Business Operations Coordinator 80-100%

SpinetiX ist ein preisgekrönter Schweizer Hersteller von digitalen Beschilderungslösungen. Wir inspirieren Unternehmen weltweit, das Potenzial ihrer Geschichte zu entfalten. Seit 20 Jahren innovieren wir ständig, um modernste Technologie bereitzustellen, die unseren Kunden hilft, zu glänzen. Unsere umfassende Suite von Lösungen ermöglicht es Unternehmen, ihr volles Potenzial global zu realisieren.

Im Rahmen der Umsetzung unserer ehrgeizigen Transformation der Geschäftsabläufe suchen wir einen talentierten Business Operations Coordinator, der unserem ambitionierten und erfolgreichen Team beitritt. Die Position spielt eine zentrale Rolle in der täglichen Ausführung der SpinetiX-Operationen und befindet sich an der Schnittstelle zwischen Kunden, Finanzen, Logistik und internen Teams.

Was wird der Business Operations Coordinator fokussieren?

• Verwaltung der End-to-End-Bestell- und Zahlungsabwicklung mit unseren direkten Kunden weltweit, um ein optimales Serviceniveau für unsere wichtigsten Partner sicherzustellen.
• Orchestrierung der täglichen Betriebsabläufe über Teams hinweg und Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, um sowohl die betriebliche Effizienz als auch die Einhaltung der Geschäftsprozesse sicherzustellen.
• Koordination der Logistik von Produktionsstandorten zu Lagern zur Unterstützung der Ausführung unserer Geschäftsabläufe.
• Aktive Mitwirkung an monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Finanzabschlüssen mit externen Buchhaltungsfirmen.
• Als Office Manager die administrativen Aufgaben und das Management des Büros übernehmen.

Typische Aufgaben eines Business Operations Coordinators umfassen:

• Verwaltung der End-to-End-Shop-Operationen und Anfragen von direkten Kunden.
• Als Power-User sowohl der ERP- (Business Central) als auch der CRM- (Dynamics) Systeme fungieren, Best Practices dokumentieren und Initiativen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse mit internen Stakeholdern und externen Anbietern oder Partnern koordinieren.
• Koordination von Abholungen und Logistik von der Produktion zu Lagern gemäß den Anweisungen des Produktionsteams.
• Unterstützung des Produktionsteams beim Einkauf von Komponenten und Zubehör.
• Unterstützung der externen Buchhaltungsfirma bei der Jahresabschlussprüfung und anderen Berichten für Behörden.
• Koordination der Büroabläufe, wie z.B. Begrüßung von Gästen, Empfang eingehender Post und Anrufe, Verwaltung der E-Mail-Adresse.
• Hauptansprechpartner für das Millennium-Team in Bezug auf das Büromanagement sein.

Was sind die wichtigsten Fähigkeiten und Erfahrungen, die für die Stelle erforderlich sind?

• Kundenorientierte Einstellung: Als engagierter Ansprechpartner für unsere internationalen Partner sind Sie bestrebt, erstklassigen Kundenservice in verbaler und schriftlicher Form zu bieten.
• Kommunikation: Als Koordinator zwischen verschiedenen internen Stakeholdern und externen Kunden kommunizieren Sie proaktiv und effizient auf allen Ebenen innerhalb der Organisation, um eine optimale Lieferung der Geschäftsabläufe sicherzustellen.
• Geschäftsverständnis: Dank eines soliden Verständnisses von Vertriebs- und Geschäftsabläufen sowie starker zwischenmenschlicher Fähigkeiten bauen Sie Vertrauen auf und gewinnen Unterstützung von Gegenüber auf Kunden- und interner Ebene, um eine optimale und reibungslose operative Ausführung sicherzustellen.

Welche Ausbildung/Erfahrung benötigen Sie für die Rolle?

• Abschluss in Betriebswirtschaft oder gleichwertig.
• 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer internationalen Vertriebsunterstützungsrolle mit Buchhaltungserfahrung.
• Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten. Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu priorisieren.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in verbaler und schriftlicher Form.
• Starke Detailgenauigkeit mit Fokus auf termingerechte und qualitativ hochwertige Arbeit.
• Ergebnisorientierter Teamplayer.
• Fähigkeit, mit Menschen auf allen Ebenen der Organisation zu kommunizieren.
• Fähigkeit, unabhängig in einem schnelllebigen Umfeld mit wechselnden Prioritäten zu arbeiten.
• Fähigkeit, effektiv in einem Umfeld der Zusammenarbeit zu arbeiten.
• Berufliche Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch.
• Kenntnisse in ERP-Systemen (Microsoft Business Central und Dynamics sind von Vorteil).

Was bietet Ihnen SpinetiX?

Ein internationales, kreatives und innovatives Arbeitsumfeld, das von Werten, Leidenschaft und modernster Technologie geprägt ist. Bei SpinetiX übernehmen Sie eine zentrale und sichtbare Rolle innerhalb eines kollaborativen Teams, mit echtem Einfluss auf die Geschäftsabläufe und der Möglichkeit, einen greifbaren Einfluss auf die tägliche Ausführung des Unternehmens zu haben. Sie werden in unserem brandneuen Büro im außergewöhnlichen Millennium-Gebäude arbeiten, das 5-Sterne-Standard, moderne Arbeitsplätze, hochwertige Einrichtungen und eine inspirierende professionelle Atmosphäre bietet. Der Standort ist leicht erreichbar und darauf ausgelegt, sowohl Effizienz als auch Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu unterstützen. Wir bieten ein flexibles Arbeitsumfeld, die Möglichkeit, kontinuierlich zu lernen und Ihre Fähigkeiten zu erweitern, sowie Kontakt zu internationalen Kunden und Partnern. Mit SpinetiX tragen Sie aktiv zur Entwicklung digitaler Kommunikationslösungen bei, die Städte, Unternehmen und Organisationen weltweit prägen.