bereich Compliance, wie zum Beispiel die Compliance-Akademie oder Netzwerktreffen von Fachverbänden. Hier kannst du direkt mit Experten sprechen und eventuell sogar Ansprechpartner von Spineart treffen!
✨Zertifizierungen und Weiterbildungen nutzen
Schaue dir relevante Zertifizierungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten an, die in der Compliance-Branche anerkannt sind. Wenn du zum Beispiel die CCEP oder ähnliche Qualifikationen hast, zeigt das Engagement und könnte dir einen Vorteil im Auswahlprozess bei Spineart verschaffen.
✨Jetzt auf die richtige Stelle bei Spineart bewerben!
Verpass nicht die Chance, dich direkt über unsere Website bei Spineart zu bewerben! Da wir oft auf unseren eigenen Kanälen nach Talenten suchen, stell sicher, dass du deine Bewerbung schnell einreichst – je früher, desto besser!
✨Globalen Compliance-Netzwerke beitreten
Tritt Online-Communities und Foren bei, die sich mit Compliance-Themen beschäftigen. Plattformen wie ComplianceNetzwerk oder LinkedIn-Gruppen können dir helfen, wertvolle Kontakte zu knüpfen und auf Stellenangebote aufmerksam zu werden. Diese Verbindung kann dir in Gesprächen bei Spineart den entscheidenden Vorteil verschaffen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Compliance Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Kenn dein Compliance-ABC:Achte darauf, dass deine Bewerbung zeigt, dass du die relevanten Compliance-Vorgaben und Regularien beherrschst. Dies könnten z.B. ISO-Normen oder spezielle gesetzliche Anforderungen sein, die für Spineart wichtig sind. Wenn du relevante Zertifikate hast, zeig sie!
Lebenslauf mit klaren Nachweisen:Verstärke deinen Lebenslauf mit konkreten Beispielen, die deine Erfahrungen im Compliance-Bereich zeigen. Beleuchte deine Fähigkeiten zur Risikoanalyse und -bewertung, aber auch deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, die Compliance-Punkten unterliegen.
Motivation und Interesse ausschreiben:In deinem Bewerbungsschreiben solltest du nicht nur darstellen, was du kannst, sondern auch, warum du dich für die Compliance-Rolle bei Spineart interessierst. Zeige, dass du wirklich für die Themen brennst und bereit bist, dich stetig weiterzuentwickeln.
Zielgerichteter Kontakt:Falls du einen Vertreter von Spineart oder jemanden im Compliance-Team kennst, zögere nicht, ihn zu kontaktieren. Ein kurzes, freundliches E-Mail oder eine Nachricht kann dir zusätzliche Einblicke geben, die du in deiner Bewerbung nutzen kannst. Das zeigt Interesse und Initiative!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Spineart vorbereitet
✨Vorbereitung auf Fachfragen zur Compliance
Bereite dich darauf vor, spezifische Fragen zu Compliance-Vorgaben, Gesetzen und ethischen Standards zu beantworten. Mach dich mit den neuesten Entwicklungen im Compliance-Bereich vertraut und sei bereit, konkrete Beispiele aus deinen Erfahrungen zu nennen, um deine Kenntnisse zu untermauern.
✨Den richtigen Umgang mit Compliance-Tools zeigen
Da Compliance oft mit speziellen Software-Tools und Datenanalyse verbunden ist, solltest du dich mit häufig genutzten Tools in der Branche vertraut machen. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrung mit diesen Tools und deine Fähigkeit, Daten zur Unterstützung von Compliance-Maßnahmen zu interpretieren, zeigen.
✨Motivation und Engagement für die Rolle
Zeige während des Gesprächs dein Interesse an den Auflagen und Standards der Branche. Arbeitgeber in der Compliance-Branche suchen nach Kandidaten, die motiviert sind und ein echtes Engagement zeigen, die Integrität des Unternehmens zu wahren und gute Praktiken zu fördern.
✨Beispiele für deine Problemlösungsfähigkeiten
Sei darauf vorbereitet, Situationen zu beschreiben, in denen du Compliance-Herausforderungen erfolgreich gemeistert hast. Beispiele aus der Praxis können dir helfen, deine Problemlösungsfähigkeiten und dein kritisches Denken zu demonstrieren. Zeige, wie du in schwierigen Situationen kreativ und effektiv Lösungen gefunden hast.
