Project Controller (18 months, fixed-term)

Der Project Controller bei der adidas Foundation spielt eine wesentliche Rolle bei der Sicherstellung der finanziellen Integrität, Compliance und Effizienz der internationalen Projekte, indem er die Finanzierungsaktivitäten koordiniert, robuste Finanzmanagementprozesse entwickelt und die Teams mit den notwendigen Werkzeugen und Anleitungen für eine effektive Budgetkontrolle ausstattet.

Diese Rolle unterstützt die organisatorische Transparenz, Verantwortlichkeit und Nachhaltigkeit, indem sichergestellt wird, dass finanzielle Mittel angemessen und im Einklang mit den Projektzielen und den Anforderungen der Geldgeber zugewiesen werden. Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams, die Überprüfung von Ausgaben, die Pflege ordnungsgemäßer Aufzeichnungen und die Optimierung finanzieller Arbeitsabläufe verbessert der Project Controller die Genauigkeit der Berichterstattung, hilft, die Verwaltung von Zuschüssen zu straffen, und unterstützt die Gesamtmission sowie den langfristigen Erfolg unserer Organisation.

Wichtige Statistiken

• Team: Operations
• Direkte Berichtslinie: Head of Operations
• Land des Beschäftigungs: Deutschland
• Bürostandort: Nürnberg (bis zu 80% mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands pro Monat)
• Arbeitszeit: 35 Stunden pro Woche (Vollzeit)

Aufgaben

• Überprüfung von Finanzierungsanträgen unserer internationalen Partner und Unterstützung bei der Budgetvorbereitung für Finanzierungsvereinbarungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Beiträge die Projektziele effektiv unterstützen.
• Vorbereitung der Mittelübertragung, Durchführung von Budget- und Berichtskontrollen, um sicherzustellen, dass die Mittel für den vorgesehenen Zweck verwendet werden und den Anforderungen der Geldgeber entsprechen.
• Entwicklung, Einführung und Erklärung von Budgetkontroll- und Überwachungsprozessen sowie Best Practices im Rahmen des gesamten Projektlebenszyklus, einschließlich Anleitung und Schulung externer Partner und interner Teams.
• Überwachung und Kontrolle der Projektbudgets, Gewährleistung der finanziellen Verantwortung, Verfolgung der Ausgaben und proaktive Ansprache potenzieller Risiken oder Abweichungen.
• Unterstützung bei interner Überwachung und Berichterstattung, wie vierteljährliche Prognosen, jährliche Budgetierung und Abweichungsanalysen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Finanzierungsrichtlinien und -vorschriften, Überprüfung digitaler Nachweise von Projektkosten gegen Budgets und Pflege ordnungsgemäßer Dokumentation zur Unterstützung der Prüfungsbereitschaft.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Finanzberichten und Anforderungen an die Jahresprüfung durch Bereitstellung projektbezogener finanzieller Informationen und Analysen.
• Verwaltung und Bearbeitung von Zuschüssen und anderen Zahlungen wie Rechnungen, Erstattungen und eingehenden Spenden, während ein reibungsloser Ablauf und Systemverbesserungen sichergestellt werden.
• Zusammenarbeit mit Teammitgliedern aus Finanzen, Programmen und MEAL zur Verbesserung finanzieller Arbeitsabläufe, Straffung der Zuschussverwaltung und Verbesserung der Berichterstattungseffizienz.
• Beitrag zu internen Projekten und Prozessverbesserungen, Optimierung finanzieller Systeme, Werkzeuge und Richtlinien für mehr Transparenz und Effizienz.

Was Sie großartig macht

• Ergebnisorientierter und selbstmotivierter Teamplayer mit Mitgefühl, Integrität, Vertrauen und Durchhaltevermögen, der bereit ist, in einem praxisnahen Startup-Umfeld zu arbeiten.
• Expertise in Finanz- und Budgetmanagement, Berichterstattung, Analyse und Risikobewertung, mit Erfahrung in der Überwachung von Projektbudgets, der Verfolgung von zweckgebundenen Mitteln, der Einhaltung von Zuschüssen und der Überprüfung von Ausgaben, idealerweise in einer international tätigen, in Deutschland registrierten gemeinnützigen Organisation.
• Fähigkeit, Prozesse und Leitfäden zu entwickeln und interne Mitarbeiter sowie externe Stakeholder in der Budgetüberwachung, Finanzplanung und Einhaltung von Vorschriften der Geldgeber und gesetzlichen Vorgaben zu unterstützen und zu schulen.
• Starke Fähigkeiten in Excel und Smartsheet zur Budgetverfolgung, finanziellen Modellierung und Prozessoptimierung.
• Zeigt gesundes Urteilsvermögen, Takt, Demut und Diskretion, mit umfangreichen zwischenmenschlichen Fähigkeiten, um vertrauensvolle Beziehungen zu verschiedenen Gemeinschaften, Stakeholdern und Kulturen aufzubauen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, die Arbeit zu priorisieren, auf Details zu achten und Fristen einzuhalten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, finanzielle Konzepte klar an Nicht-Finanzstakeholder zu vermitteln.
• Effektive Englisch- und vorzugsweise Deutschkenntnisse in Präsentation und Kommunikation (mündlich und schriftlich), mit Gelassenheit bei der Informationsvermittlung.
• Ausbildung (z.B. kaufmännisch oder verwaltend), Bachelor-Abschluss (z.B. Finanzmanagement, Wirtschaft oder Betriebswirtschaft) oder gleichwertige berufliche Ausbildung/Erfahrung in einem relevanten Bereich.
• 2-4 Jahre Berufserfahrung im Projektcontrolling, vorzugsweise im deutschen gemeinnützigen Kontext, aber internationale Erfahrungen im Non-Profit-Bereich sind ebenfalls von Vorteil.
• Kenntnisse in Finanzsoftware (vorzugsweise DATEV oder andere Buchhaltungs-/ERP-Systeme) und/oder Zuschussverwaltungssoftware.
• Weitere Qualifikationen oder Zertifizierungen, insbesondere im Kontext der deutschen gemeinnützigen Finanzen, sind von Vorteil.
• Bereitschaft zu internationalen Reisen, maximal 15% der Zeit und nur nach Bedarf.

Ihr zukünftiges Arbeitsumfeld

Interessierte Kandidaten sollten ihren Lebenslauf und ein Anschreiben ausschließlich über unsere Jobplattform einreichen. Um einen fairen und gleichen Prozess für alle zu gewährleisten, bitten wir um Verständnis, dass wir keine individuellen Gespräche führen können. Bewerbungen werden bis zum 24. März 2026 angenommen.