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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage documents and records for various departments, ensuring organization and accuracy.
- Arbeitgeber: Join the Ministry of Environment, Climate, and Energy Economy in Baden-Württemberg.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible work hours, up to 60% remote work, and opportunities for professional development.
- Warum dieser Job: Make a real impact on environmental protection while working in a supportive team.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in public administration or related fields; strong German language skills required.
- Andere Informationen: Women are encouraged to apply, and the position is open to part-time arrangements.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Beim Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg ist im Referat 11 „Organisation“ in der Abteilung 1 „Zentrale Aufgaben, Europa, Internationale Zusammenarbeit“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle mit einer/einem
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich Dokumentenmanagement und Registratur
Die Tätigkeit ist in der Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) eingestuft.
Ihre Aufgaben
Dokumentenmanagement- und Registraturaufgaben für mehrere Abteilungen des Hauses in einem Team:
- Selbstständiges Anlegen, Führen und Verwalten von elektronischen Akten mithilfe des Programms VIS E-Akte
- Posteingänge und Dokumente dem passenden Aktenzeichen zuordnen und verfügen
- Überwachung und Korrektur der Metadaten
- Überwachung der Aktenstruktur von Abteilungen und Referaten
- Beratung der Abteilungen und Referate zu Aktenstruktur, Benennung und Metadatenpflege sowie Umgang mit der E-Akte
- Überwachung der Aufbewahrungsfristen der Akten innerhalb und außerhalb der E-Akte
- Aussonderung von Akten – physisch und digital
- Vertretung innerhalb des Registraturteams
- Beteiligung an der Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen der Abteilungen hinsichtlich der Aktenstruktur und des Programms E-Akte
- Beteiligung an der Ausbildung von Auszubildenden des Hauses
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. mehrjährige Berufserfahrung in einem verwaltungsnahen Beruf
- Deutsche Sprachkenntnisse C 1
Idealerweise bringen Sie darüber hinaus mit:
- Termingerechte, sorgfältige und genaue Arbeitsweise
- Sinn für Struktur und Ordnung
- Interesse und Bereitschaft zur Zusammenarbeit im Team bei gleichzeitiger Fähigkeit zu eigenständiger Aufgabenerledigung
- Hohe Belastbarkeit und ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft sowie zeitliche Flexibilität
- Sichere Beherrschung und Anwendung der gängigen PC-Programme z.B. Word, Excel und Outlook
- Erfahrung im Umgang mit dem landeseinheitlichen Aktenplan sowie mit dem elektronischen Registraturprogramm VIS E-Akte
- Körperliche Belastbarkeit, keine Einschränkungen beim Besteigen von Leitern oder Tritten und Sie können Kisten mit mehreren Aktenordnern tragen
Was wir Ihnen bieten:
- Sinnhaftigkeit: Einen Arbeitsplatz mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben in einem kompetenten und engagierten Team.
- Gemeinwohlorientierung: Mit Ihrer Tätigkeit helfen Sie mit, unsere natürlichen Lebensgrundlagen zu schützen und arbeiten aktiv mit, eine intakte Umwelt und ein gesundes Klima zu erhalten.
- Sicherheit: Eine langfristige berufliche Perspektive bei einem öffentlichen Arbeitgeber.
- Work Life Balance: Bis zu 60 Prozent Telearbeit möglich. Nutzen Sie die flexiblen Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Bei Bedarf und je nach Kapazität steht Ihnen ein Betriebskrippenplatz zur Verfügung.
- Weiterentwicklung: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer Personalentwicklung.
Im Interesse der beruflichen Gleichstellung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter Bewerben mit Behinderung.
Die Auswahlgespräche finden in Präsenz im Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg statt.
Die Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber zur Durchführung von Bewerbungsprozessen finden Sie hier.
Hinweise und Kontakt
Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne Heike Engelhardt (Telefon 0711 126-2617) . Bei Fragen zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Annalena Thiel (Telefon 0711 126-2642) zur Verfügung.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich Dokumentenmanagement und Registratur Arbeitgeber: Staatsministerium Baden-Württemberg
Kontaktperson:
Staatsministerium Baden-Württemberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich Dokumentenmanagement und Registratur
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen im Dokumentenmanagement und Registratur. Vertraue dich mit dem Programm VIS E-Akte an, da dies ein zentrales Werkzeug in der Position ist.
✨Tip Nummer 2
Zeige deine Teamfähigkeit und deine Bereitschaft zur Zusammenarbeit. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor. Da die Stelle eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise erfordert, solltest du konkrete Situationen nennen, in denen du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich auf Fragen zur Aufbewahrung von Akten und zur Metadatenpflege vor. Zeige dein Wissen über gesetzliche Vorgaben und Best Practices in diesem Bereich, um deine Fachkompetenz zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich Dokumentenmanagement und Registratur
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse im Dokumentenmanagement und deine Erfahrung mit den gängigen PC-Programmen wie Word, Excel und Outlook.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Erfüllung der Aufgaben beitragen können. Zeige dein Interesse an der Arbeit im Team und deine Bereitschaft zur Weiterbildung.
Prüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass deine Kontaktdaten aktuell sind und alle erforderlichen Nachweise beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Staatsministerium Baden-Württemberg vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die Dokumentenmanagement- und Registraturaufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit im Team erfordert, solltest du konkrete Beispiele für erfolgreiche Teamprojekte oder -erfahrungen parat haben. Betone, wie du zur Teamdynamik beigetragen hast und wie wichtig dir die Zusammenarbeit ist.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Position erfordert eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in der Organisation und Verwaltung von Akten zu demonstrieren. Du könntest auch darüber sprechen, wie du mit Fristen umgehst und Prioritäten setzt.
✨Frage nach den Weiterbildungsmöglichkeiten
Da das Ministerium vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bietet, zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung. Stelle Fragen dazu, wie du dich in der Rolle weiterentwickeln kannst und welche Schulungen angeboten werden.
