Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte die Administration, Finanzen und HR für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen im Biotech- und Gesundheitssektor.
- Vorteile: Hohe Autonomie, Verantwortung und die Möglichkeit, Prozesse aktiv zu gestalten.
- Weitere Informationen: Moderne Arbeitsumgebung in Lausanne mit direkter Zusammenarbeit mit dem Management.
- Warum dieser Job: Bringe deine organisatorischen Fähigkeiten ein und beeinflusse direkt den Unternehmenserfolg.
- Qualifikationen: Erfahrung in Administration, Buchhaltung oder ähnlichen Bereichen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Halten Sie die Verwaltung, Finanzen, HR und Büroabläufe reibungslos am Laufen - mit einer abwechslungsreichen Rolle, viel Verantwortung und direkter Interaktion mit dem Management.
Für einen unserer Kunden, ein dynamisches Unternehmen im Biotech-/Gesundheitssektor, suchen wir einen zuverlässigen und gut organisierten Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d).
In dieser vielseitigen Rolle sind Sie der zentrale Ansprechpartner für administrative, finanzielle und organisatorische Angelegenheiten und stellen sicher, dass die täglichen Abläufe reibungslos und effizient funktionieren.
Ihre Aufgaben:
- Verwaltung der täglichen Administration und Back-Office-Aktivitäten, einschließlich Unternehmensunterlagen, Verträgen und interner Dokumentation
- Bearbeitung und Verfolgung von Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen sowie Vorbereitung von Unterlagen für Buchhaltung, Treuhanddienste und Schweizer Mehrwertsteuerberichterstattung
- Unterstützung der HR-Administration und Koordination von Onboarding und Offboarding, einschließlich Zugang, Ausstattung und Dokumentation
- Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe und Koordination von Lieferanten, Einkäufen, Ausstattung, Wartung und externen Dienstleistern
- Unterstützung des Managements bei Besprechungen, Terminplanung, Reisevorbereitungen und allgemeiner Koordination
- Aktualisierung von Website-Inhalten, Präsentationen und Unternehmensmaterialien sowie Unterstützung von LinkedIn und anderen Kommunikationskanälen
- Überwachung von Fristen, offenen Aufgaben, Verträgen und laufenden administrativen Themen, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt
Ihr Profil:
- Sie haben Erfahrung in der Administration, im Back Office, in der Buchhaltung, im Büromanagement oder in einer ähnlichen Rolle
- Sie verfügen über gute praktische Kenntnisse in Rechnungsstellung, Ausgaben, Buchhaltung und Kostenverfolgung
- Sie haben Erfahrung in der HR-Administration und im Mitarbeiter-Onboarding
- Sie sind sicher im Umgang mit Excel oder Google Sheets und fühlen sich wohl im Umgang mit digitalen Tools
- Sie sind strukturiert, proaktiv, unabhängig und detailorientiert, mit der Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu managen
- Sie haben starke schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Französisch ist sehr wünschenswert
- Erfahrung in einem Startup, Biotech-, Medtech-, Gesundheits- oder technischen Umfeld ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
Was wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position, die Verwaltung, Finanzen, HR, Büromanagement und Kommunikation abdeckt
- Ein hohes Maß an Autonomie und Verantwortung mit der Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe aktiv zu gestalten
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Management und einer Vielzahl interner und externer Stakeholder
- Eine zentrale, funktionsübergreifende Rolle mit Einblick in verschiedene Bereiche des Unternehmens
- Ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Lausanne
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und administrative Prozesse zu verbessern
- Eine Rolle, in der Ihre Organisation, Zuverlässigkeit und Initiative direkte Auswirkungen auf das Unternehmen haben
Haben Sie Interesse? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer vielseitigen Rolle einzubringen und einen direkten Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäfts unseres Kunden zu leisten. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Administrative & Back Office Coordinator 100% Arbeitgeber: Spotted
Der Centre de formation professionnelle neuchâtelois (CPNE) ist ein herausragender Arbeitgeber, der nicht nur eine bedeutende Rolle in der beruflichen Bildung des Kantons Neuenburg spielt, sondern auch ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet. Mit 8 Wochen Urlaub pro Jahr und einem starken Fokus auf Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert das CPNE die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Die Möglichkeit, innovative pädagogische und digitale Transformationen zu begleiten, macht diese Position besonders attraktiv für Führungspersönlichkeiten, die einen positiven Einfluss auf die Zukunft der Bildung haben möchten.
