Trainee Event Coordinator

Mission – Warum wir existieren, was wir tun und warum wir dich brauchen. SpotMe ist eine führende B2B-Eventplattform, die Unternehmen dabei hilft, die Wirkung ihrer Veranstaltungen zu steigern, indem sie CRM-verbundene, hochwertige Erlebnisse bei Präsenz-, virtuellen, hybriden Veranstaltungen und Webinaren bietet. Mit einem starken Fokus auf Lebenswissenschaften unterstützt SpotMe Onomi: ein HCP-Engagement-Produkt, das medizinischen und kommerziellen Teams ermöglicht, wirkungsvolle Kongresse, Symposien, Beratungsgremien und Webinare durchzuführen. Gemeinsam verwandeln SpotMe und Onomi Veranstaltungen in den effektivsten Engagement-Kanal eines Unternehmens.

Diese Position ist ideal für jemanden, der seine Karriere im Event-Management beginnen möchte, mit direkter, praktischer Beteiligung an der Unterstützung der Durchführung von Veranstaltungsprojekten zusammen mit einem Team von Event-Experten. Du wirst wertvolle Erfahrungen bei der Durchführung von Präsenz-, Remote- und Hybridveranstaltungen sammeln.

Als Eventkoordinator wirst du erfolgreich eine hohe Anzahl von Veranstaltungen unterstützen, berichtest an die Projektleiter und erhältst Aufsicht von einem Senior Project Manager. Dies beinhaltet die eigenständige Unterstützung des Projektleiters, indem du Plattformen über unser CMS konfigurierst, um das Erlebnis, die Nutzung und die Zufriedenheit der Endteilnehmer gemäß den Anforderungen unseres Projekts zu maximieren (30%).

Wenn du dich dem Live-Event näherst, wirst du eng mit dem Projektleiter, Anbietern, internen Abteilungen und dem Kunden zusammenarbeiten, um eine nahtlose Ausführung am Veranstaltungstag sicherzustellen. Zu den Aufgaben gehören das Drucken von Ausweisen, iPad-Anmeldungen, das Scannen von Leads, das Verwalten von AV und Equipment vor Ort, die Förderung des Publikumsengagements, tägliche Berichterstattung an die Kunden und die gründliche Überprüfung von Apps, um eine fehlerfreie Durchführung zu gewährleisten (35%).

Nach der Veranstaltung wirst du die Analyse der Veranstaltungsdaten unterstützen und aufschlussreiche Berichte und Empfehlungen an den Projektleiter liefern, die Erfolge hervorheben und Bereiche für zukünftige Verbesserungen identifizieren (5%).

Du wirst es schätzen, in einem schnellen Tempo an einer Vielzahl von Veranstaltungstypen zu arbeiten, mit einer kundenorientierten Denkweise und einem starken Augenmerk auf Details. Diese Rolle wird dich Teil unseres wachsenden internationalen Teams machen. Unsere erfolgreichsten Trainees entwickeln sich nach Abschluss ihres 6-monatigen Praktikums zu Associate Project Managern oder Vollzeit-Projektmanagern weiter, was weitere Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens eröffnet.

Die Praktikumsperiode: Montag, 2. Februar 2026 - Freitag, 31. Juli 2026.

Was du großartig beherrschen musst:

• Einfühlungsvermögen für Kunden mit Geschäftssinn: Du hast ein Gespür für die Bedürfnisse und Prioritäten der Kunden.
• Detailorientiert, hohe Standards, keine Ausreden: Du übernimmst Verantwortung für Qualität und Präzision in allem, was du tust.
• Can-do-Mindset und Neugier: Du gehst Herausforderungen mit Positivität und Beharrlichkeit an.
• Technikaffin und anpassungsfähig: Du bist sicher im Umgang mit Computern und Standardsoftware.
• Resilient und bereit zu reisen: Die Eventbranche ist nicht 9-5, du musst flexibel sein und über das Übliche hinausgehen.

Was wir am meisten neugierig sind:

• Beschreibe ein Projekt oder eine Erfahrung, bei der du Verantwortung übernehmen und währenddessen lernen musstest.
• Kannst du ein Beispiel nennen, bei dem du schnell eine neue Plattform, ein Tool oder ein System gelernt hast?
• Erzähle uns von einer Veranstaltung – ob du sie organisiert hast oder einfach nur teilgenommen hast.

Voraussetzungen:

• Fließend in Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fließend in Französisch, Deutsch oder Spanisch ist von Vorteil.
• Frühere Erfahrung in der Eventbranche oder im Gastgewerbe ist ein Plus.
• 10 Tage bezahlter Urlaub, die zwischen Montag, 2. Februar 2026 und Freitag, 31. Juli 2026 genommen werden können.
• Bewerber müssen in der Schweiz ansässig sein und über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen.
• Hybride Position mit Einarbeitung im Unternehmensbüro (1–2 Wochen).
• Verfügbar, um regelmäßig im Büro in Lausanne zu arbeiten (mindestens zwei Tage pro Woche) für weitere Schulungen und bürobasierten Aufgaben.
• Die Position erfordert durchschnittlich 3 Veranstaltungen pro Monat, was ~15 Tage im Ausland entspricht.

Vergütung: 2.200 CHF für in der Schweiz ansässige Mitarbeiter.

SpotMe rekrutiert, entschädigt und fördert unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft, Genetik, Behinderung, Alter, Elternstatus oder Veteranenstatus.