Assistant to Group Company Secretary (m/f/d)

Standort: Berlin

Bedingungen: Vollzeit, unbefristeter Vertrag

Über die Springer Nature Group

Springer Nature öffnet die Türen zur Entdeckung für Forscher, Pädagogen, Kliniker und andere Fachleute. Jeden Tag erreichen unsere Marken, Bücher, Zeitschriften, Plattformen und Technologielösungen weltweit Millionen von Menschen. Seit über 180 Jahren sind unsere Marken eine vertrauenswürdige Wissensquelle für diese Gemeinschaften, und heute sehen wir es als unsere Verantwortung an, sicherzustellen, dass grundlegendes Wissen gefunden, verifiziert, verstanden und genutzt werden kann - um ihnen zu helfen, Ergebnisse zu verbessern, Fortschritte zu erzielen und den nachfolgenden Generationen zugutekommen.

Ab 2024 ist Springer Nature stolz darauf, ein börsennotiertes Unternehmen zu sein, was ein spannendes neues Kapitel in unserer Reise zur Unterstützung globaler Forschung und Bildung markiert.

Über die Rolle

Als Assistent des Group Company Secretary verwalten Sie eine Vielzahl administrativer Aufgaben, einschließlich der Koordination von Notarsitzungen, der Erstellung und Pflege eines Corporate Legal Kalenders, einschließlich des Kalenders des Vorstands, der Verwaltung von Unternehmensrechtsakten und der Einreichung von Anträgen bei den zuständigen Behörden.

Sie organisieren und koordinieren Vorstandssitzungen, stellen sicher, dass alle notwendigen Vorbereitungen getroffen werden, und führen Nachverfolgungen durch. Ihre Rolle umfasst die Erstellung detaillierter Reisepläne, die Förderung einer reibungslosen Kommunikation zwischen dem Büro des Group Company Secretary und internen Abteilungen sowie die Information des Group Company Secretary und anderer Abteilungen über bevorstehende Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus priorisieren Sie widersprüchliche Bedürfnisse und gehen proaktiv mit Angelegenheiten um.

Aufgaben:

• Administrative Unterstützung: Pflege und Aktualisierung von Unternehmensrechtsakten, Organigrammen und Unternehmensübersichten; Koordination und Durchführung von Notarsitzungen und offiziellen Einreichungen; Verwaltung komplexer Kalender und Termine; Vorbereitung von Reiseplänen und Spesenabrechnungen; Entwurf und Verwaltung vertraulicher Korrespondenz mit dem Vorstand, Mitgliedern des Aufsichtsrats und externen Kanzleien.
• Koordination von Sitzungen: Organisation und Unterstützung von Vorstandssitzungen (Aufsichtsrat, Hauptversammlungen, Ausschüsse, Vorstand); Vorbereitung von Tagesordnungen und Entwurf von Protokollen; Verwaltung der Logistik: Buchung von Veranstaltungsorten, Catering-Arrangements, Einrichtung des Remote-Zugangs, Empfang von Gästen und vor Ort Unterstützung (einschließlich Geschäftsreisen, wenn erforderlich).
• Kommunikation & Liaison: Als Verbindungsperson zwischen dem Group Company Secretary und internen Abteilungen fungieren; rechtzeitige Kommunikation und Nachverfolgung bevorstehender Verpflichtungen und Prioritäten sicherstellen; praktische Unterstützung bei der Koordination mit Notaren, externen Kanzleien, Buchhaltern und dem Büro des CEO bieten.
• Projekt- & Zeitmanagement: Proaktive Verwaltung von Prioritäten, flexible Reaktion auf Änderungen und Sicherstellung der Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten; gesundes Urteilsvermögen ausüben, um zwischen dringenden und aufschiebbaren Angelegenheiten zu unterscheiden.

Erfahrung, Fähigkeiten & Qualifikationen:

• Vorherige Erfahrung als juristischer und notarieller Assistent (ReNo) oder vergleichbare administrative Unterstützungserfahrung in globalen Organisationen.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie starke zwischenmenschliche Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen zu Stakeholdern.
• Professionalität, freundliches Auftreten und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten.
• Starke organisatorische Fähigkeiten für Multitasking, Verwaltung komplexer Besprechungsstrukturen, mit Liebe zum Detail, emotionaler Reife und Empathie.
• Kenntnisse in MS Office (PowerPoint, Word, Excel) und Adobe Acrobat.
• Anpassungsfähigkeit an schnelllebige Umgebungen, Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, und ein einfallsreicher Teamplayer mit einer positiven Einstellung.

Um sich zu bewerben: Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben ein.

Bei Springer Nature schätzen wir die Vielfalt unserer Teams und arbeiten daran, eine inklusive Kultur aufzubauen, in der Menschen fair behandelt werden und ihre Unterschiede zur Arbeit bringen und gedeihen können. Wir ermächtigen unsere Kollegen und schätzen ihre unterschiedlichen Perspektiven, während wir bestreben, die besten Talente zu gewinnen, zu fördern und zu entwickeln.

Springer Nature wurde bei den British Diversity Awards 2022 als Diversity Team of the Year ausgezeichnet.

Wenn Sie besondere Anforderungen im Zusammenhang mit Behinderungen, Neurodivergenz oder einer chronischen Erkrankung haben, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir alle notwendigen Vorkehrungen treffen können.

Für weitere Informationen zu Karrieremöglichkeiten bei Springer Nature besuchen Sie bitte https://careers.springernature.com/.