Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Geschäftsreisen und sorge für reibungslose Abläufe im Office Management.
- Unternehmen: Innovative Bundesagentur, die wie ein Start-up denkt und Zukunft gestaltet.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, remote work, und Zugang zu Fachkonferenzen.
- Weitere Informationen: Schlüsselfunktion in einem digitalen Infrastrukturprojekt mit direkter Zusammenarbeit mit Experten.
- Warum dieser Job: Gestalte moderne Arbeitsumgebungen und entwickle innovative Prozesse mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Office Management, Organisationsstärke und Kommunikationsfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Wir suchen Menschen, die mit uns die Zukunft gestalten wollen – als Teil der SPRIND, die zwar Bundesagentur für Sprunginnovationen heißt, aber wie ein Start-up denkt.
Unser Ziel ist es, von Deutschland aus Produkte, Dienstleistungen und Systeme zu entwickeln, die unser Leben spürbar und nachhaltig verbessern.
Dafür bringen wir
Neudenker: innen aus Wissenschaft und Wirtschaft zusammen – Menschen mit herausragenden Ideen, besonderer Fachexpertise und echter Leidenschaft.
SPRIND arbeitet im Auftrag des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) an der Entwicklung der nationalen deutschen EUDI-Wallet sowie eines ganzheitlichen digitalen Nachweisökosystems.
Digitale Nachweise sind zentral für eine leistungsfähige digitale Gesellschaft, eine wettbewerbsfähige Wirtschaft und einen modernen Staat.
Die EUDI-Wallet bietet den Menschen eine sichere, interoperable und nutzerzentrierte Lösung und ermöglicht die Verwaltung staatlicher und privater Nachweise – vom Personalausweis bis hin zu Zeugnissen oder Mitgliedsausweisen.
Mittelfristig wird das Projekt in eine neu zu gründende, bundeseigene Organisation überführt, die das EUDI-Ökosystem verantwortet und die Plattform langfristig weiterentwickelt und betreibt.
Als Office & Travel Coordinator (m/w/d) sorgst Du dafür, dass unsere internen Abläufe rund um Geschäftsreisen, Reisekosten und Office Management reibungslos funktionieren.
Du bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen zu Reisen, Spesen und organisatorischen Themen und stellst sicher, dass Prozesse effizient, transparent und serviceorientiert gestaltet sind.
Dabei verbindest Du administrative Exzellenz mit einem ausgeprägten
Organisationstalent: Von der Prüfung und Abrechnung von Reisekosten über die Koordination von Reisebuchungen bis hin zur Betreuung unseres Shared Offices behältst Du stets den Überblick.
Gleichzeitig bringst Du Dich aktiv in die Weiterentwicklung bestehender Prozesse ein und unterstützt beim Aufbau zukunftsfähiger Strukturen für unsere wachsende Organisation.
Die Rolle ist vielseitig und verbindet operative Verantwortung mit der Möglichkeit, organisatorische Standards mitzugestalten.
Ob Reisekostenschulungen für neue Mitarbeitende, die Planung von Team-Events, die Recherche neuer Co-Working-Spaces oder die Unterstützung beim Ausbau weiterer Standorte.
Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden die bestmöglichen Rahmenbedingungen für ihren Arbeitsalltag vorfinden.
- Deine Aufgaben
- Eigenständige Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten nach internen Richtlinien sowie Abstimmung mit unserem Finance Team
- Ansprechperson für Mitarbeitende rund um Geschäftsreisen, Spesen und Belege
- Unterstützung bei der Optimierung und Weiterentwicklung interner Reise- und Abrechnungsprozesse
- Koordination und Durchführung von Reisebuchungen bei Bedarf
- Durchführung der Reisekostenschulung für alle neuen Mitarbeitenden
- Betreuung unseres Shared Offices, Bestellung von Büromaterialien sowie zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen vor Ort
- Unterstützung bei der Planung und Organisation kleinerer interner Events oder Teamtage
- Recherche und Evaluierung weiterer Co-Working Spaces in Deutschland
- Unterstützung beim Ausbau und der Organisation zukünftiger Standorte
- Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Assistenz- oder Administrationsbereich
- Erfahrung im Bereich Reisekosten (in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes), Travel Management oder vorbereitender Buchhaltung von Vorteil
- Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Organisationsstärke sowie Freude daran, Prozesse mitzugestalten
- Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind eine Voraussetzung, da unsere Unternehmenssprache Englisch ist
- Die Chance, maßgeblich zum Aufbau und zur Weiterentwicklung unserer Arbeitsumgebung beizutragen, von der Optimierung der Reiseprozesse über die Gestaltung moderner Office-Konzepte bis hin zur Unterstützung neuer Standorte und Arbeitswelten.
- Eine Schlüsselfunktion in einem hochrelevanten, innovationsgetriebenen Digitalinfrastrukturprojekt.
- Direkte Zusammenarbeit mit führenden Expertinnen und Experten aus Marketing, Kreation, Technologie, Politik und Verwaltung.
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, überwiegend remote zu arbeiten.
- Eine Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 9.
- Zugang zu hochkarätigen Fachkonferenzen und europäischen Netzwerken.
