Customer Service Representative FR-EN-DE

Mission: Der Customer Service Representative fungiert als Anwalt der internen und externen Kunden. Sie unterstützen die täglichen Abläufe im Zusammenhang mit dem Bestellmanagement, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen pünktlich und vollständig versendet werden. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, das Serviceniveau zu maximieren, indem Sie die Erwartungen der Kunden stets übertreffen.

Hauptaktivitäten:

• Vertretung des Unternehmens gegenüber externen und internen Kunden und Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservices.
• Bearbeitung von Verkaufsbestellungen im ERP und Bestätigung der Produktverfügbarkeit für Kunden, Verwaltung der Auffüllung von Konsignationsbeständen mit Fokus auf Lager- und Zuteilungsprobleme zur Maximierung des Serviceniveaus.
• Sicherstellen, dass Kundenbestellungen pünktlich und vollständig versendet werden, Koordination von Lieferungen, Nachverfolgung von Kundenanfragen, Abstimmung mit dem Management bezüglich Kundenkrediten, Identifizierung von Qualitätsbeschwerden, Verfolgung verlorener Sendungen.
• Genehmigung von Rücksendungsanfragen in Abstimmung mit der Supply Planning und Koordination von Rücksendungen.
• Verwaltung von Versandprioritäten und Klärung von Kundenbestellungen für die Versandabteilung.
• Wöchentliche Berichterstattung über offene Bestellungen und Rückstandberichte an das Außendienstteam und die Kunden.
• Koordination physischer Inventuren in den Kundenanlagen mit dem Außendienstpersonal: Erstellung von Inventarlisten und Abgleich von Abweichungen.
• Genehmigung der Zuteilung von Beständen in kurzer Versorgung in Abstimmung mit dem Außendienstpersonal und Demand & Supply Planning.
• Erstellung von Sonderpreisanfragen und Angeboten, Koordination von Preisnachlässen, Abzügen und Anpassungen.
• Abgleich von Prognosen mit Bestellungen, Auffüllungen und Inventarsystemen, mit Fokus auf Lager- und Zuteilungsprobleme zur Maximierung der Serviceniveaus.
• Verbindung der Kunden mit der entsprechenden Unternehmensunterstützung oder dem Außendienstpersonal.
• Kontaktperson für Kunden und Vertrieb zur Untersuchung und Korrektur unbezahlter Rechnungen mit Abweichungen sowie Unterstützung der Finanzabteilung mit Dokumentationen und Bearbeitung von Eskalationen und Gutschriften.

Ihr Profil:

• Fließende Kenntnisse in Deutsch, Englisch und Französisch sind zwingend erforderlich. Weitere Sprachen sind von Vorteil.
• Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung im Kundenservice in der Medizintechnik- oder Pharmaindustrie bevorzugt.
• Umfangreiche PC-Kenntnisse.
• Fähigkeit im Umgang mit Microsoft Office, Microsoft Dynamics von Vorteil.

Diese Rolle erfordert folgende Fähigkeiten:

• Engagement für außergewöhnlichen Kundenservice und Priorisierung der Bedürfnisse derjenigen, die Informationen vom Unternehmen suchen.
• Exzellente mündliche, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohe Effektivität beim Überwinden von Hindernissen - zäh und belastbar.
• Außergewöhnliche Zuhör- und Analysefähigkeiten.
• Ein ausgezeichneter Teamplayer - sehr effektiv in der Zusammenarbeit mit anderen, aber auch in der Lage, unabhängig zu arbeiten, wenn nötig.
• Reife und gutes Urteilsvermögen, um zu verstehen, wann Initiative ergriffen und Anfragen direkt bearbeitet werden sollten und wann Anfragen an eine höhere Instanz weitergeleitet werden sollten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und auf Details zu achten.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen, zeitkritischen Umfeld zu arbeiten.
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und Fristen unabhängig einzuhalten.

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