Office Manager (m/f/d)

STABL wächst und professionalisiert seine internen Strukturen. Wir suchen einen zuverlässigen, praktischen und serviceorientierten Office Manager, um das wachsende Team von STABL Energy mit ~80 talentierten Fachleuten zu unterstützen und sicherzustellen, dass die physische Büroumgebung im Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert.

In dieser Rolle halten Sie das Büro stabil und funktional: Besprechungsräume, Vorräte, Besucher, Lieferungen, Arbeitsplatzordnung, Facility-Koordination und direkte Unterstützung für Mitarbeiter. Sie sind im Büro präsent, ansprechbar als erster Ansprechpartner für praktische Bürofragen und helfen, eine produktive, einladende und gut organisierte Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeiter und Gäste zu schaffen.

Ihre Mission

• Bürooperationen & Einrichtungen: Sicherstellen, dass die täglichen Büroabläufe reibungslos funktionieren, gemeinsame Bereiche nutzbar und organisiert bleiben und die Themen der Einrichtung mit dem Vermieter, der Gebäudeverwaltung, dem Reinigungsdienst und externen Dienstleistern koordiniert werden.
• Besprechungsräume & Gemeinsame Räume: Besprechungsräume vorbereiten, nach der Nutzung nachverfolgen, die Raumverfügbarkeit koordinieren und praktische Verbesserungen rund um Besprechungsräume, Küche/WCs und gemeinsame Arbeitsbereiche unterstützen.
• Vorräte, Möbel & Lieferungen: Bürobedarf, Möbel, Verbrauchsmaterialien, Pakete, Post, Lieferungen und einfache Bestellungen koordinieren, einschließlich grundlegender Rechnungs- oder Belegprüfungen, wo nötig.
• Besucher & Arbeitsplatzverhalten: Das Besucherprotokoll unterstützen und die tägliche Umsetzung der Richtlinien für die Nutzung des Büros und des gemeinsamen Arbeitsplatzverhaltens sicherstellen, damit die Büroregeln sichtbar, klar und leicht zu befolgen sind.
• Bürotickets & Mitarbeitersupport: Als erster Ansprechpartner für praktische Bürotätigkeiten fungieren, bürobezogene Anfragen sauber erfassen, kleine Probleme schnell lösen oder bevor sie auftreten, wiederkehrende Bürofragen beantworten und komplexere Themen an die relevante Enablement-Rolle weiterleiten.
• Veranstaltungen, Reisen & Firmenwagen: Operative Unterstützung für interne Veranstaltungen, Firmenwagen und reisebezogene Anfragen bereitstellen.
• Dokumentation & Koordination: Einfache, strukturierte Dokumentation für Büroprozesse, Anfragen, Vorräte und Koordination von Dienstleistern pflegen.

Ihr Profil

• Solide Erfahrung im Büromanagement, in der Facility-Koordination, Teamassistenz, Arbeitsplatzkoordination oder einer ähnlichen praktischen operativen Rolle.
• Sehr starke organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Aufmerksamkeit für Details.
• Serviceorientierte Denkweise und sichtbare Präsenz im Büro.
• Freundliche, direkte und professionelle Kommunikation mit Mitarbeitern, Besuchern und externen Partnern.
• Grundlegendes Verständnis von Bestellungen, Lieferanten, Lieferungen und einfachen Rechnungs- oder Belegprüfungen.
• Fähigkeit, einfache Prozesse und Anfragen strukturiert zu dokumentieren.
• Praktische, hands-on Herangehensweise; diese Rolle erfordert keine strategische Transformation oder ein Profil im Senior-Projektmanagement.
• Fließend in Englisch und Deutsch, schriftlich und mündlich.
• Sichere Nutzung von Outlook, Teams, SharePoint und Forms.
• Fähigkeit, einfache Ticketsysteme, Listen oder Routing-Workflows diszipliniert zu pflegen.

Warum STABL Energy?

STABL Energy ist eines der innovativsten Start-ups im Bereich der Energiewende, Gewinner des ees Awards 2022, Gewinner des pv magazine Awards 2025 und als globales Top100 Energy Start-up ausgezeichnet. Wir werden von renommierten und erfahrenen Tech-VCs aus Deutschland, Dänemark und der Schweiz finanziert.

Was Sie an der Arbeit mit uns lieben werden:

• Agile, offene und innovationsgetriebene Kultur mit flachen Hierarchien, schnellen Entscheidungsprozessen und echtem Eigentum.
• Betriebliche Altersvorsorge zur Unterstützung Ihrer Zukunftsplanung.
• Flexible Arbeitszeiten, ein hybrides Arbeitsmodell und die Möglichkeit, remote aus dem Ausland zu arbeiten.
• Digitale Essensgutscheine mit Circula Lunch - genießen Sie köstliche Mittagessen auf unsere Kosten!
• Monatlicher Sachbezug, den Sie in Ihren Lieblingsgeschäften ausgeben können.
• Corporate Benefits Portal mit exklusiven Mitarbeiterrabatten.
• Regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten und Teamevents.
• Mitgliedschaft im EGYM Wellpass, um ohne Einschränkungen in zahlreichen Fitnessstudios in ganz Deutschland zu trainieren.

Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, um gemeinsam das Energiesystem der Zukunft aufzubauen! Selbst wenn Sie nicht 100% der Anforderungen erfüllen, ermutigen wir Sie, sich trotzdem zu bewerben. Unser Motto lautet 'Einstellen nach Einstellung, Ausbilden nach Fähigkeiten', daher schätzen wir Potenzial und lebenslanges Lernen ebenso wie Erfahrung.