Antragsmanager / in im Antragsmanagement (m / w / d)

Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten und mit Ihren Ideen einen gesellschaftlichen Beitrag leisten. Sie unterstützen die Digitalisierung unserer Stiftung und die Agilität unseres Verwaltungshandelns und suchen ein Umfeld mit flachen Hierarchien und vielen Veränderungsmöglichkeiten? Dann werden Sie Teil der Stiftung für Hochschulzulassung.

Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Wir treiben die Digitalisierung im deutschen Bildungssektor aktiv voran und bauen mit über 150 Beschäftigten unser Serviceportfolio weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und leistungsfähiges Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze, um Bildungsgerechtigkeit in Deutschland zu fördern.

Ihre Aufgaben:

• Die Prüfung von Zulassungsanträgen mitsamt eigenständiger Entscheidung (auch über Zusatzanträge) nach den einschlägigen Rechtsgrundlagen der Bundesländer.
• Im Rahmen der Antragsbearbeitung umfassende Beratung von Bewerbenden in bundesweit zulassungsbeschränkten Studiengängen.
• Information der Bewerbenden über Antragsmängel.
• Schriftliche und telefonische Beratung bezüglich Antragstellung, Verfahrensablauf und Erläuterung der Ergebnisse.
• Bearbeitung von Beschwerden und Petitionen.
• Rücknahme von Zulassungsbescheiden.
• Erledigung des mit dem Aufgabengebiet zusammenhängenden Schriftverkehrs.
• Erstellung von Informationen zur Aufgabenerfüllung des First-Level-Supports.
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Informations- und Schulungsveranstaltungen zum Zentralen Verfahren für interne und externe Stakeholder.
• Entwicklung und Beschreibung von Anforderungen für das Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung von Hochschulstart und des Antragsmanagements.
• Entwicklung von User-Stories (User-Story-Designer).
• Mitarbeit bei Projekten.

Ihr Profil:

• Ein erfolgreich abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium (BA, MA, etc.).
• Gute Kenntnisse auf dem Gebiet der allgemeinen Datenverarbeitung (MS Windows, MS-Office, etc.).
• Beratungskompetenz sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit (insbesondere verbindliche Umgangsformen).
• Sie handeln ergebnis- und zielorientiert, arbeiten gern in agilen Teams.
• Dienstleistungsorientierung im Sinne des Gemeinwohls, Effizienzsteigerung von Verwaltungsprozessen und hohe Kundenorientierung in einer agil arbeitenden Stiftung des öffentlichen Rechts.
• Bereitschaft, den Change-Prozess aktiv mitzugestalten.
• Die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zielgruppenorientiert aufzubereiten.
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie transparente, verständliche Darstellung von Sachverhalten gegenüber unterschiedlichen Zielgruppen.
• Hohes Maß an Belastbarkeit und Bereitschaft zu Mehrarbeit bei Arbeitsspitzen.
• Solide selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte Eigenmotivation.

Von Vorteil:

• Kenntnisse im Bereich des Hochschulzulassungswesens.
• Kenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung.

Wir bieten Ihnen:

• Ein zunächst auf zwei Jahre befristetes Beschäftigungsverhältnis.
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 9B TV-L, abhängig von der Erfahrung.
• Umfassende fachliche Einarbeitung in die Aufgaben und Strukturen der Stiftung.
• Flexible, selbstbestimmte Arbeitszeitgestaltung (Flexible Arbeitszeit, remote work, Teilzeit) im Rahmen der festgelegten Servicezeiten.
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL), ergonomische Büroausstattung und betriebsärztliche Versorgung.
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
• Ein freundliches, humorvolles, engagiertes und kreatives Team, das sich auf Sie freut.
• Fachlicher, kollegialer Austausch und Raum für Ihre Ideen und Stärken.
• Ein veränderungsbereites Umfeld und Führungskräfte, die sich auf Zusammenarbeit freuen.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich willkommen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Kontakt und Bewerbung:

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin der Abteilung Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung. Bei Fragen zum Inhalt der Tätigkeit wenden Sie sich an die Leiterin des Teams Antragsmanagement (Frau Kerstin Lütge-Varney, 0231/1081-1085). Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 03.11.2025 unter Angabe der Kennziffer 2025-024 an stellenausschreibung@hochschulstart.de.