Office Manager:in (all genders), TZ, 20-30h/ Woche in Berlin Berlin, Berlin, Deutschland

Die Common Codes GmbH entwickelt im Auftrag des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung die nationale EUDI-Wallet. Damit bauen wir eine digitale Infrastruktur, die sicher, datensouverän und vertrauenswürdig ist – und den Alltag von Millionen Menschen einfacher macht. Gemeinsam mit Partnern aus Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft entsteht ein offenes und interoperables Ökosystem für digitale Nachweise. Die EUDI-Wallet schafft die Grundlage für neue digitale Services, schlankere Prozesse und Anwendungen, die auf verifizierbaren Informationen aufbauen. Bürgerinnen und Bürger können sich künftig einfach und sicher digital ausweisen, Nachweise auf dem Smartphone speichern und gezielt nur die Daten teilen, die tatsächlich benötigt werden. Ob bei der Kontoeröffnung, der Bewerbung an einer Hochschule oder dem Altersnachweis: Die Kontrolle über die persönlichen Daten bleibt bei den Nutzenden. Die EUDI-Wallet ist ein zentraler Baustein moderner digitaler Infrastruktur. Sie ist eine Chance, Bürokratie abzubauen, digitale Angebote besser nutzbar zu machen und die digitale Souveränität Deutschlands und Europas zu stärken.

AlsOffice Manager:inbist du Teil unserer gerade gegründeten Firma Common Codes und hast die Chance, Strukturen und Abläufe von Anfang an mitzugestalten und weiterzuentwickeln. Unser Büro imPrenzlauer Bergist ein zentraler Ort für Zusammenarbeit und Austausch – du sorgst dafür, dass dort im Alltag alles rundläuft und sich Menschen gerne aufhalten. Deine Arbeitszeit kannst duflexibel innerhalb der üblichen Bürozeiten an fünf Tagen pro Wochegestalten und dabei viel Eigenverantwortung übernehmen.

• Zentrale Ansprechpartner:in für Kolleg:innen und Gäste der Common Codes sowie für die Mitarbeitenden des Coworking-Spaces vor Ort in Berlin Prenzlauer Berg, ggf. Kontaktperson für weitere Niederlassungen
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Dokumentation des Postein- und -ausgangs (Postbuch) sowie Organisation der analogen und digitalen Postablage
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Büroausstattung
• Management des Lagers für Arbeitsmittel (Inventur, Ausgabe und Versand)
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleister:innen und Geschäftspartner:innen
• Unterstützung bei Meetings vor Ort einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Buchung von Räumlichkeiten im Coworking-Space
• Übernahme kleinerer organisatorischer Tätigkeiten für die Geschäftsführung
• Unterstützung in der Terminierung von digitalen und analogen Meetings mit der Geschäftsführung
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Büroabläufe
• Du bringst erste Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle mit.
• Du trittst freundlich, professionell und serviceorientiert auf.
• Du hast ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und packst gerne selbst mit an.
• Du bringst Eigeninitiative mit und hast Freude daran, Dinge selbstständig voranzutreiben.
• Du hast Lust, interne Prozesse und Büroabläufe aktiv mitzugestalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Erfahrung mit agilen Arbeitsweisen sowie ein sicherer Umgang mit gängigen Kollaborations- und Projektmanagement-Tools (z. B. Jira) sind von Vorteil.
• Du kommunizierst sehr gut auf Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich.
• Eine Schlüsselfunktion in einem hoch-relevanten, innovationsgetriebenen und einem der wichtigsten Digitalinfrastruktur-Projekte Europas.
• Direkte Zusammenarbeit mit führenden Expert:innen aus Recht, Technologie, Politik und Verwaltung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Eine Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 6.
• Zugang zu hochkarätigen Fachkonferenzen und europäischen Netzwerken.

Wir wertschätzen unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen aller Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.

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