Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte digitale Akten und unterstütze bei der Digitalisierung von Kunstobjekten.
- Unternehmen: Bayerische Staatsgemäldesammlungen, eine der bedeutendsten Gemäldesammlungen Europas.
- Vorteile: Tarifliche Entlohnung, Fortbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben mit hervorragenden Entwicklungschancen in einem öffentlichen Dienst.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Kunstverwaltung und arbeite in einem kreativen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und gute Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen suchen eine/n Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d) in Vollzeit, Entgeltgruppe 6 TV-L unbefristet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Im Herzen der Landeshauptstadt Bayerns befinden sich inmitten des Kunstareals die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen. Mit den über 30.000 zu betreuenden Objekten des Gemälde- und Kunstbesitzes des Freistaates zählen die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen mit ihren fünf Münchner Häusern und den Staatsgalerien an etlichen weiteren Standorten in Bayern zu den bedeutendsten Gemäldesammlungen in Europa.
Ihre Aufgaben:
- E-Akte
- Anforderungsanalyse: Aufnahme der bestehenden (Papier-) Workflows und Überführung in digitale Strukturen
- Strukturaufbau: Mitwirkung bei der Erstellung des Aktenplans, Mitarbeit bei der Erstellung von Prozess- und Verfahrensdokumentationen für die E-Akte
- Migration: Begleitung der Digitalisierung von Altbeständen (Scannen, Indizieren) und Qualitätssicherung der Datenübernahme
- Schulung: Durchführung von Einweisungen für Kolleginnen und Kollegen in die Benutzeroberfläche und die Ablagesystematik, Mitarbeit an Schulungen und Informationen zur Nutzung der E-Akte
- Administration & Support: First-Level-Support bei Anwenderfragen und Vergabe von Zugriffsrechten, Koordination mit Service-Desk, Fachabteilungen und Projektleitung im Rahmen der digitalen Aktenverwaltung
- Qualitätssicherung: Überprüfung, Pflege und Strukturierung der korrekten Verschlagwortung und Ablage gemäß Aktenplan, Einhaltung rechtlicher, organisatorischer und datenschutzrechtlicher Vorgaben
- Prozessoptimierung: Anpassung der digitalen Workflows bei organisatorischen Änderungen
- Schnittstellenmanagement: Kooperation mit der IT-Abteilung bei System-Updates oder Fehlermeldungen
- Registraturarbeiten
- Zusammenstellung von Akten für Recherchen und Weitergabe an Sachbearbeitung
- Erfassung und inhaltliche Auseinandersetzung mit jedem einzelnen Schriftstück, welches zur Registratur bestimmt wurde; Fertigung einer kurzen Zusammenfassung und Bestimmung der Archivierungsart bzw. -ort, auch für Schriftstücke in Fremdsprachen
- Registrierung von Schriftstücken in MuseumPlus und der E-Akte
- Fortschreibung bzw. Erweiterung des Aktenplans, Festlegung der Systematik
- Eingabe und Recherche in Datenbanken (MuseumPlus)
- Vergabe von Aktentiteln, Aktenzeichen und Aktennummern
- Beschaffungswesen
- Materialwirtschaft: Bestandsüberwachung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien
- Inventarisierung von Vermögensgegenständen über einem Wert von 800 €
Ihre Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännisch administrativen Bereich z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Registrator/in, Steuerfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r oder Industriekauffrau/-mann
- hohe soziale Kompetenzen und hohe kommunikative Fähigkeiten
- Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
- Organisationsgeschick
- selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
- sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Microsoft-365-Kenntnisse
Wir bieten Ihnen:
- eine vielseitige, verantwortungsvolle Tätigkeit und eine tarifliche Entlohnung und Anstellung im öffentlichen Dienst
- gutes Arbeitsklima
- Fortbildungsmöglichkeiten
- attraktive Sozialleistungen: z.B. eine betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- Aussicht auf Staatsbedienstetenwohnung
- einmalige Jahressonderzahlung
- sehr gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (Bus 68/100, Tram 27/28, U2)
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Einstellung und Eingruppierung in max. Entgeltgruppe 6 TV-L.
Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie von Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Bewerbungen schwerbehinderter Personen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Haben Sie Fragen?
Für Fragen zum ausgeschriebenen Aufgabengebiet stehen Ihnen gerne Frau Julia Würmseer unter julia.wuermseer@pinakothek.de und 089 23805 185 zur Verfügung.
Bewerben Sie sich:
Bei Interesse reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) bis spätestens 30.06.2026 ausschließlich über Interamt ein. Bewerbungen per E-Mail können aus Datenschutzgründen nicht berücksichtigt werden.
Bitte beachten Sie, dass Reisekosten und sonstige Auslagen für ein eventuelles Vorstellungsgespräch nicht übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte bewerben Sie sich auf dieses Stellenangebot online über www.interamt.de, Stellen-ID= 1450144.
Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d) Arbeitgeber: Staatliche Museumsagentur Bayern
Die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im Herzen Münchens, umgeben von einer der bedeutendsten Kunstsammlungen Europas. Mit einem positiven Arbeitsklima, attraktiven Sozialleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge und Fortbildungsmöglichkeiten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem profitieren Sie von einer hervorragenden Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und der Aussicht auf eine Staatsbedienstetenwohnung.
Kontaktdaten:
Staatliche Museumsagentur Bayern Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Mach dir eine Liste von Fragen, die du im Vorstellungsgespräch stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, mehr über die Stelle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du für diese Position geeignet bist. Übung macht den Meister!
✨Tipp Nummer 3
Kleide dich angemessen für das Vorstellungsgespräch. Ein professionelles Auftreten kann einen großen Unterschied machen und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und persönliche Ansprache, um deine Motivation für die Stelle zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du genau bei den Bayerischen Staatsgemäldesammlungen arbeiten möchtest.
Lebenslauf auf Vordermann bringen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir wollen sehen, was dich auszeichnet!
Zeugnisse nicht vergessen!:Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine bisherigen Leistungen und Erfahrungen.
Online bewerben – ganz einfach!:Denk daran, deine Bewerbung ausschließlich über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles datenschutzkonform abläuft und wir deine Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Staatliche Museumsagentur Bayern vorbereitet
✨Informiere dich über die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen verschaffen. Schau dir die verschiedenen Häuser und Sammlungen an, um ein Gefühl für die Institution zu bekommen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du mit administrativen Aufgaben, Digitalisierung oder Prozessoptimierung umgegangen bist. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu untermauern und machen dich greifbarer für die Interviewer.
✨Stelle Fragen zur E-Akte und Digitalisierung
Zeige dein Interesse an der Digitalisierung und der E-Akte, indem du gezielte Fragen stellst. Frage nach den aktuellen Herausforderungen oder den Zielen der Digitalisierung im Unternehmen. Das zeigt, dass du dich mit dem Thema auseinandergesetzt hast und bereit bist, aktiv mitzuwirken.
✨Präsentiere deine sozialen und kommunikativen Fähigkeiten
Da hohe soziale Kompetenzen und kommunikative Fähigkeiten gefordert sind, bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kollegen oder externen Partnern kommuniziert hast. Überlege dir, wie du Konflikte gelöst oder Informationen effektiv vermittelt hast.
