Fachbereich Registratur und Dokumentenmanagement

Im Staatsministerium ist bei Referat 13 – Organisation – zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im

Fachbereich Registratur und Dokumentenmanagement

in Vollzeit zu besetzen.

Informationen zum Staatsministerium finden Sie hier.

Ihre Aufgaben

Der Fachbereich Registratur und Dokumentenmanagement verwaltet das gesamte Schriftgut des Staatsministeriums mittels der E-Akte BW. Sie ermöglicht die vollständig digitale und transparente Vorgangs- und Aktenbearbeitung sowie den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente.

Die Tätigkeit erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende Arbeiten innerhalb dieser Aufgabenfelder:

• Verwaltung von Schriftgut mittels der E-Akte BW.
• Digitale Erfassung von Eingangspost, Zuordnung zu Aktenzeichen auf Basis des Landeseinheitlichen Aktenplans (LAP) und Vorgang sowie Zuweisung an die fachlich zuständige Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung.
• Beratung und Unterstützung der Fachreferate bzgl. der Schriftgutverwaltung und der E-Akte BW, u.a. bzgl. der Zuordnung von Vorgängen nach sachlichen Gesichtspunkten (LAP), Aktenstruktur und Geschäftsgängen.
• Registraturmäßige Begleitung der Vorgänge, u.a. Vollständigkeitskontrolle, Verwaltung der Wiedervorlagetermine, Bearbeitung der Schlussverfügungen (z.d.A.).
• Bearbeitung von Aktenanfragen.
• Unterstützung bei der Aktenaussonderung und Abgabe an das Hauptstaatsarchiv. Insbesondere Beachtung der Aufbewahrungsfristen des Aktenbestandes in der Altregistratur.
• Springerfunktion in anderen Sachregistraturen.

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

• Qualifikation als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Justizfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Information und Dokumentation, Rechtsanwaltsgehilfe/in mit erster Berufserfahrung.
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie Sicherheit im Umgang mit den im Staatsministerium eingesetzten Office-Anwendungen.
• Interesse und Verständnis für politische Themen und Zusammenhänge.
• Strukturiertes und dienstleistungsorientiertes Arbeiten.
• Affinität zur IT.
• Erfahrungen mit Registraturabläufen sind von Vorteil.
• Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Darüber hinaus erwarten wir ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbstständigem und strukturiertem Arbeiten sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Was wir bieten

• Die Tätigkeit im Staatsministerium ermöglicht das Arbeiten nah am tagesaktuellen politischen Geschehen.
• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
• Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten (inklusive Homeoffice bis zu drei Tagen nebst Bereitstellung technischer Ausstattung).
• Ein modern, ergonomisch und mit aktueller Technik ausgestatteter Arbeitsplatz.
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch eine Betriebsmitgliedschaft (zu vergünstigten Konditionen) bei einer Fitness Plattform.
• Verpflegungsmöglichkeiten in der Kantine.

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

Die Gehaltsspanne entnehmen Sie bitte der Gehaltstabelle, die Sie unter folgendem Link finden: Gehaltstabelle.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die überwiegende Zahl der Arbeitsplätze des Staatsministeriums ist barrierefrei zugänglich. Im Bedarfsfall unterstützen wir eine behinderungsgerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes. Bei Fragen können Sie sich unter zudem an die Schwerbehindertenvertretung des Staatsministeriums wenden, die Ihnen gerne Fragen zur Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen beantwortet und Sie nach Ihrer Bewerbung im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.

Es handelt sich um eine Vollzeittätigkeit, die jedoch grundsätzlich teilbar ist. Voraussetzung ist, dass die Bewerbungslage eine Besetzung im Tandem ermöglicht.

Das Staatsministerium ist Träger des Zertifikats „audit berufundfamilie“. Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Dann bewerben Sie sich über unser Bewerberportal.

Sollten Sie sich in Papierform bewerben wollen, so senden Sie die Unterlagen an: Staatsministerium Baden-Württemberg, Personalreferat, Richard-Wagner-Str. 15, 70184 Stuttgart. Aus Verwaltungs- und Kostengründen können wir Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden.

• Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Herge (Tel.: 0711 2153 – 302).
• Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Dölker (Tel.: 0711/2153- 337) gerne zur Verfügung.

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