- Sprin D Gmb H, Lagerhofstr. 4, 04103 Leipzig,
- #J-18808-Ljbffr
Office & Travel Coordinator (m/f/d) Berlin, remote work is possible Arbeitgeber: SprinD GmbH
Die SPRIND ist ein innovativer Arbeitgeber, der eine dynamische und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, überwiegend remote zu arbeiten, fördern wir eine ausgewogene Work-Life-Balance. Unsere Mitarbeitenden profitieren von einer transparenten Unternehmenskultur, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und der Chance, aktiv an der Gestaltung moderner Office-Konzepte und Reiseprozesse mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office & Travel Coordinator (m/f/d) Berlin, remote work is possible erhalten könntest
✨Mach dich sichtbar: Startups lieben Personality!
In der Startup-Welt geht es oft um die Menschen hinter den Ideen. Zeig deine Persönlichkeit und deine Leidenschaft! Teil an Communities wie Meetup oder LinkedIn-Gruppen über Startups zu nehmen und dort deine Ideen zu teilen, kann dazu beitragen, dass du auffällst.
✨Networking mit dem Gründergeist
Besuche lokale Startup-Events oder Pitch-Wettbewerbe in deiner Umgebung. Dort hast du die Chance, direkt mit Gründern und anderen Talenten in Kontakt zu treten. Diese informellen Gespräche können oft der Schlüssel zu einem Job bei Unternehmen wie SprinD GmbH sein.
✨Praktische Skills zeigen!
Startups suchen oft nach vielfältigen Fähigkeiten. Überlege, wie du in deinem aktuellen Job oder beim Studium Projektarbeiten oder Nebenjobs so gestalten kannst, dass sie relevante Fähigkeiten widerspiegeln. Zeig in deinem Bewerbungsgespräch konkrete Beispiele von Erfolgen und Lernerfahrungen!
✨Nutze unsere Plattform!
Du kannst dich einfach über unsere Webseite bei SprinD GmbH bewerben! Wir halten alle Infos aktuell, um dir den Bewerbungsprozess zu erleichtern. Also, geh die nächsten Schritte und zeig, was du drauf hast!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Travel Coordinator (m/f/d) Berlin, remote work is possible mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:In Startups sind wir ständig dabei, neue Wege zu gehen, also sei kreativ! Verwende deine Bewerbung, um zu zeigen, warum du genau bei SprinD GmbH im Bereich Office & Travel Coordinator (m/f/d) Berlin, remote work is possible arbeiten möchtest. Sei authentisch und lass deine Persönlichkeit durchscheinen – Startups schätzen unkonventionelle Ansätze!
Fokus auf deine Vielseitigkeit:Startups suchen oft nach vielseitigen Talenten, die in verschiedenen Bereichen unterstützen können. Betone also in deinem Lebenslauf oder CV deine breiten Fähigkeiten und Erfahrungen. Hast du an Projekten gearbeitet, die über deine Kernkompetenzen hinausgehen? Zeig das!
Überarbeite deine Motivation:In einem Startup geht es nicht nur um Qualifikationen, sondern auch um Motivation. In deinem Anschreiben ist es wichtig, deinen Enthusiasmus für SprinD GmbH zu zeigen. Erkläre, was dich an der Vision und Kultur des Unternehmens inspiriert und warum du denkst, dass du einen Unterschied machen kannst.
Wachstumspotenzial betonen:In einem Vollzeitjob in einem Startup sind Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Mache deutlich, dass du bereit bist, mitzuwachsen und neue Fähigkeiten zu erlernen. Teile vielleicht Erfahrungen oder Beispiele, wo du dich schnell in neue Themen eingearbeitet hast – das bringt dich definitiv einen Schritt näher zur Einladung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei SprinD GmbH vorbereitet
✨Sei bereit für Flexibilität
In Startups dreht sich alles um Anpassungsfähigkeit und kreative Problemlösungen. Erwarte, dass Fragen zu deiner Fähigkeit kommen, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Bereite dir Beispiele vor, wo du in der Vergangenheit flexibel warst und mit unerwarteten Herausforderungen umgegangen bist.
✨Zeige deine Passion für das Start-up-Ökosystem
Startups suchen oft nach Menschen, die wirklich für ihre Mission brennen. Informiere dich über die Branche, in der SprinD GmbH tätig ist, und sprich über Trends und Entwicklungen, die dich begeistern. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch, dass du dir Mühe gegeben hast, die Vision des Unternehmens zu verstehen.
✨Bereite Impulse für die Zusammenarbeit vor
In einem Vollzeit-Setup erwarten Sie, dass du nicht nur ein Teamplayer bist, sondern auch proaktiv Ideen einbringst. Überlege dir, wie du bereits in der Vergangenheit innovative Lösungen innerhalb eines Teams entwickelt hast und sei bereit, diese Gedanken zu teilen, um zu zeigen, dass du aktiv zum Team beitragen kannst.
✨Bring deinen Lebenslauf zum Leben
Statt nur über deinen Lebenslauf zu reden, bringe konkrete Erfahrungen und Projekte mit, die deine Eignung für die Rolle unter Beweis stellen. Erzähle Geschichten über herausfordernde Situationen in deinen früheren Tätigkeiten, die zeigen, dass du in einem dynamischen Umfeld erfolgreich arbeiten kannst und wie du zu Ergebnissen gekommen bist.
