Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Unternehmen: Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten - ein Ort für Vielfalt und Engagement.
- Vorteile: Gesunde Arbeitsumgebung, Chancengleichheit und Unterstützung für Mitarbeiter.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Schweizer Aussenpolitik und arbeite an wichtigen Themen wie Frieden und Menschenrechte.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Matura, sehr gute Sprachkenntnisse und IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung und dessen Stellvertreterin, inklusive:
- Führung und Koordination der Agenda des Abteilungsleiters sowie Termin- und Dokumentenmanagement
- Selbstständige Bewirtschaftung der E-Mail-Postfächer inkl. Priorisierung und Triage von Anfragen sowie Verwaltung von Abteilungslisten, Posteingang und internen Kommunikationskanälen
- Organisation und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Empfangsservice
- Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inkl. Buchungen und Abrechnungen
- Erstellung und Bearbeitung sowie Qualitätskontrolle von Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch für den Abteilungsleiter und seine Stellvertreterin
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Sitzungen und Besprechungen sowie bei der Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
Sporadische administrative Unterstützung der Stabschefin/des Stabschefs und des Stabs, inklusive:
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und grafischen Aufbereitungen für die Abteilungsleitung
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Matura
- Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute IT-Kenntnisse (insbesondere Microsoft 365, idealerweise GEVER)
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Belastbarkeit
- Serviceorientierte, flexible und engagierte Persönlichkeit
Wir bieten
- Arbeiten für die Schweiz: Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
- Gelebte Vielfalt: Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
- Gesund am Arbeitsplatz: Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte. Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Es verantwortet die Umsetzung der aussenpolitischen Strategie der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik.
Bern - Abteilung Frieden und Menschenrechte - Direktionsassistent/in Arbeitgeber: Staatssekretariat
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch die Möglichkeit, aktiv zur Schweizer Aussenpolitik beizutragen. Mit einem starken Fokus auf Vielfalt und Chancengleichheit fördert das EDA die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Angestellten und unterstützt sie in ihrer physischen und psychischen Gesundheit. Arbeiten Sie in Bern, einer Stadt, die für ihre hohe Lebensqualität bekannt ist, und genießen Sie die Vorteile eines engagierten Teams, das sich für das Wohl der Bevölkerung einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Bern - Abteilung Frieden und Menschenrechte - Direktionsassistent/in erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Staatssekretariat
Wenn du auf der Website von Staatssekretariat stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Bern - Abteilung Frieden und Menschenrechte - Direktionsassistent/in mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Staatssekretariat erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Staatssekretariat vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
