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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei Organisation, Kommunikation und Büroverwaltung.
- Arbeitgeber: Spirit in Projects ist ein innovatives IT-Unternehmen mit über 16 Jahren Erfahrung.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein flexibles Arbeitsumfeld, individuelle Trainings und ein kollegiales Klima.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams, das digitale Innovationen vorantreibt und Projekte zum Erfolg führt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle (30 h/Woche) mit marktkonformer Bezahlung und Entwicklungsmöglichkeiten.
Seit über 16 Jahren leben wir bei Spirit in Projects unsere Freude an IT und ermöglichen so unseren KundInnen von digitalen Innovationen zu profitieren. Wir sind überzeugt, dass Projekte aller Art - auch wenn sie noch so komplex sind - mit umsichtiger Planung und dem richtigen Know-how auf den Boden gebracht werden können. Dieses Credo leben wir jeden Tag - ob als Berater, Trainer und Strategie Coaches.
Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Planen und Koordinieren von Terminen, Dienstreisen und Meetings des Geschäftsbetriebes
- Kommunikation mit internen und externen Partnern
- Laufende Büroorganisation und -administration
- Planen und Organisieren von Firmenveranstaltungen
- Überwachung und Optimierung von internen Prozessen der Büroorganisation
- Angebotslegung bei Standardangeboten zu Seminaren und Trainings
- Organisation von Seminaren und Trainings für unsere KundInnen
- Administrative Unterstützung bei Vertrags- und Angebotslegung zu Projekten
- Administrative Unterstützung bei der Bearbeitung von Ausschreibungen
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Solide Kommunikation und Freundlichkeit im Umgang mit nationalen und internationalen KundInnen und Projektpartnern
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Webtools
- Handhabung und Umgang mit zeitgemäßen Kommunikationsmitteln (Webkonferenzen)
- Selbstständige, strukturierte, verlässliche und proaktive Arbeitsweise
- Eine positive Einstellung zu Technologie und technologischen Veränderungen
- Vertraulichkeit bei Geschäftsgeheimnissen von Spirit in Projects und unseren KundInnen
- Talent für Organisation und Lösungsfindung, Hands-On-Mentalität
- Teamfähigkeit und eine offene wertschätzende Kommunikationskultur
- Gute Rhetorik und professionelles Auftreten
Wir bieten
- Sicheres, familiäres und flexibles Umfeld
- Offenes und kollegiales Arbeitsklima
- Ausgezeichnete individuelle Trainingsmöglichkeiten
- Marktkonforme Bezahlung
- Modernes Büro und gute öffentliche Erreichbarkeit
Das Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung (das KV Mindestgehalt beträgt monatlich brutto € 3.175, / 38,5 Std.). Geboten wird eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
MitarbeiterIn Back Office Management (m/w/d) Arbeitgeber: spirit in projects GmbH
Kontaktperson:
spirit in projects GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: MitarbeiterIn Back Office Management (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der IT-Branche oder im Back Office tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von Spirit in Projects. Besuche deren Website und Social-Media-Kanäle, um ein Gefühl für die Werte und das Arbeitsumfeld zu bekommen. Dies hilft dir, in einem möglichen Vorstellungsgespräch authentisch zu wirken.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Interview für eine Back Office Position gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für Technologie! Da die Stelle eine positive Einstellung zu technologischen Veränderungen erfordert, solltest du dich über aktuelle Trends und Tools in der Büroorganisation informieren und bereit sein, diese in deinem Job anzuwenden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: MitarbeiterIn Back Office Management (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Spirit in Projects. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmensphilosophie, die angebotenen Dienstleistungen und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Achte darauf, deine kaufmännische Ausbildung und deine MS Office-Kenntnisse klar darzustellen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du bei Spirit in Projects arbeiten möchtest und wie deine Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Position passen.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind, bevor du sie einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei spirit in projects GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du organisatorische und administrative Unterstützung geleistet hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Kommunikation mit internen und externen Partnern wichtig ist, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten hervorheben. Bereite einige Beispiele vor, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Technologische Affinität zeigen
Zeige deine positive Einstellung zu Technologie und deinen Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln. Du könntest darüber sprechen, wie du Webtools oder MS Office in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Teamfähigkeit und offene Kommunikation
Betone deine Teamfähigkeit und deine Fähigkeit zur offenen Kommunikation. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in einem Team gearbeitet hast und wie du zur Schaffung einer wertschätzenden Kommunikationskultur beigetragen hast.
