Mitarbeiter*in Organisation und Prozesse (m/w/d)

Arbeiten, wo Kultur lebt! Die Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Stuttgart bietet Ihnen die Chance: Werden Sie Teil unserer Hochschule und gestalten Sie das organisatorische Rückgrat einer der führenden Kunsthochschulen im Herzen von Stuttgart mit.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende Stelle zu besetzen: Mitarbeiter*in Organisation und Prozesse (m/w/d) Entgeltgruppe 9b TV-L | Teilzeit (50 %).

Sie übernehmen Querschnittsaufgaben innerhalb der Hochschulverwaltung und wirken an der Weiterentwicklung effizienter, transparenter und digital unterstützter Verwaltungsprozesse mit. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Organisationseinheiten zusammen.

Ihre Aufgaben:

• Prozessmanagement & Digitalisierung
• Interne Leitung des Landesprojekts QualiCampus
• Analyse, Pflege und Weiterentwicklung ausgewählter Verwaltungsprozesse (z. B. im Bereich Inventarisierung sowie IT-gestützte Verfahren im Personal- und Finanzbereich)
• Mitwirkung an Maßnahmen zur internen Entbürokratisierung
• Optimierung und Weiterentwicklung der Aktenführung im Hinblick auf eine Digitalisierung
• Controlling & Datenmanagement
• Aufbau und Pflege eines hochschulübergreifenden Verwaltungscontrollings
• Aufbereitung, Auswertung und Bereitstellung von Daten sowie Erstellung von Berichten für die Hochschulleitung
• Infrastruktur- und Systemunterstützung
• Pflege der Raumdatenbank sowie Mitwirkung bei Einführung und Betrieb des CAFM-Systems
• Entwicklung, Umsetzung und Fortschreibung eines Druck- und Kopierkonzeptes in Zusammenarbeit mit der IT
• Gremien- und Verwaltungsunterstützung
• Organisatorische Unterstützung der Gremienarbeit (z. B. Terminkoordination, Organisation von Wahlen, Zuarbeiten in Berufungsverfahren)
• Übernahme ausgewählter administrativer Aufgaben (z. B. Materialbeschaffung, Schlüsselverwaltung, Betreuung von Mobilfunkverträgen innerhalb der Verwaltung)

Ihr Profil - Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder organisatorischen Bereich mit entsprechender Berufserfahrung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (z. B. Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozialwissenschaften oder vergleichbar)
• Sehr gutes Verständnis für Verwaltungsprozesse und organisatorische Zusammenhänge
• Analytisches Denkvermögen, Zahlenaffinität sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit Interesse an der Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse
• Grundkenntnisse im Prozess- oder Projektmanagement
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere MS Excel
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten
• Selbstständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue IT-Verfahren und Systeme
• Wünschenswert sind Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder Hochschulumfeld, Kenntnisse in Controlling, Berichtswesen und Datenmanagement
• Von Vorteil ist Erfahrung mit CAFM-Systemen, Datenbanken digitaler Aktenführung

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Umfeld
• Eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einer künstlerisch geprägten Umgebung, im Zentrum Stuttgarts
• Flexible Arbeitszeit sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• Attraktive Zusatzleistungen wie Zuschüsse zum Jobticket, Jobradleasing, und betriebliche Altersversorgung
• Vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Kostenloser Besuch der HMDK-Veranstaltungen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis nach Entgeltgruppe E 9bTV-L unter Berücksichtigung der einschlägigen Berufserfahrung. Die Hochschule legt Wert auf Vielfalt und ist bestrebt, alle Geschlechter ausgewogen zu beschäftigen. Um den Anteil der Frauen zu erhöhen, bitten wir Frauen ausdrücklich sich zu bewerben. Die Hochschule bekennt sich ausdrücklich zu dem Ziel, eine familienfreundliche Hochschule zu sein. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Ausländische Diplome, Zeugnisse u. Ä. müssen in beglaubigter deutscher Übersetzung zusammen mit dem Nachweis der Gleichwertigkeit mit deutschen Zeugnissen vorgelegt werden. Bitte beachten Sie, dass Unterlagen, die Sie einreichen, nicht zurückgeschickt werden können. Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten gespeichert und weiterverarbeitet werden. Sie werden ausschließlich zu diesem Zweck genutzt und nach Abschluss des Verfahrens bzw. auf Ihr Verlangen hin gelöscht. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie auf der Website der Hochschule.

Bewerbungen an den Kanzler werden bis zum 28. April 2026 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal erbeten unter: https://www.hmdk-stuttgart.de/unsere-hochschule/offene-stellen.

Bei Fragen vorab können Sie sich gerne an den Kanzler der HMDK, Herrn Martin Renz, wenden, Tel.: 0711 212 4637.