Projektmanager:in - Program & Event Management (m/w/d)

Im Rahmen des von der Stiftung Innovation in der Hochschullehre geförderten Lehrprojektes Circular School ist an der Staatlichen Hochschule für Gestaltung Karlsruhe zum oder zum frühestmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Projektmanager:in – Program & Event Management (m/w/d) zu besetzen. Die Stelle ist für vier Jahre in Teilzeit (50 %) vereinbart. Die Vergütung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) entsprechend der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe E 11.

Über das Projekt

Die Circular School ist ein neues Lehr- und Forschungsprogramm der Staatlichen Hochschule für Gestaltung Karlsruhe, das durch die Stiftung Innovation in der Hochschullehre gefördert wird. Im Zentrum steht die Arbeit mit zirkulären Prozessen und zeitbasierten Materialien, deren Entstehungs- und Verwertungszyklen das Modell für eine veränderte Studienorganisation bieten sollen. Aufbauend auf dem Bio Design Lab und seinen bisherigen Projekten entwickelt die Circular School ein transversales Studienprogramm, das Lehre, künstlerisch-gestalterische Forschung, ortsbezogene Materialpraxis und öffentliche Vermittlung verbindet. Studierende werden vom ersten Studienjahr in diese Aktivitäten einbezogen und lernen in Formaten, die über die klassische Seminar- und Semesterlogik hinausgehen. In Kooperation mit regionalen und überregionalen Partnerinstitutionen entsteht damit ein neuer Lern- und Forschungsraum innerhalb und außerhalb der Hochschule. Ziel ist es, ökologische und soziale Verantwortung in gestalterisches Handeln zu übersetzen und die HfG Karlsruhe als offene, vernetzte und experimentelle Hochschule weiterzuentwickeln.

Aufgabengebiet

Die Stelle Program & Event Management verantwortet die operative Organisation, logistische Umsetzung und administrative Begleitung zentraler Programm- und Veranstaltungsformate der Circular School. Sie unterstützt die Projektkoordination sowie die Bereiche Bioregional Weaving, Digital Garden Keeping und Material Cultivating bei der organisatorischen Durchführung von Lehr-, Outreach-, Ausstellungs- und Transferformaten.

• Operatives Projektmanagement im laufenden Programm der Circular School
• Operative Organisation, logistische Umsetzung und Nachbereitung von Workshops, Ringvorlesungen, Exkursionen, Summer Schools, Ausstellungen, öffentlichen Programmen und Abschlussformaten in Abstimmung mit dem Projektteam
• Unterstützung bei Zeitplanung, Terminabstimmung, Projektkalender, interner Kommunikation, Ablage, Protokollen und organisatorischen Workflows
• Gästemanagement, Teilnehmermanagement und Kommunikation mit eingeladenen Referenten, Partnern, Dienstleistern und hochschulinternen Stellen
• Koordination von Räumen, Technik, Catering, Reisen, Honoraren, Verträgen, Beschaffungen und Abrechnungen in Abstimmung mit der Projektkoordination und Verwaltung
• Unterstützung bei Outreach- und Kommunikationsmaßnahmen, Einladungen, Veranstaltungsankündigungen und öffentlichen Formaten
• Mitarbeit an der organisatorischen Umsetzung von Jahresausstellungen, Konferenz‑ und Festivalbeiträgen sowie weiteren Disseminations‑ und Transferformaten
• Pflege von Kontaktlisten, Verteilerstrukturen, Projektübersichten und Veranstaltungsdokumentationen
• Unterstützung bei Budgettracking, administrativen Nachweisen, Mittelverwaltung und Berichtszulieferungen
• Koordination studentischer Hilfskräfte im Bereich Veranstaltungsorganisation, Dokumentation und Evaluation in Abstimmung mit dem Projektteam

Eine Änderung des Zuständigkeitsbereichs bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine einschlägige Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung, z. B. in Kulturmanagement, Veranstaltungsmanagement, Projektmanagement, Kommunikation, Design‑/Kulturvermittlung oder einem vergleichbaren Bereich
• Erfahrung in der organisatorischen Umsetzung von Veranstaltungen, Workshops, Ausstellungen, Konferenzen, Lehrformaten oder Kulturprojekten
• Sehr gute Kenntnisse im operativen Projektmanagement, in Terminplanung, Gästekommunikation, Logistik und administrativer Organisation
• Erfahrung mit Hochschul‑, Kultur‑, Drittmittel‑ oder Forschungsprojekten von Vorteil
• Sicherer Umgang mit digitalen Organisations‑, Kommunikations‑ und Planungstools
• Grundkenntnisse in Budgetverwaltung, Beschaffung, Honorar‑ und Reiseorganisation wünschenswert
• Interesse an Kunst, Design, Nachhaltigkeit, zirkulären Praktiken, Bio Design und öffentlicher Vermittlung
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständiger, strukturierter, zuverlässiger und kooperativer Arbeitsstil
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Freude an der Arbeit in einem interdisziplinären Team
• Bereitschaft zur regelmäßigen Präsenzarbeit am Standort Karlsruhe sowie zu gelegentlicher Arbeit bei Abendveranstaltungen, Ausstellungen, Wochenendformaten oder Exkursionen

Das können Sie von uns erwarten

• Internationales Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten der mobilen Arbeit und der Arbeit im Homeoffice
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW
• Ein hochmotiviertes Team mit Lust, neue Wege zu gehen

Allgemeine Hinweise

Die Hochschule setzt sich für mehr kulturelle Vielfalt und Gleichstellung im Kollegium und der Verwaltung ein. Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.