Auf einen Blick
- Aufgaben: Begrüßung von Kunden, Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung des Notariats.
- Unternehmen: Kleine, freundliche Notariatskanzlei in Genf.
- Vorteile: 13 Monatsgehälter, flexible Arbeitszeiten und ein angenehmes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Moderne Büros, gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
- Warum dieser Job: Gestalte den ersten Eindruck und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Englischkenntnisse B2, Erfahrung im notariellen oder juristischen Bereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 60000 € pro Jahr.
Für unseren Kunden, eine Studie von Notaren in Genf, suchen wir einen/eine Sekretär/in Empfang und Verwaltung (f/h/d) 90-100%.
Ihre Aufgaben:
- Empfang von Kunden (physisch und telefonisch), Verwaltung des Standards, Vorbereitung der Besprechungsräume, Service von Erfrischungen, Aufrechterhaltung der Ordnung in den Empfangsbereichen.
- Administrative Bearbeitung und Legalisierung von Dokumenten (Legalisierung von Unterschriften, beglaubigte Kopien, Einreichungen und Verfahren im Zusammenhang mit Apostillen).
- Verwaltung der Post und E-Mails (Empfang, Öffnung, Bearbeitung und Verteilung der Post, Verwaltung der E-Mails der Studie, Recherche und Übermittlung von Informationen zu notariellen Akten: Testamente, Eheverträge usw.).
- Vorbereitung der notariellen Formalitäten (Erstellung von Dossiers für das Grundbuch, das Handelsregister und die kantonale Steuerverwaltung).
- Administrative und buchhalterische Nachverfolgung (Bearbeitung und Überprüfung der Gebührenabrechnungen, Druck und Scannen von Rechnungen, Eingabe von Belegen für die Buchhaltung, Verwaltung der kleinen Kasse, Nachverfolgung von Zahlungen und einfache Rechnungsstellung).
- Dokumentenmanagement und Archivierung (Aktualisierung von Nachverfolgungstabellen in Excel, Vorbereitung und Organisation der Archive).
- Verwaltung des Büromaterials (Beschaffung und Nachverfolgung von Büromaterial, Verwaltung des Materials der Studie).
- Vielseitige administrative Unterstützung (verschiedene administrative Verfahren, Nutzung der Buchhaltungssoftware, punktuelle Unterstützung des Teams je nach Bedarf).
Gesuchtes Profil:
- Englischkenntnisse auf B2-Niveau (Empfang, Korrespondenz und Telefon); eine weitere Sprache ist von Vorteil.
- Nachgewiesene Erfahrung im notariellen oder juristischen Bereich.
- Beherrschung der Microsoft Suite (Word, Excel, Outlook).
- Fehlerfreie Rechtschreibung.
- Ordentliche Präsentation, die an die Umgebung einer Studie angepasst ist.
Arbeitsbedingungen und Vorteile:
- Gehalt auf 13 Monate.
- Vertrag zu 90-100% (40 Stunden/Woche für 100%).
- Arbeitszeiten: 8-12 Uhr, 13-17 Uhr.
- Möglichkeit eines Tiefgaragenparkplatzes.
- Schöne Cafeteria, ausgestattete Küche, Kaffeemaschine, Mikrowelle.
- Angenehmes Umfeld, leicht erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln und in der Nähe der Autobahn.
Interessiert? Wir erwarten jetzt Ihre vollständige Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben, Zertifikate und Diplome).
Secrétaire réceptionniste & administratif en étude de notaire 90- 100% Arbeitgeber: Spotted
Die Fondation Aigues-Vertes ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inklusive und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der die berufliche Weiterentwicklung gefördert wird. Mit einem engagierten Team, das sich leidenschaftlich um die Begleitung von älteren Menschen mit intellektuellen Beeinträchtigungen kümmert, profitieren Mitarbeiter von kontinuierlichen Fortbildungsmöglichkeiten und einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen bedeutenden Beitrag zu leisten und gleichzeitig in einem kollegialen Umfeld zu arbeiten.
